Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Соглашаясь с тем, что ни один инструмент автоматически не приносит спасения, мы начинаем исходить из «первого принципа» японского мастера фехтования XVI в. Ягю Мунэнори. Его суть в том, чтобы быть независимым во всех отношениях и не терять голову ни при каких обстоятельствах{28}. Кроме того, мы принимаем идею независимости от оружия, т. е. свободы использования всех инструментов в борьбе за победу{29}. Зацикливаясь на одном инструменте, мы привязываемся к нему, и это мешает нам двигаться дальше и адекватно реагировать на изменение ситуации. Это важно, поскольку инструменты и технологии постоянно меняются в отличие от первого принципа сознательного выбора.

Существует предание о воине, который во время сражения очень устал и лишился меча. Он брел, спотыкаясь, по полю битвы и вдруг увидел другой меч, торчавший из земли. Обрадовавшись, он схватил его, но тот оказался сломанным. В сердцах воин бросил обломок и сказал: «Будь у меня сияющий меч императора из превосходной стали и золота, то я мог бы сражаться и победить!» Потеряв надежду, он покинул поле битвы.

А чуть позже на то же место пришел другой усталый человек и поднял брошенный меч. Хотя клинок был сломан, он с ликованием взмахнул им и с новыми силами ринулся в бой. Встав во главе армии со сломанным мечом, император изменил ход сражения и одержал победу.

С чего вдруг, говоря о технологиях, мы обратились к военным аналогиям? Дело в том, что битва за наше внимание вполне реальна, а главное, воспринимается как сражение. Очень сложно при огромном потоке входящей информации не поддаться технологическим соблазнам. Для концентрации внимания и энергии на важнейших приоритетах требуются нешуточные усилия.

В этой главе мы расскажем о практических навыках и процессах, которые позволяют независимо от технологий оставаться в квадрате 2. Чтобы использовать их, необходимо немного попрактиковаться, но они очень эффективны и дают реальные результаты. Эффективность этих навыков обусловлена ментальной установкой на квадрат 2 и применением первого принципа. Если технологии помогают нам сражаться, то ментальная установка на квадрат 2 обеспечивает победу.

Подготовка к сражению: Чем вы располагаете

Первое, что необходимо сделать, – это упорядочить информацию.

На большинство людей галька сыпется с утра до ночи со всех сторон. В смартфон непрерывно поступают письма, сообщения и твиты. Почтовый ящик походит на захлебывающуюся раковину. Вы отвечаете на звонки и записываете полученную информацию на подручных клочках бумаги. Ваше рабочее место забито документами и облеплено стикерами. Вы делаете заметки в смартфоне, или в компьютере, или в записной книжке, или в блокноте, или везде сразу. Вы обещаете себе навести порядок, но эта задача кажется неподъемной. Ну разве можно совладать со всем этим?

На самом деле, идет ли речь о тысячах входящих электронных писем или о груде бумаг на рабочем столе, в хаосе всегда есть свой порядок. Просто надо научиться его видеть.

Основная четверка

Существует четыре основных вида информации, которой необходимо управлять, – два из них требуют действий, а другие два можно сохранить для последующего использования.

• События – это то, что необходимо выполнить в определенное время.

• Задачи – это дела, которые нужно выполнить, но которые еще не включены в план.

• Контакты – сведения о тех, с кем вы взаимодействуете.

• Заметки/документы – прочая информация, которую желательно сохранить, но которая не попадает ни в одну из трех других категорий.

Мы называем эти категории основной четверкой. Первое, что нужно сделать для упорядочения хаоса, это научиться распределять входящую информацию по четырем категориям. Следующий шаг – создание системы управления важной информацией, позволяющей точно знать, где что лежит и как к этому получить доступ из любого места в любое время. Как это делается, зависит от системы, которую вы используете, но в качестве принципа мы рекомендуем правило одного.