Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Внимание – вот чего действительно недостает… В настоящее время понимание механизмов привлечения внимания и управление им являются важнейшими факторами успеха в бизнесе.

Томас Дейвенпорт и Джон Бек{17}

Думать о том, что важно, и реально заниматься тем, что важно, – далеко не одно и то же. Если отсутствуют плановая дисциплина и процессы, необходимые для реализации того, что важно, то и декларации о роли из квадрата 2, и цели из квадрата 2 будут не более чем благими пожеланиями.

Если правила 1 и 2 помогают определять, на что направить внимание и энергию, то правила 3 и 4 связаны с тем, как поддерживать концентрацию и целенаправленность внимания, чтобы чувствовать удовлетворение в конце каждого дня.

Большие камни и галька

Мы называем большими камнями приоритеты нашей жизни из квадрата 2 – ключевые взаимоотношения и обязательства, важные проекты, важные встречи и т. д. Это действия, которые вытекают из деклараций о ролях и целей из квадрата 2. Их противоположностью является галька, мелочи, наполняющие нашу жизнь, – электронная переписка, телефонные разговоры, стирка белья и т. д. Мелочи отнимают время и отвлекают нас от больших камней.

Если представить жизнь в виде чаш, то какой образ вы будете ассоциировать с большей успешностью?

Левая чаша должна вызывать тревогу, поскольку вы сначала заполняете ее мелочами, а потом пытаетесь встроить важные вещи. В современном мире с его бесконечным потоком мелких камешков, гравия такой подход попросту не работает. Ежедневно мы имеем дело не с маленькими кучками гравия, а с бесконечной колонной самосвалов, готовых обрушить горы гравия на наши головы.

Правая чаша показывает, что вы на пути к овладению ключевой концепцией правила 3. В соответствии с ней эффективность повышается, если сначала заняться важными вещами, а потом позволить неизбежным мелочам заполнить пространство между ними.

Главное в правиле 3 – понимать, что вперед не продвинуться, если просто быстрее перебирать гальку. Это заведомый проигрыш. Вам нужно выделить наиболее важное (правила 1 и 2), а затем распределить свое время (дни и недели) так, чтобы сконцентрировать драгоценное внимание и энергию на первоочередных задачах (правило 3).

Для этого необходимо целенаправленно не обращать внимания на множество мелочей. Это совершенно нормально! На деле многие из них – добровольно взваливаемые на себя задачи из квадрата 3, которые мешают попасть в квадрат 2. Вы можете сознательно выбросить часть гравия из чаши, как показано на рисунке.

Традиционное представление об управлении временем исходит из того, что у всех в распоряжении одно и то же количество времени, но одни могут успевать больше других. Они и есть наиболее эффективные.

В наши дни ключ к реальной эффективности кроется не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы заниматься правильными, главными вещами и делать это как можно качественнее. Речь идет не о том, чтобы делать больше с меньшими затратами, а о том, чтобы заниматься меньшим числом вещей. Это означает концентрацию внимания и энергии на небольшом числе приоритетных дел, которые действительно значимы и выполнение которых важно среди неизбежных мелочей нашей жизни.

Далее в этой главе вы познакомитесь с основными принципами и процессами планирования дел из квадрата 2 – планирования, позволяющего выполнять действительно важные дела.

Незаменимый инструмент поддержки планирования: Перечень главных задач

Прежде чем приступать к рассмотрению процесса планирования дел из квадрата 2, необходимо познакомиться с важнейшим инструментом поддержки планирования – перечнем главных задач.

У вас уже есть перечень задач? У вас их даже два? Или, как большинство людей, вы записываете важные задачи на том, что оказалось под рукой, запихиваете записку в сумку и надеетесь, что потом найдете ее? (Будьте честными!) В каком, на ваш взгляд, квадрате вы находитесь, когда ищите важную информацию в бесконечных перечнях или на клочках бумаги, свалившихся под стол?

В XXI в. перечень главных задач является одним из важнейших инструментов, обеспечивающих концентрацию внимания на квадрате 2. При правильном использовании такой перечень действует как дополнительный фильтр для отсеивания и организации входящих задач и помогает не отвлекаться от приоритетов.

Назначение перечня главных задач – создание единой надежной системы слежения, позволяющей не забивать задачами голову и перестать беспокоиться о них. Затем, когда вы приступите к планированию дел из квадрата 2, можно обращаться к перечню в уверенности, что в него включены все важные вещи, о которых следует думать.