Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую

• Соберите все логотипы и промоматериалы партнера для размещения у себя (сайт, соцсети, полиграфия, рассылки). Мы жестко ограничиваем сроки приема логотипов на блокнот, к примеру, на обратной стороне размещаем партнерские лого, а внутри блокнота печатаем страницы с партнерской рекламой или специальными предложениями для участников. Но блокноты мы не любим сдавать в последний момент, поэтому срок приема лого и материалов в блокнот ограничен 14 днями до даты начала события. В то же время с прессволлом мы помягче: лого на него перестаем принимать за четыре дня до события (хотя в нашей практике были и форс-мажорные перепечатки прессволла для фотозоны в ночь перед событием).

• Предоставьте партнеру все логотипы и промоматериалы (для его сайта/анонсов/рассылок).

• Напоминаю еще раз: вы всегда на связи. На том канале связи, который удобен партнеру (вам, как специалисту по работе с партнерами, по умолчанию должны быть удобны и актуальны все каналы связи): мессенджеры, соцсети, почта, телефон. От первого знакомства и до окончания постпродакшена.

Что нужно сделать за неделю до события (помимо сделанного в течение последнего месяца)?

• Убедиться, что оплата получена и все документы в порядке и переданы партнеру (или подготовлены для передачи во время события).

• Выслать памятку, в которой будут: схема и время заезда (если в соответствии с требованиями площадки нужны данные машин и людей (персонала, грузчиков, монтажников), то запрашиваете и получаете их у партнера); тайминг монтажа, демонтажа и непосредственно события; подробное расписание всех дней; план площадки с отмеченным местом партнера (с метражом), зонами отдыха и обеда, гримерками, туалетными комнатами, штабом, где можно оставить вещи, гардеробами; все нужные партнеру контакты (телефоны технических служб, организаторов, куратора волонтеров, специалиста по работе с партнерами).

• Получить контакты всех нужных для застройки и последующего демонтажа подрядчиков.

• Согласовать со всеми время и день заезда, списки ввозимого оборудования, материалов, продукции и тех людей, которые будут представлять партнера на площадке – на монтаже и на самом событии. Чем серьезнее, масштабнее и официальнее событие, тем раньше нужно будет подавать все списки.

• Выслать список важных/потенциально интересных партнеру компаний/персон, с кем ему может быть полезно познакомиться (если со стороны этих компаний/персон получено согласие на такие рассылки).

• Запросить список персонала партнера и контакты ответственных лиц на период застройки, на период события и на период демонтажа.

• Запросить список гостей с его стороны (если их приглашение входит в рамки купленного пакета). Обычно, начиная с партнерского пакета в эквиваленте 50–70 тыс. руб., в него входит возможность для партнера пригласить 1–2 гостей (в случаях, если событие коммерческое и билеты платные).

• Если событие не однодневное, то обсудить и согласовать хранение ценных вещей и предметов в партнерской зоне в ночной период (если площадка не закрывается и не сдается под охрану). Иначе возмещение ущерба за украденное имущество может лечь на вас.

• Проверить, все ли опции соблюдены или поставлены в план публикаций, размещений и печати (посты в соцсетях, лого на «раздатке»/прессволле/сайте/бейджах, рассылка, любые другие согласованные опции – еще раз внимательно просмотрите договоры со всеми партнерами на предмет неучтенных опций).

• Запросить материалы для размещения на площадке и в онлайн-трансляции (видеоролик, который будет крутиться в перерывах, рекламные слайды, тексты для модераторов в залах, тексты для розыгрышей).

• Разослать ТЗ фотографам и видеооператорам, снимающим отчетные ролики, где подробно прописать свои и партнера пожелания по фотоотчету и вотермарку партнера, если это оговорено и согласовано в договоре.

Что нужно сделать за 1–2 дня до события (помимо сделанного в течение последнего месяца или дольше)?

• Просмотреть все договоры на предмет соблюдения договоренностей: все ли завезено, прислано, сформировано, построено, заказано и спланировано.

• Особенно внимательно еще раз отследить договоренности с бартерными партнерами. Например, вам будет крайне неприятно накануне узнать, что бартерный партнер по кейтерингу променял вас на другого заказчика. У нас такого не случалось, но у близких коллег было.

• Обзвонить всех партнеров. Именно обзвоните, не пишите: напомните еще раз дату и время заезда, адрес и условия разгрузки, если партнер что-то еще не дал или не прислал – настаивайте на получении. В разговоре попросите еще раз внимательно изучить памятку, в которой вы должны были в душераздирающих подробностях написать все, что партнеру нужно знать, взять, помнить, привезти и прислать.

• Сообщить точное время заезда. Лучше ограничивайте его короткими промежутками – с 12 до 14 часов или с 18 до 21. Составьте график заезда, чтобы вам вовремя привезли все нужное и в то же время чтобы все партнеры не приехали в один момент.