Основы техники юридического письма

Изданный приказ подлежит предъявлению новому работнику для ознакомления и подписи в течение 3 дней со дня заключения трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 ТК РФ). С приказом также должны быть ознакомлены сотрудники структурных подразделений организации.

На основании изданного приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).

46. Оформление перевода работника

Перевод работника на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Существуют простые и сложные приказы. Простым называется приказ, который касается одного лица. В таком документе заголовок приказа формулируется в зависимости от решаемого вопроса.

Сложным является приказ, содержащий в себе более одного распорядительного пункта. Заголовок в сложном приказе дается в общем виде. Решаемые вопросы располагаются последовательно. В начале документа указывается назначение на должность, потом ― перевод на другие должности, в конце ― освобождение от занимаемых должностей.

Перечисленные в одном пункте фамилии располагаются в алфавитном порядке.

Приказы могут содержать и не содержать констатирующую часть.

Приказ по переводу работника должен по каждому пункту содержать основание, в котором должны указываться документы, послужившие основанием для его издания.

В приказе по личному составу в обязательном порядке должна присутствовать запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».

Приказы по личному составу должны быть подписаны:

1) лицом, ответственным за кадры;

2) руководителями соответствующих структурных подразделений;

3) юристом.

К приказам по личному составу применяется соответствующая индексация.

Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс «л/с» (личный состав), «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация. Например, для приказов о приеме, переводе, увольнении ― «л/с», для приказов о поощрении ― «п», для приказов по командировкам – «к» (письмо Министерство социальной защиты населения Российской Федерации от 9 июня 1995 г. № 2117/1-34 «Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов»).

Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

47. Документация, используемая при увольнении работника

Увольнение работника ― один из наиболее ответственных этапов работы лица, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии. Это обусловлено несколькими причинами. Во-первых, в случае неверного оформления каких-либо документов и необходимости их переоформления впоследствии возможность подписи их у уволенного лица практически невозможно. Во-вторых, увольнение наиболее часто является объектом спора между работником и работодателем, и, как следствие, возможно обращение работника за защитой своих интересов в суд. Как правило, большинство трудовых споров связано именно с увольнением и вопросами, с ним связанными. В связи с этим необходимо осуществлять процедуру увольнения работника в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом всех изменений, действующих на момент увольнения.

Статья 84.1 ТК РФ подробно регламентирует общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Формы приказов о прекращении (расторжении) трудового договора № Т-8 (в случае увольнения одного работника) и № Т-8а (в случае одновременного увольнения двух и более работников) утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В названном выше нормативном акте содержатся указания по заполнению названных приказов. Указанные документы применяются для оформления и учета увольнения работника. Приказ о прекращении трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работнику под роспись в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (это могут быть заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).