Оптовая и розничная торговля: бухгалтерский учет и налогообложение

Торговые организации, осуществляющие расчеты с помощью контрольно-кассовых аппаратов, обязаны выдавать покупателям чеки, подтверждающие прием от них наличных денежных средств. Выдаваемые организациями счета, квитанции и другие документы не являются заменителями чеков.

Чек действителен только в день выдачи его покупателю. Он должен погашаться одновременно с выдачей товара (или квитанции на выполненные работы) с помощью штампов или надрыва в установленных местах. На кассовых чеках должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

1) название организации;

2) фиксационный номер организации;

3) номер контрольно-кассовой машины;

4) порядковый номер чека;

5) дата и время покупки;

6) стоимость покупки;

7) признак фискального режима.

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин», утвержденные Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 г. № 104. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности, как и с кассиром главной кассы.

На каждую кассовую машину администрация открывает Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора, главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Журнал кассира-операциониста не заменяет кассового отчета. При установке кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта кассиром составляется Справка-отчет кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену) — форма № КМ-6. Отчет служит основанием для составления сводного отчета («Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»).

Согласно «Типовым правилам эксплуатации контрольно-кассовых машин» допускается ведение общей книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс, начиная с № 1, 2, 3 и так далее, с указанием в числителе заводского номера кассовой машины. Показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т. п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора (заведующего), его заместителя или главного (старшего) бухгалтера организации.

Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в книгу кассира-операциониста, причем данные на начало и окончание рабочего дня заверяются подписями представителя администрации и кассира-операциониста. Разница между показателями счетчиков на начало и конец дня, которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, является дневной выручкой. Ее оприходование подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Сумма выручки должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. При наличии расхождений фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте.

При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации вместе с кассиром должны выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира-операциониста. По результатам проверки администрация организации в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств — оприходовать их с отнесением на результаты хозяйственной деятельности. В торговой организации возможно уменьшение выручки операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользованным покупателями чекам.

Кассир-операционист может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя организации и только по чеку, выданному в данной кассе. Суммы их вместе с напечатанными в течение дня нулевыми чеками отражаются в книге кассира-операциониста. Нулевые чеки пробивают для проверки четкости печати реквизитов на чековой и консольной лентах и для правильности установки детектора и нумератора контрольно-кассовой машины. На итоговую сумму акта о возврате покупателям средств по неиспользованным чекам уменьшается сумма выручки.

Учет поступления денежных средств в торговых организациях ведется в приходной ведомости. Приходные ведомости закрываются ежедневно кассиром путем подсчета суммы поступивших денежных средств. Эта ведомость должна быть подписана кассиром, бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму поступивших денежных средств выписывается приходный кассовый ордер, который прилагается к отчету и сдается в бухгалтерию. Кроме денежных средств, полученных за материальные ценности, в торговых организациях может быть поступление денежных средств и от комиссионеров. Это происходит в том случае, когда при возврате комитенту сданных ранее на комиссию товаров кассир получает от него средства за хранение этих товаров. Все денежные средства, поступившие в кассу организации, учитываются одинаково.

При ремонте счетчика непосредственно в организациях составляется акт с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.

При сдаче денежной выручки в обслуживающее торговую организацию учреждение банка составляют препроводительную ведомость в двух экземплярах.

Первый экземпляр препроводительной ведомости кассир в установленном порядке вкладывает в сумку с деньгами, после чего пломбирует ее. Данную сумку, соответствующе пронумерованную, кассир передает инкассатору вместе со вторым экземпляром ведомости, называемым накладной. Кассир, записав в соответствующем журнале регистрации номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который также фиксирует дату и время приема средств.

Полученную от инкассатора денежную сумку в банке вскрывают и сверяют вложенную в нее денежную сумму с той, что зафиксирована в препроводительной ведомости. При обнаружении несоответствия платежных денежных знаков работниками банка в одностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет торговой организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию организации.

В последнее время на практике часто используется такой порядок сдачи торговой выручки, при котором наличные средства сдает непосредственно представитель организации. Такая операция оформляется с составлением кассового ордера, подтверждающего выбытие расходного.