Правовая аналитика

SAPIENS и служит для связи электронного и бумажного делопроизводства.

Хвостовой номер в необходимых случаях проставляется в конце имени

документа через нижнюю черточку. Нижняя черточка (не тире!) обязательна,

так как она является элементом поискового образа документа.

33. С апреля 2002 года все законопроекты, внесенные в Государственную

Думу, получают регистрационный номер, который является элементом

официального наименования законопроекта. Номер законопроекта является

уникальным и служит, в том числе, для компьютерного поиска документов.

Поэтому в заключениях, отзывах и других документах, посвященных тем или

иным законопроектам, необходимо указывать их полное официальное

наименование, включая регистрационный номер.

34. После сохранения документа в тематической поддиректории

электронного архива, самостоятельное внесение изменений в его наименование

не допускается, поскольку это вызовет сбой в работе системы электронного

делопроизводства и архивных поисковых систем. В случае необходимости имя

документа, сохраненного в тематической поддиректории, может быть изменено

по разрешению системного администратора департамента, с внесением

соответствующих изменений в электронные регистрационные карты (документ

присоединяется на карту под новым уточненным именем).

35. Ответственный за правильное присвоение имени документу – автор

документа.

36. Системный администратор департамента вправе вносить

необходимые изменения в имена документов.

6. Ведение электронных архивов

37. С целью ведения электронного архива, обмена электронными

документами на сервере подразделения образуются следующие рабочие

директории:

Norma 2011 - рабочая директория Руководителя.

Pravo 2011 - рабочая директория Правового департамента.

Zakon 2011 - рабочая директория Департамента по законодательству.

38. В каждой рабочей директории образуются следующие тематические

поддиректории:

01_Doc

02_Proekt

03_Text

04_Archiv

05_Org

06_Work

162

07_Otchet

39. Назначение тематических поддиректорий:

01_Doc - переписка с вышестоящим руководством и внешними

организациями по вопросам основной деятельности, ответы на письма,

обращения, результаты исполнения поручений;

02_Proekt - переписка по законопроектной работе: заключения на

законопроекты, пакеты поправок, законодательные инициативы и др.

03_Text - текстовые материалы: книги, брошюры, статьи, доклады,

выступления и т.д.

04_Archiv - документы и материалы других организаций и учреждений,

авторские материалы, используемые в работе;

05_Org - внутренние рабочие документы: заявки, представления,

положения, должностные инструкции;

06_Work - поддиректория для временного хранения незаконченных

документов, а также документов с неясной тематической принадлежностью;

07_Otchet - материалы еженедельного отчета о проделанной работе.

Внутри данной поддиректории материалы группируются по отчетным неделям,

при этом сохраняется как сам отчет, так и исходные материалы для его

составления.

40. Секретариат Руководителя, Правовой департамент и Департамент по

законодательству вправе увеличить количество тематических поддиректорий,

определив их специализацию.

41. В основной рабочей директории образуются также персональные

поддиректории (почтовые ящики) работников, например, следующие:

IVANOV

IVLIEV

MAKAROVA

VASILIEV и т.д.

42. Персональные поддиректории (почтовые ящики) работников

предназначены для временного хранения документов, работа над которыми не

завершена, а также (в случае коллективной работы над поручением) для обмена

промежуточными документами и материалами по данному поручению.

В конце первого полугодия (перед уходом в отпуск) персональная

поддиректория должна быть очищена владельцем от устаревших и потерявших

актуальность документов и материалов.

В конце года персональная поддиректория должна быть закрыта, при

этом все подлежащие дальнейшему использованию документы и материалы

переносятся в персональную рабочую поддиректорию следующего года.

43. Документ, работа над которым завершена (получена виза

руководителя), должен быть сохранен исполнителем в соответствующей

тематической поддиректории под правильно присвоенным именем (см. пп.28-

36 настоящего Регламента).

163

44. В случае если документ создан в результате исполнения поручения,

зарегистрированного в системе SAPIENS, электронный файл документа должен

быть прикреплен референтом к соответствующей регистрационной карте

системы SAPIENS.

45. В конце последнего рабочего дня каждого календарного года

использование рабочей директории данного года завершается. Начиная с

первого рабочего дня нового года, открывается новая рабочая директория с

аналогичной структурой поддиректорий.

После проведения необходимых работ по очистке поддиректорий и