Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

• При составлении описания процесса с целью оценки системы внутреннего контроля контрольные процедуры лучше указывать как на схеме, так и в описании, при этом необходимо использовать дифференциацию. Для схем лучше подходит цветовая дифференциация. Например, адекватный или эффективный контроль обозначается белым кружком в углу этапа процесса, неадекватный или неэффективный контроль – черным. Необходимо раскрывать механизм контроля как минимум в текстовом описании, например, ограничиваться формулировкой «контроль правильности» или «проверка правильности» недопустимо. Это связано в первую очередь с необходимостью обеспечить контроль качества описания процесса и последующей работы, которая будет базироваться на описании. Например, если рассмотреть процесс формирования заявки в процессе «Закупки», то начинающий аудитор может назвать контролем правильности подпись заявки у вышестоящего функционального руководителя. Однако, по сути, данное действие не всегда автоматически означает проведение контроля правильности составления заявки или указанной в заявке номенклатуры.

• Как уже говорилось, при составлении схем необходимо придерживаться хронологической последовательности этапов процесса. Однако есть еще такой параметр, как периодичность и временные рамки этапа процесса. Многие процессы состоят из подпроцессов или этапов, имеющих различную периодичность и различные временные рамки. Например, при описании процесса «Бюджетирование» есть процесс формирования и пересмотра годового бюджета, а может быть процесс формирования и пересмотра ежеквартального или ежемесячного бюджета. Наверное, можно гордиться тем, что все эти процессы уместились на одной схеме и в одном текстовом описании, однако лучше этого не делать. Возьмите за правило описывать процессы с разными временными параметрами на разных схемах.

• В большинстве случаев нет смысла детализировать участников процесса дальше, чем структурные подразделения, особенно на схемах. Например, если по процессу контрактодержатель (куратор договора) передает согласно схеме расчетные документы в бухгалтерию (счет, счет-фактуру, акт выполненных работ), то нет смысла отражать на схеме бухгалтера по расчетам с поставщиками в качестве отдельного владельца процесса. Достаточно просто указать в качестве владельца процесса бухгалтерию целиком, а в текстовом описании уточнить.

• Как уже говорилось, необходимо следить за тем, чтобы схема не была перегруженной излишними деталями. Существует хороший контрольный механизм для этого. При формировании схемы процесса необходимо постоянно оценивать ее оптимальность для выполнения поставленной задачи. Если вы можете убрать со схемы какой-либо из элементов и при этом схема полностью сохранит полезность для выполнения стоящей перед вами задачи, то данный элемент не нужен. В сочетании со стремлением описать процесс в достаточной степени (с точки зрения поставленной задачи) только с помощью схемы, данный метод обеспечивает оптимизацию числа элементов на схеме. Дальше уже дело вкуса.

• Иногда аудиторы, особенно начинающие, забывают, что описание основывается на соответствующем процессе, а не на функционале ключевого подразделения – владельца процесса. Поэтому в описание включается много излишней информации. Этот недостаток устраняется только одним способом – более частыми проверками статуса и содержания проведенной работы.

• Совсем точечная рекомендация – если вы для увязки элементов схемы используете стрелки, старайтесь избегать их совпадения, т. е. объединения стрелок в одну линию. Восприятие и чтение такой схемы усложняется. В то же время не забывайте об этом приеме, если вдруг понадобится усложнить схему.

• И последняя точечная рекомендация, касающаяся сокращений и аббревиатур. Если вы составляете описание процесса, состоящее из графической и текстовой части, то по возможности перенесите все сокращения и аббревиатуры в текстовую часть. Хорошей практикой является формирование в начале описания перечня использованных сокращений. Если позволяет место, то можно часть перечня сокращений вынести на схему, но только в части тех сокращений, которые используются непосредственно на схеме.

Сквозное тестирование (walk-through testing)

В буквальном переводе с английского термин walk-through testing означает «тестирование путем прохождения сквозь». Суть такого тестирования заключается в том, что аудитор пытается найти достаточно подтверждений тому, что структура и содержание описанной системы соответствует ее структуре и содержанию на практике.