Практическое руководство для юрисконсульта

Возможно, при подготовке внутреннего документа пригодится предлагаемая ниже модель.

Приложение № 1

к приказу Генерального директора ООО «ОМЕГА»

№ 77 от 01 февраля 2017 г.

РЕГЛАМЕНТ

по заключению, регистрации, сопровождению и хранению договоров

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает в ООО «ОМЕГА» (далее – Общество) основные правила заключения, оформления, регистрации, хранения и контроля исполнения всех договоров, за исключением трудовых. Данный порядок распространяется на все структурные подразделения Общества, деятельность которых связана с заключением и исполнением договоров.

1.2. Любые сделки, т. е. действия Общества, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, должны быть оформлены письменно, путём составления одного документа, подписанного сторонами.

1.3. Заключение договоров путём обмена письмами, телеграммами, телефаксами и иными документами допускается при разовых закупках товаров, выполнении работ или оказании услуг, если договорная сумма не превышает 3000 рублей, при наличии пояснительной записки руководителя службы, объясняющей причину отсутствия договора как единого документа.

1.4. Критериями целесообразности установления договорных связей и выбора потенциальных партнёров Общества должны быть: производственная необходимость; выгода в экономическом и иных аспектах; получение от контрагента наиболее качественных товаров, работ, услуг; соответствие сделки требованиям действующего законодательства.

1.5. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иным правовыми актами.

1.6. По основным направлениям хозяйственной деятельности юрисконсультом Общества разрабатываются стандартные и примерные формы договоров.

2. Заключение, оформление, регистрация, хранение договоров

2.1. Задачами структурных подразделений, которые стали инициаторами заключения договора, являются:

• подбор потенциальных партнёров;

• обоснование отсутствия альтернативных вариантов для заключения договора;

• проработка обоснованности цены товара, работы, услуг, суммы договора, калькуляций, сверка цен с предложениями других хозяйствующих субъектов;

• ведение переговоров о возможности заключения договора;

• оформление договора;

• контроль за исполнением договорных обязательств.

2.2. Руководители структурных подразделений Общества назначают лиц, которые будут ответственными за оформление и сопровождение договоров, представление сведений о состоянии кредиторской и дебиторской задолженностей (далее по тексту – «Ответственный исполнитель»).

2.3. Для подтверждения юридического статуса контрагента и полномочия лица, подписывающего договор, Ответственный исполнитель запрашивает Устав, выписку из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей с датой не ранее 10 дней до даты подписания договора и копию документов о назначении руководителя делового партнёра.

2.4. Проверку деловой репутации, надёжности, финансового состояния партнёров, ведение досье на них осуществляет Главный специалист по экономической безопасности Общества.

2.5. В целях надлежащего выполнения договорных обязательств при подготовке условий договора руководитель ответственного подразделения проводит предварительное их согласование со службами (должностными лицами) Общества на предмет производственных и финансовых возможностей.

2.6. Ответственный исполнитель с использованием стандартных и примерных форм или образцов подготавливает проекты договоров, спецификаций, протоколов разногласий к договорам и другой договорной документации, а также рассматривает проекты договоров, представленные контрагентами, в порядке, определённом настоящим Регламентом.

2.7. Проекты договоров, спецификаций и протоколов к договорам, представленные контрагентами Общества, подлежат обязательной регистрации в канцелярии Общества.

В случае если предложенные контрагентом условия не устраивают Общество, ответственный исполнитель подготавливает новый проект договора или Протокол разногласий к договору.

В тексте договора после реквизита «Подписи сторон» делается отметка «С протоколом разногласий».

Согласование Протокола разногласий, его визирование и подписание осуществляется в том же порядке, что и проекта договора.

Один экземпляр подписанного со стороны Общества Протокола разногласий направляется контрагенту в порядке, установленном п. 2.15 настоящего Регламента, другой – прилагается к экземпляру договора Общества.

Протокол разногласий является неотъемлемой частью договора.

2.8. Количество экземпляров договора и иных договорных документов (спецификаций, протоколов, дополнительных соглашений к договорам и пр.) должно соответствовать числу сторон договора. Все листы договорной документации должны быть пронумерованы.