Правовая аналитика

5. Письма, заявления, обращения, другие документы, поступившие

157

непосредственно в секретариат Руководителя, секретариат Правового

департамента или секретариат Департамента по законодательству, в том числе

по почте или по электронной почте, докладываются соответствующему

руководителю для принятия решения.

Если вопрос, которому посвящен документ, не относится к компетенции

Руководителя, данный документ передается в Департамент делопроизводства.

Если вопрос, которому посвящен документ, относится к компетенции

Руководителя, Правового департамента или Департамента по законодательству,

и документ требует исполнения, данный документ регистрируется

соответствующим секретариатом в системе SAPIENS по правилам регистрации

внутреннего документа.

6. Входящий, внутренний документ докладывается Руководителю или

временно заменяющему его лицу для принятия решения. При этом к

входящему, внутреннему документу прикладывается распечатка

соответствующей регистрационной карты системы SAPIENS.

Устное поручение также оформляется в виде распечатки

соответствующей регистрационной карты системы SAPIENS.

7. Решение Руководителя (резолюция) заносится от руки в

регистрационную карту с соблюдением установленных в ней реквизитов,

включая контрольный срок.

8. С письменного текста решение Руководителя (резолюция) переносится

референтом в электронную регистрационную карту системы SAPIENS с

установлением в ней контрольного срока исполнения поручения, после чего

документ передается на исполнение.

Входящие документы передаются на исполнение через Департамент

делопроизводства, внутренние документы – непосредственно.

В целях контроля нахождения документа у исполнителя референт вправе

снять ксероксную копию с рукописной резолюции Руководителя или

перевыпустить через принтер регистрационную карту системы SAPIENS с

внесенной в нее резолюцией (поручением) Руководителя.

9. Если входящий или внутренний документ существует в электронном

виде или к входящему, внутреннему документу имеются в качестве

приложения электронные файлы, они должны быть сохранены в

соответствующей рабочей директории (см. пп. 37-40 настоящего Регламента) и

прикреплены к электронной регистрационной карте.

10. Ход работы по реализации входящего, внутреннего документа

отражается исполнителями в виде кратких записей в бумажной распечатке

регистрационной карты, сопровождающей документ.

Электронные документы, образующиеся в ходе исполнения входящего,

внутреннего документа, сохраняются исполнителями в текущем электронном

архиве и присоединяются референтом к регистрационной карте системы

SAPIENS.

11. Завершающая резолюция по документу («Исполнено», «В архив» и

т.д.) вносится от руки Руководителем в бумажную распечатку регистрационной

карты, сопровождающую документ, и подписывается с указанием даты.

158

Завершающая резолюция по исполненному документу переносится

референтом в регистрационную карту системы SAPIENS с одновременным

снятием документа с контроля.

12. По итогам года бумажные дела, завершенные исполнением,

передаются в архив в соответствии с правилами бумажного делопроизводства.

Электронные регистрационные карты с прикрепленными к ним файлами

(электронные дела) направляются в электронный архив в соответствии с

правилами системы SAPIENS.

3. Обмен информацией по электронной почте

13. Текущий обмен информацией между секретариатом Руководителя,

Правовым департаментом и Департаментом по законодательству

осуществляется по электронной почте.

14. По электронной почте могут быть направлены:

электронные копии официальных документов;

планы и программы деятельности;

тексты законов и законопроектов;

письма и обращения;

поручения;

справочно-информационные материалы;

промежуточные рабочие материалы и справки по запросам сотрудников;

праздничные поздравления;

иные документы и материалы.

15. По электронной почте не могут быть направлены:

материалы с грифом «секретно» и «для служебного пользования»;

материалы конфиденциального характера;

материалы большого объема, передача которых невозможна ввиду

технических ограничений электронной почты.

16. Запрещается использовать электронную почту для массовой рассылки

не запрошенной получателями информации (спама).

17. Групповая рассылка писем и других материалов по электронной почте

в территориальные подразделения, комитеты, союзы и ассоциации

предпринимателей, членам организации осуществляется с разрешения

Руководителя, как правило, через Департамент по делопроизводству.

18. Лицо, использующее электронную почту, несет ответственность за

рассылку материалов, содержащих компьютерные вирусы.

Системный администратор департамента обязан принять все