Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую

Первый – вся партнерская экспозона/выставка сделаны в едином стиле и формате. Как правило, в стилистике и дизайне события (иначе зачем стараться). В этом случае все задачи планирования, заказа оборудования и непосредственно застройки (и демонтажа – почему-то про этот пункт и в тайминге, и в сметах, и в аренде площадки часто забывают) решаются на стороне организатора, а партнеры в соответствии с ТЗ своевременно предоставляют материалы и заезжают на площадку. Однако, как вы понимаете, такая застройка требует больше времени и ресурсов, чем просто дать партнеру «стандартный стол и два стула». Поэтому зачастую (в основном на событиях, где нет большого бюджета) мы говорим о втором варианте: организатор предоставляет заранее оговоренное пространство (1 × 1, 2 × 3 м), на котором партнер размещает свои баннеры, ролл-апы, стол и стулья (их могли дать организаторы по предварительной договоренности, или же партнер завез их сам в соответствии с планом оформления пространства). Там проводит свои активности, там находятся его представители. Также он может в рамках своего пространства застроить и очень крутую, дорогую, специально заказанную для выставок и конференций зону. Главное – помнить, что вы, как организатор, должны быть заранее в курсе того, что будет застраиваться и, к примеру, какие от вас для этого нужны условия (полная тишина для настройки звука, силовая розетка, десять волонтеров для теста экспозоны и что угодно еще – фантазия партнеров зачастую не знает границ).

Параллельно с тем, как вы с обеих сторон выполняете обязательства по опциям, согласованным на период «до события» (размещение материалов в информационных каналах партнера и в ваших, размещение согласованных промоматериалов, рассылки, подготовка в печать полиграфической продукции), идет работа по соблюдению пошагового чек-листа того, что должно быть сделано и не забыто в процессе вашего сотрудничества.

Помните, что с вашей стороны всем партнерам, независимо от их статуса/размера и вашей занятости, должно уделяться максимальное внимание, они должны чувствовать постоянную заботу и вашу включенность в общее дело. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда после перевода денег за партнерский пакет организатор пропадает с радаров, чтобы лихорадочно появиться уже накануне события. И тут большой и жирный дизлайк тем коллегам, которые халатно относятся к своим обязанностям перед партнерами, на ходу в одностороннем порядке меняя условия, и не держат ни сроков, ни обещаний. Я даже не буду поднимать здесь тему ситуаций, когда событие в итоге отменяется, но организатор вообще не стремится отдать партнеру полученную сумму и старается просто «слиться», мотивируя это тем, что в договоре есть строка «За исключением понесенных расходов», о которых никто, конечно, не торопится отчитаться. Хотя, к сожалению, такое бывает нередко и подрывает доверие потенциальных партнеров к самым ответственным и порядочным организаторам.

Что вы должны сделать за месяц до события?

• Подписать документы с обеих сторон, получить от партнера деньги в эквиваленте стоимости утвержденного партнерского пакета (полностью или частично, со всеми оговоренными сроками и размерами всех выплат) или согласовать и подписать документы о сроках передачи бартерной продукции.

• Если партнер производит застройку своими силами, то вы должны получить список ввозимого оборудования, требования партнера к мощностям электричества (если нужно) и другим опциям, предоставляемым с вашей стороны, информацию о сроках и порядке монтажа и демонтажа. Также, если возможно, попросите фотографии его брендированной зоны на других событиях, если раньше такие у него уже были и он планирует застроить похожую у вас. Иногда подобные зоны требуют дополнительной подготовки и внимания со стороны организатора, даже если застройка полностью на партнере.