Практическое руководство для юрисконсульта

Система управления качеством организуется с учётом специфики деятельности и задач конкретного хозяйствующего субъекта.

Обычно внедрение СМК в организации начинается с приказа о создании рабочей группы по разработке и внедрению СМК. Примерный образец приказа приведён в приложении к настоящей главе.

Работу группы возглавляет Представитель руководства по СМК – лицо, которое в данной организации осуществляет координацию и общее руководство работами по подготовке, внедрению и совершенствованию СМК, контроль над её функционированием.

Обычно в рабочую группу включаются специалисты в области качества, главные специалисты основных подразделений организации, в том числе и юридической службы.

Это вполне логично, поскольку рабочей группе, организующей работу по внедрению системы менеджмента качества, потребуются нормативные и организационно-распорядительные документы, консультирование по правовым вопросам.

Кроме того, постановка системы управления качеством может повлиять на организационную структуру хозяйствующего субъекта и перераспределение функций работников. Этот процесс в свою очередь связан с применением трудового и гражданского законодательства. На стадии анализа действующей системы управления и определения основных параметров бизнес-структуры, внедряющей СМК, необходима помощь юридического консультанта.

Правового сопровождения требует и проведение аудита системы менеджмента качества на основании договора с компанией, специализирующейся в соответствующей сфере.

При подготовке к проведению сертификационного аудита потребуется разработать или доработать локальные нормативные акты, связанные с системой менеджмента качества.

Такой внутренней документацией в рамках СМК могут стать:

• руководство по менеджменту качеством – базовый документ, представляющий полную информацию о СМК компании;

• стандарты предприятия, инструкции, положения, иные локальные нормативные акты, определяющие процедуры по сертифицируемым видам деятельности компании;

• методики системы менеджмента качества – документы, содержащие рекомендации по применению СМК при осуществлении организацией основных видов деятельности или реализации проекта;

• нормативно-техническая документация, устанавливающая требования к процессам производства продукции, выполнения работ, оказания услуг;

• организационно-распорядительные документы: положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников, приказы, распоряжения, указания и пр.

Разработка документов в рамках СМК и внесение в них изменений осуществляется с учётом положений Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введённого в действие Постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 65-ст.

Уровень требований к сертифицируемым процессам достаточно высок, поэтому создание документов системы менеджмента качества осуществляется при непосредственном участии юристов.

Степень и формы участия юрисконсультов в выполнении работ по документированию СМК может быть различной и зависит от множества объективных и субъективных факторов.

В одних случаях достаточно консультирования о возможности применение того или иного нормативного акта при документировании процедуры СМК. В других – проведения экспертизы нормативной документации по системе менеджмента качества.

В каких-то ситуациях может быть выявлена необходимость переработки локальных нормативных документов, конкретизирующих и развивающих положения документов СМК. В любом случае в поле зрения юриста должны оставаться основные требования и принципы локального нормотворчества, такие как:

• легитимность – внутренние документы хозяйствующего субъекта должны соответствовать законодательству Российской Федерации;

• функциональность – при управлении качеством документ призван обеспечить правовое регулирование управленческой, коммерческой, производственной, кадровой и иной деятельности общества;

• согласованность с другими организационно-распорядительными и корпоративными документами организации;

• обеспечение правильного понимания политики хозяйствующего субъекта в области качества;

• отражение в документации СМК прав, обязанностей и ответственности сотрудников компании в соответствии с условиями трудовых договоров и/или должностных инструкций.

Кроме того, следует учитывать качественные критерии, применяемые к тексту документа, который должен быть ясным, чётким, информационно ёмким, чётко структурированным (см. Методические рекомендации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела «Унификация текстов управленческих документов», 1998 г.).

В ходе реализации системы управления качеством к функциям юрисконсульта добавится и поддержание в актуальном состоянии документации СМК.