Основы управления проектами

Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е.

Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе.

Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика.

График контроля расписания - еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций.

На рис. 6.2 представлен график контроля проекта.

Рис. 6.2. Схема контроля графика проекта

График используется для того, чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути.

Хотя из рис. 6.2 видно, что проект начал отставать от графика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику. Если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график.

Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, отклоняющиеся в одном направлении, показывают, что существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ Отчеты о ходе выполнения проектов в Microsoft

В Microsoft каждому программному продукту соответствует отчет о ходе выполнения проекта.

Каждый месяц проектные команды направляют эти отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям верхнего звена, а также управляющим сложных проектов.

Отчеты о статусе краткие и имеют стандартный формат.

Отчеты о ходе выполнения проекта - важный механизм для обмена информацией между руководителями компании и управляющими проектами. Как говорит Гейтс: "Я получаю все отчеты о ходе выполнения проекта.

Отчеты о ходе выполнения проекта включают график, в том числе и сроки выполнения отдельных этапов проекта, любые изменения в спецификации, любые комментарии типа "мы не можем найти и нанять нужный персонал"

Отчет идет к тем менеджерам, которые управляют всеми другими группами, от которых они зависят.

Интегрированная система стоимость/график

Формат для системы стоимость/график был разработан Министерством обороны США в 1960 г,

Необходимость системы приведенной стоимости (ev)

Система основана на понятии приведенной стоимости, принятом в бухучете.

Системы только лишь сравнивающие факт со сметой не в состоянии измерить, что действительно удалось сделать на затраченные средства.

Такие системы не принимают во внимание параметр времени в управлении.

Пример

Фирма, занимающаяся высокими технологиями, внедряет проект НИОКР.

В первоначальный план включено завершение проекта за 10 месяцев со стоимостью примерно в $200 000 в месяц при общей стоимости в $2 млн.

Через пять месяцев после начала работ топ-менеджмент решает оценить статус проекта. В наличии следующая информация:

фактические затраты в первые пять месяцев составляют $1,3 млн; запланированные сметные затраты на пять месяцев составляют $1 млн.

Менеджмент может прийти к выводу, что затраты превысили плановые показатели на $300 000.Это может быть, а может и не быть правильным выводом.

Возможно, ход работ опережает график, и $300 000 - это зарплата за труд с опережением графика. А возможно, есть и превышение затрат, и отставание от графика. То есть, данные не раскрывают ситуацию полностью.

Используя тот же пример с другими исходными данными, мы опять увидим, что данные не могут дать нам адекватного вывода о состоянии проекта за 5 месяцев:

фактические затраты за первые пять месяцев составили $800 000;запланированные затраты за первые пять месяцев - $1 млн.

Эти данные могут привести к выводу, что проект обходится дешевле планируемого на $200 000.

Так ли это? Если проект отстает от графика, то $200 000 могут обозначать запланированные работы, к которым еще не приступили. Может быть, что проект и отстает от графика, и затраты превышены.