Основы техники юридического письма

Значимость кадровой документации определяется тем, что в ней фиксируются сведения, необходимые для реализации прав граждан на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнении, перемещении, поощрении работников, представляют собой документы по личному составу. К ним относятся приказы, заявления, трудовые книжки, характеристики, личные карточки и иные документы. Все документы по личному составу группируются в личные дела, которые хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летненего возраста.

45. Оформление приема на работу

Работодатель имеет право требовать только те документы, которые указаны в ТК РФ или в иных законодательных актах. Запрещается требовать предъявления документов, не предусмотренных трудовым законодательством.

Согласно ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу предъявляет следующие документы :

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета ― для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний ― при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (ст. 65 ТК РФ).

Если работник впервые устраивается на работу, то оформление трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования входит в обязанности работодателя.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; на работах, связанных с движением транспорта, работники общественного питания и торговли, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других организаций проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры (ст. 213 ТК РФ), что должно подтверждаться соответствующими документами (медицинской книжкой, справкой о состоянии здоровья).

Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 16 мая 2005 г. № 338 «О внесении изменений в приложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 16 августа 2004 г. № 83 “Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядка проведения этих осмотров (обследований)”» Перечень работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), дополнен 15 позициями, в них включены в том числе работы по непосредственному управлению транспортными средствами; работы на базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, а также работы, где имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта. Периодические медицинские осмотры должны проводиться не реже 1 раза в 2 года. Лица, не достигшие возраста 21 года, проходят периодические медицинские осмотры ежегодно (ст. 213 ТК РФ).

В некоторых случаях, которые прямо предусмотрены законодательством, при поступлении на работу необходимо представление дополнительных документов.

Кроме того, при приеме на работе работодатель вправе потребовать:

1) копию свидетельства о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) ― для подачи сведений о доходах работника в налоговый орган;

2) копию свидетельства о рождении детей ― для предоставления стандартных вычетов по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ);

3) справку о доходах с последнего места работы ― для предоставления стандартных вычетов по НДФЛ;

4) индивидуальную программу реабилитации для инвалидов ― для создания соответствующих условий труда.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (порядок заключения трудового договора описан ниже). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.(ст. 68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу является первичным документом по учету кадров и представляет собой унифицированный документ, форма которого (№ Т-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.