Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

• Нюанс 1. При построении процесса бизнес-планирования и бюджетирования необходимо предусмотреть саму возможность размещения контроля ввода, а также условия для функционирования данного контроля. Для эффективного функционирования контроля ввода требуются следующие условия:

• достаточная детализация процесса бизнес-планирования и бюджетирования – если какой-то показатель получается в результате расчета, можно увидеть, как и на основании чего он рассчитывался;

• системность и структурированность процесса бизнес-планирования и бюджетирования – процесс осуществляется по заранее установленной схеме, все движения внутри процесса четко отслеживаются;

• преемственность и сохранность данных управленческого учета – данные и результаты прошлых периодов можно сопоставить с данными и результатами текущего периода;

• наличие процесса управления изменениями процесса бизнес-планирования и бюджетирования – история вносимых в процесс изменений четко прослеживается, суть изменений документируется.

• Нюанс 2. В целом процесс бизнес-планирования и бюджетирования можно представить в виде многоуровневой и пирамидальной модели. На рис. 15 приведен пример такой модели, состоящей всего из четырех уровней. В реальности уровней может набраться пара десятков. Необходимо определить, на каком уровне наиболее целесообразно разместить контроль ввода. Если он будет находиться на нижних уровнях процесса, это может привести к увеличению времени и расходов на выполнение процесса (увеличение объема контролируемых операций). Если контроль разместить на верхних уровнях, то могут возникнуть серьезные проблемы с достижением его основных целей – достоверности, обоснованности и правильности (под контроль попадают уже сводные данные, происхождение которых непрозрачно). Поэтому в этой ситуации придется поломать голову в поисках оптимального компромисса.

^{Рис. 15. Схема модели процесса «Бизнес-планирование и бюджетирование»}

• Нюанс 3. Структура и содержание контроля могут широко варьировать в зависимости от того, какой эффект требуется получить и сколько имеется и требуется ресурсов для его достижения. Возьмем компанию, управляющую предприятием с несколькими конвейерными производственными линиями и производящую несколько видов одно-, двух– или трехкомпонентной продукции. Такие предприятия встречаются на практике. Допустим, что основным покупателем этой продукции является головное предприятие. Процесс бизнес-планирования и бюджетирования в такой компании предельно прост. Таким же является и контроль ввода – план производства по сути спускается сверху, объем и номенклатура закупок и прочие затраты рассчитываются элементарно (материалы по нормативам или техпроцессу, накладные – по аналогии с предыдущим периодом плюс-минус отклонения). Любой сотрудник дирекции по экономике может легко проверить данные, представляемые дирекцией по производству, сопоставив либо с расчетами прошлых периодов, либо с данными производственной управленческой отчетности. Однако существуют компании, отягощенные различными видами более сложной деятельности и различными бизнес-процессами. В них нередко данные неоднократно перекачиваются из одной системы в другую (например, из системы производственного учета в табличку Excel, из таблички – в систему производственного планирования, из системы производственного планирования – в систему бюджетирования). В этом случае контроль ввода необходимо осуществлять при каждом перемещении данных, при этом не всегда легко достичь цели контроля.

Нюанс 4. Контроль ввода является составным, т. е. общий эффект достигается применением ряда контрольных процедур. В состав контроля ввода входят следующие контрольные процедуры:

• аналитический контроль – суть заключается в сопоставлении показателей друг с другом, с соотношениями других показателей и с другими показателями с целью определения соответствия требованиям текущей операции, текущего процесса и/или установленным параметрам. Например, если конечный продукт производства состоит из двух компонентов и соотношение это устойчиво, то аналитический контроль не даст возможности ввести значения, нарушающие такое соотношение;

• ограничение параметров ввода – данный контроль препятствует вводу данных, параметры которых не соответствуют установленным требованиям. Например, если в расчете могут использоваться только целые и/или положительные значения, то дробные и/или отрицательные значения невозможно ввести в систему;

• запрет ввода – данный контроль препятствует вводу данных в тех случаях, где он неприемлем. Например, если методологией предусмотрено, что показатель получается в результате расчета, то невозможно ввести этот показатель вручную без расчета.

Аудитор должен провести анализ текущего состояния вышеупомянутых четырех нюансов. Это даст информацию для оценки состояния контроля ввода.