Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Базовое правило использования перечня главных задач заключается в следующем: если вам попадается то, что, возможно, необходимо сделать, вы либо отбрасываете это, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове. Иными словами, вы сразу же, опираясь на свое видение, решаете, что делать, и не загружаете ограниченную кратковременную память. Матрица управления временем помогает принимать такие решения. Вот как это работает:

• Задачи из квадратов 3 и 4 отбрасываются. По определению задачи из квадратов 3 и 4 не являются важными. Таким образом, если что-то относится к квадрату 3 или 4 и от него можно спокойно избавиться, то отбросьте это. Таким образом вы отсеиваете гальку, которая иначе заполнит ваш день. Похвалите себя за правильные действия и двигайтесь дальше.

• Задачи из квадратов 1 и 2 включаются в перечень. Если задача относится к квадрату 2 или она важна и попадает в квадрат 1, то внесите ее в перечень. Так вы зафиксируете решение уделить ей время и внимание позже и сможете заниматься текущей работой, не забивая себе голову. Записывая задачу, вы повышаете вероятность ее выполнения и не нагружаете мозг, позволяя ему сконцентрироваться на более важных вещах.

Впоследствии, открывая перечень при составлении плана работы, помните, что ситуация меняется и прежде важные вещи могут потерять значимость, поэтому не держитесь бездумно за ранее записанные задачи. Не стесняйтесь отбрасывать то, что перестало быть важным.

Если вы не знаете, как поступить, отбросить задачу или внести ее в перечень, задайте себе следующие вопросы:

• Эта задача случайно не из квадрата 3?

• Не беру ли я на себя чужие обязанности, которые мне не следовало бы брать?

• Не потому ли я включаю в перечень задачу из квадрата 1 уже пятый раз, что не знаю, как этого избежать? (Если это так, просто включите вместо нее новую задачу из квадрата 2.)

• Не включаю ли я в перечень то, что следует поручить кому-нибудь другому? (В этом случае переформулируйте задачу так, чтобы можно было передать ее кому-нибудь еще.)

Работа с перечнем главных задач заключается, образно говоря, в вытаскивании матрицы управления временем на свет в нужный момент и в принятии решения, следует ли заниматься тем или иным вопросом. Если нет, задача отбрасывается, если да – включается в перечень.

Чего не следует делать, так это включать в перечень все подряд ради того, чтобы не забивать себе голову. Это превращает перечень в накопитель мелких камешков. Отказ от включения в перечень чего-либо – правильное решение, выбор в пользу больших камней, ролей и целей из квадрата 2.

Если вы сомневаетесь в важности задачи или считаете, что нужно дополнительное время для обдумывания, то внесите ее в перечень, но не используйте это как оправдание собственного нежелания отсеивать неподходящие задачи.

Отсутствие перечня главных задач ведет к бессонным ночам и бесконечному прокручиванию в голове всего, что нужно сделать, но не записано. К этому добавляется ожидание нового пласта решений и запросов на следующий день, которые негде записать. Попытки удержать все в голове сокращают объем кратковременной памяти, доступной для других важных вещей.

Теперь, когда вы получили общее представление о перечне главных задач, посмотрим, какую роль он играет при планировании дел из квадрата 2.

Планирование дел из квадрата 2 и эффект 30/10

Попробуйте уделять 30 минут в неделю и 10 минут в день планированию дел из квадрата 2, и мы даем гарантию, что вы будете чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня. Планирование изменит подход к каждому второму часу, который вы тратите. По мнению д-ра Хайди Хэлворсон, одного из ведущихся исследователей в области мотивации:

Планирование – одна из самых эффективных стратегий, которые вы можете использовать для достижения любой цели. Правильное планирование повышает вероятность успеха в среднем на 200–300 %{18}.

Планирование дел из квадрата 2 – это процесс, когда вы отвлекаетесь от всего, включаете логический мозг и сознательно распределяете большие камни по неделям и дням, чтобы обеспечить их реализацию.

Почему для этого нужно 30 минут в неделю? Дело в том, что какое-то время необходимо, чтобы отвлечься и обрести спокойствие. В противном случае будет работать реактивный мозг, а он реагирует на срочные дела в отличие от логического мозга, который позволяет заниматься тем, что наиболее важно.

Давая себе время, чтобы отвлечься от шума, сосредоточиться и приступить к планированию в спокойном состоянии, вы сможет по-иному смотреть на вопрос «Что является наиболее важным?» и давать на него более четкие и точные ответы.

Как выразился буддийский монах и специалист в области медитации и нейробиологии Тензин Приядарши: