Нецензурные заметки Евгения Сивкова о российском консалтинге

Получение/оказание услуг в таких сферах, как аудит и консультации – это всегда общение между заказчиком и исполнителем. Для того чтобы такое общение стало результативным, нужен чётко работающий механизм.

«Главное для меня – конечная цель. Просто так общаться с человеком – пустая трата времени. Я поговорила в налоговой и сэкономила расходы. Перекинулась парой слов с продавцом и получила скидку. Поболтала по телефону с клиентом, и мне дали заказ на аудит. Общение должно быть полезным»

Альфа-самка, персонаж романа «Аудитор»

Шесть гарантий успеха

Вы заключили договор на оказание таких услуг, как аудит и/или консультации в налоговой сфере. Для того, чтобы сотрудничество стало максимально эффективным, необходимо разработать механизм взаимодействия. И механизм этот должен включать в себя шесть элементов. Только тогда вы гарантированно добьётесь успеха.

Первый элемент. Необходимо чётко представлять себе структуру аудиторской компании, состав и функционал персонала. Кто на каком месте сидит, кто и за что отвечает, кто и кому подчиняется, за кем право принятия решений. Причём надо представлять себе сферу ответственности сотрудников компании-партнёра применительно к вашему проекту.

Второй элемент. Необходимо составить ясную схему информационных потоков. Для этого нужно чётко определить круг контактных лиц с обеих сторон. Практика работы компании ФБКА говорит, что контактные группы с обеих сторон не должны быть чрезмерно большими. Не больше двух-трёх человек с каждой стороны, у заказчика и у аудиторской фирмы.

Три следующих элемента расположены в сфере личных контактов.

Личные контакты работают на все сто

В вашу компанию пришла команда, в которую входят консультанты и аудиторы. Представьте их вашим сотрудникам.

Если проект носит масштабный характер, и в его реализации задействовано много сотрудников из различных структурных подразделений, такое знакомство нужно проводить на официальном уровне.

Издайте приказ, в котором до сведения ваших сотрудников доводится, что в соответствии с договором у вас будут работать специалисты аудиторско-консультационной фирмы.

В приказе следует зафиксировать перечень лиц, ответственных за работу с аудиторами и консультантами, а также сотрудники, обеспечивающие оперативное взаимодействие с «гостями».

Для того чтобы сэкономить время, отведённое на реализацию проекта, и сделать сотрудничество более эффективным, можно использовать известный в мировой практике и применяемый компанией ФБКА принцип: дополнительный вопрос – дополнительный ответ– дополнительная оплата. Поверьте, очень содействует!

Что касается конкретного механизма общения, настроенного на специфику вашего бизнеса – это дело аудиторской компании. Именно они, исходя из собственного опыта, должны предложить такую схему своему заказчику.

Регулярно – значит полезно

Четвёртый элемент – регулярность. Ответственные сотрудники с обеих сторон должны проводить регулярные встречи. Если фирма-исполнитель и фирма-заказчик примерно одного масштаба, то можно практиковать встречи между их руководителями.

В противном случае встречи должны проводиться между группами, в которые входят кураторы и менеджеры, отвечающие за тот или иной блок вопросов.

Но в любом случае, уже на первом этапе работы составьте график таких встреч и строго его соблюдайте. Меньше неожиданностей – меньше проблем.

Два следующих элемента успеха находятся в организационной сфере.

Задокументировано – как зацементировано

Письменные доказательства, особенно в строгой документарной форме, требуются не только в суде.

Наличие таких источников способно снять самые сложные вопросы при общении заказчика и исполнителя в таких областях, как аудит и консультационные услуги.

Пакет документов должен включать в себя копии контракта, технического задания, платёжный поручений и коммерческого предложения. Кроме того, в пакет следует включить отчёты ответственных лиц (аудиторов и консультантов), а также всю деловую переписку с ними.

При реализации проекта следует назначить сотрудника, отвечающего за документирование проекта. Он должен собирать и отвечать за хранение не только все вышеуказанных документов, но и заниматься документированием всех ключевых совещаний и переговоров.