Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую

• Продумать логистику. Будет странно, если сначала появятся все партнеры со своим оборудованием и только через два часа приедут подрядчики монтировать стенды.

• Заложить на все серьезные этапы по 1–2 часа дополнительного времени. Всегда есть риск, что кто-то опоздает, заблудится, попадет в пробку. Как-то раз мы собрали 20 волонтеров, чтобы формировать сумки с «раздаткой», а «Газель» с полиграфией, заказанная по времени впритык к их приходу, встала в ужасную пробку и приехала на три часа позже расчетного времени. Нет, мы, конечно, слушали музыку и кормили ребят пиццей, но накануне большой конференции трехчасовой сбой логистики и всех процессов не может не быть стрессом.

• Получить окончательный список персонала партнера, гостей партнера (Ф. И.О., телефоны, e-mail). Сообщите, что, если данные не будут предоставлены до 12:00 такого-то числа, вы не сможете гарантировать, что гости партнера быстро пройдут на событие и не будут ждать согласования в списках.

• Выслать тайминг работы со СМИ (кто во сколько приезжает).

Что делать с опоздавшими и теми, кто приходит в последний момент?

Чем ближе дата вашего события, тем больше у вас задач, нервов, параллельных дел. Тем не менее, исходя из нашей практики, почти на всех ивентах есть партнеры, которые звонят за 1–2 дня до события и говорят: «Возьмите мои деньги!» Это обусловлено обычно тем, что они просто плохо планируют и не рассчитали время, когда вам нужно написать. Ну или же они просто не верили в то, что вы сможете собрать крутое событие, а потом смотрят в соцсетях – а вы реально собираете 2000 человек, и они уже вовсю выезжают из всех уголков страны. У нас во всех случаях (мы спрашивали!) срабатывала или та, или другая ситуация. Нет ничего невозможного! Главное – помнить несколько простых правил.

• Не делаем ничего без оплаты. Хотя бы платежка с отметкой банка «Проведено» должна быть вам предоставлена. Крайне нежелательно работать по «гарантийке», но возможно – решать вам.

• Договор подписывается удаленно и быстро, пакеты согласовываются моментально (как показывает практика, в такой ситуации партнер очень быстро и эффективно выбирает опции или пакеты). Правда на вашей стороне, и вы вправе включить суровость: если партнер хочет к вам, он должен думать и принимать решения быстро.

• Вы вправе отказывать партнеру в тех опциях, которые уже невозможно реализовать технически – напечатать, заказать. Можете предлагать на выбор другие опции, которые успеете интегрировать и внедрить в событие без нервотрепки и потери качества.

• Никого из партнеров, кому уже обещано конкретное место, нельзя двигать ради нового партнера. Новый получает зону/стенд по остаточному принципу.

• Знайте досконально возможности события и площадки, а также умейте отлично обосновать уникальность и качество каждой опции – в таком случае ваш шанс собрать пакет из опций, быстрых в реализации и эффективных для партнера, возрастает.

Глава 9

Работа на площадке в день события

Если поставить цель описать деятельность специалиста по работе с партнерами в виде метафоры, то это будет похоже на прыжок на лыжах с трамплина. Внимательная долгая подготовка и концентрация на задаче (составление компредов, сбор базы, формирование и формулировка ценности, задач и партнерского потенциала события), чтобы максимально продуктивно пройти этап разгона (согласования, подписания, подготовки, создания интеграций), точку отрыва (финальные приготовления и застройку), дальше лететь к финишу (само событие) и там уже коснуться земли с максимально продуктивным результатом (финал и постпродакшен).

Что же происходит на самой площадке непосредственно в день/дни события? Как мы работаем с тем, что создали в процессе подготовки? Давайте соберем чек-лист, чтобы потом просто и эффективно работать по нему и не упустить ничего важного.

Перед началом события задача организаторов – пробрифовать всех тех, кто участвует в процессах. В этом случае брифинг – это информирование (донесение важных актуальных данных) до всех, кто участвует в событии со стороны организатора на разных позициях и в разные моменты. Брифовать нужно все команды, волонтеров, техническую службу, персонал площадки, охрану, хостес, гардеробщиков и т. д. Всех, кто может пересечься в любой момент с вашими партнерами или участниками события. Ваша задача – превзойти ожидания партнера от участия в событии, поэтому на любом этапе, на любом участке площадки партнер должен встречать открытых, готовых помочь и вовлеченных представителей организатора.