Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую

• Фиксируйте на фото и видео выполнение всех пунктов договора (размещение зоны, вручение сувениров и подарков, проведение розыгрышей и активностей, отзывы участников, упоминания со сцены, слайды с лого и рекламой партнера, размещение всей полиграфии и застройки). Это нужно как для отчета, так и для решения любых конфликтных ситуаций.

• Всех членов команды организаторов, которые участвуют в коммуникации с партнерами, обязательно брифуйте, рассказывайте им о партнерах и зонах (даже если ваша команда уже три месяца слушает о конкретном партнере ежедневно, на самом событии повторить все важные пункты от и до не будет лишним), при необходимости напоминайте о том, что входит в их обязанности. При изменении вводных у вас должен быть канал оперативной связи с командой, чтобы никакие процессы не стопорились и все работало как часы.

• Внимательно следите, как работают ваши сотрудники или волонтеры с каждым партнером. Если что-то пошло не так или вы видите напряженность в коммуникации, меняйте помощника со своей стороны. Разбираться будете потом, на событии ваша единственная цель – сделать максимум для того, чтобы все стороны остались довольны.

И еще очень важно: пока с площадки не ушел последний представитель партнеров, на ней находится также представитель организаторов, работающий с партнерами. Все возможные вопросы должен решать компетентный человек с вашей стороны.

Интервью с Александрой Калачевой

Говоря о возможных вариантах привлечения партнеров к событию, нельзя не сказать о краудфандинге – формате, когда партнерами события, благодаря которым оно состоится, являются простые люди или компании. Они сами решают выступить партнерами, а не потому, что к ним пришли с красивым компредом.

Вашему вниманию – интервью с Александрой Калачевой, директором агентства событийного маркетинга People Need People, которая в 2018 году использовала этот формат для своего городского проекта.

– Давай поговорим о твоем основном, известном, кажется, всей России проекте – «Аллее парящих зонтиков», который ты проводила в Петербурге сколько лет?

– Четыре года.

– Проект известен тем, что он городской, но в то же время Петербург не принимал в нем никакого участия, это проект с бесплатным входом, имиджевый для города, имиджевый для твоей команды, который полностью делался на партнерские деньги. Расскажи для начала о базовом алгоритме привлечения партнеров с деньгами или с нужным тебе бартером в крупный городской проект, который ты делаешь полностью самостоятельно, без господдержки.

– Да, это наш флагманский проект, который появился в нужное время. В 2015 году, когда мы только вообще заявили об этой истории, в Петербурге не было в принципе такого прецедента с застройкой целой улицы и превращением ее в арт-объект или арт-пространство. Я не говорю про Москву, потому что там, конечно… Мы ездили смотрели, как это делается во всяких Столешниковых переулках и пр., молча завидовали и решили, что что-то подобное нужно сделать и в Питере. Мы увидели инсталляцию с зонтиками в Португалии и поняли, что зонт является символом Петербурга, да и яркости можно добавить, раскрасить серое небо.

И мы начали искать улицу, где это можно воплотить. Сидели над картой и думали, что нам вообще подходит. Потому что в центре нет таких узких улиц, плюс фасады многих зданий находятся под защитой ГИОПа – на них нельзя монтировать. Начали искать улицу, где можно разместить конструктив (фермы), детально разработали проект, сделали 3D-визуализацию и начали искать спонсоров.