Основы деловой риторики, или Король говорит

Еще один небольшой пример: положим, у вас намечается конфиденциальная встреча с важной персоной на вашей рабочей территории; постарайтесь всеми силами эту конфиденциальность и поддержать, избегая посторонних вторжений, звонков и иных отвлекающих моментов; не забудьте приготовить необходимые документы, чтобы потом не искать их в судорогах; позаботьтесь о воде, кофе или чае – подобные атмосферные моменты можно смело отнести к технической части, хотя и душевный комфорт они тоже обеспечивают.

Сложнее обстоит дело с морально-психологическими условиями контакта хотя бы потому, что число компонентов влияния здесь куда больше, да и все они требуют не только коммуникативных навыков, но и знаний в области психологии управления. Остановимся на ключевых ошибках при организации рабочей атмосферы.

– Чуждая коммуникативная среда – ею будет любая территория, которая не принадлежит вам или вашему собеседнику (зал для выступлений, если вы там ни разу не практиковали; кабинет руководителя или статусной персоны; личный кабинет вашего оппонента и т. п.); в такой обстановке, даже если речь идет о позитивных вещах, вы вряд ли будете чувствовать себя хозяином положения (по крайней мере поначалу), требуется адаптация к территории, а значит, какое-то время ваше внимание будет сконцентрировано на обстановке и привыкании к ней. Вспомните ваши последние ощущения от публичных выступлений: если они проходили в привычном месте, вы сразу приступали к делу; если же территория была новой, вам явно пришлось приспосабливаться, осматриваться и приноравливаться (это закономерно). А теперь вспомните какой-либо визит к вышестоящему начальству или к человеку статусному, да еще и строгому. Опять адаптация и время на привыкание. Такие же ощущения испытывают ваши подчиненные, когда вы приглашаете их к себе в кабинет, пусть и из добрых соображений. Западные специалисты отметили рост производительности труда в тех компаниях и отделах, где руководители стали давать поручения подчиненным на их рабочих местах, а не у себя в кабинетах! Попробуйте и вы, разница почувствуется сразу.

– Чрезмерная ритуализированность общения – это в первую очередь перегруз процесса коммуникации нефункциональными ритуалами, усложненными нормами и правилами, которые ничего не решают, а лишь отвлекают внимание собеседника и в ряде случаев весьма раздражают. На одном из корпоративных тренингов на такую вот ритуализированность мне пожаловался персонал: руководитель, желая ежеминутно подчеркивать свой статус и привлекать внимание к своей персоне, вменил в обязанность подчиненным вставать, как только он входит в какой-либо кабинет. При этом сотрудники могли быть заняты клиентом, телефонным разговором, важными бумагами – не суть; сколько бы раз ни зашел руководитель, изволь встать по стойке смирно! Как вы думаете, насколько разумна эта норма? Насколько она функционально обусловлена и полезна? Какую задачу решает этот ритуал? Скорее, эта норма вредоносна и отчасти абсурдна, ведь в условиях экономии времени и растущей динамики жизни служебный этикет должен быть максимально демократичным (не путать со вседозволенностью!) и разумным. Иначе мы утонем в придворных ритуалах и бесконечных «пардонах».

– Нарушение паритетности сторон – довольно частая ошибка, продиктованная в первую очередь неумением менять роли (помните, мы говорили о ролях в первом разделе?). И хуже всего смена ролей дается именно руководителям: пригласив своих подчиненных на встречу, совещание, переговоры, они по-прежнему продолжают лидировать и «командовать парадом», даже если вопрос – за пределами их ответственности или компетентности. Такая модель поведения переносится и во внешнюю среду, где люди равных статусов продолжают выяснять, кто из них равнее. Чаще всего в таких случаях идет давление авторитетом, возрастом, заслугами, материальными возможностями, опытом. А тем временем выигрывает тот, кто умеет слушать и поддерживать равенство хотя бы на время совместной коммуникации и решения вопроса. Для соблюдения паритета нужно совсем немного: поставить интересы дела выше амбиций! Попробуйте доверять вашему собеседнику, невзирая на разницу положений, и ценить любую его попытку найти оптимальное решение рабочих вопросов.