Правовая аналитика

необходимые меры для предупреждения и пресечения распространения

материалов, содержащих компьютерные вирусы.

19. Не рекомендуется использование электронной почты в качестве

архивной программы для длительного хранения документов и материалов.

20. Два раза в год (перед летним отпуском и перед Новым годом)

электронная почта должна очищаться пользователем от устаревших и

потерявших актуальность сообщений.

159

21. Ответственный за правильную эксплуатацию электронной почты -

пользователь почтового адреса.

22. Ответственный за правильную эксплуатацию электронной почты в

департаменте – системный администратор департамента.

4. Единый формат документов

23. Все документы, создаваемые в секретариате Руководителя, Правовом

департаменте и Департаменте по законодательству, образуются на основе

единого формата, учитывающего требования к оформлению документов,

установленные Постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 года № 65-ст

«Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

24. Единый формат документа, в частности, включает:

Шрифт Times New Roman, обычный, размер 14.

Выравнивание текста - по ширине страницы.

Первая строка - отступ.

Междустрочный интервал - одинарный.

Поля страницы:

верхнее - 2,0 см.

нижнее - 2,0 см.

левое - 3 см.

правое- 1,5 см.

В секретариате Руководителя, Правовом департаменте и Департаменте по

законодательству могут быть установлены дополнительные стандарты на

определенные категории документов.

25. На основе указанного формата создаются два рабочих шаблона,

«Общий бланк» и «Бланк письма», которые устанавливаются системным

администратором департамента на каждую рабочую станцию, выводятся на

рабочий стол, и используются для формирования и вывода документов,

соответственно, на стандартном листе бумаги формата А4 или на официальном

бланке.

26. Ответственный за соблюдение единого формата документа –

непосредственный исполнитель по документу.

27. Системный администратор департамента периодически проверяет

соблюдение форматности создаваемых документов и обеспечивает условия для

применения сотрудниками Департамента единого формата документов.

5. Присвоение имен электронным документам

28. Документам, создаваемым в секретариате Руководителя, Правовом

департаменте, Департаменте по законодательству, присваивается имя,

состоящее из следующих элементов:

- даты создания (например: 110416 - 16 апреля 2011 года);

- порядкового номера документа в течение дня (01, 02, 03 и т.д.);

160

- цифрового кода исполнителя (например: -123 - Исаков В.Б.);

- краткого текстового комментария;

- хвостового номера (при необходимости).

Таким образом, имена документов, создаваемых Ивановым В.Б. в течение

одного дня (16 апреля 2011 года) будут выглядеть следующим образом:

11041601-123

11041602-123

11041603-123 и т.д.

На следующий день дата меняется:

11041701-123

11041702-123

11041703-123 и т.д.

Данная система исключает присвоение документам повторяющихся имен,

поскольку совпадение всех трех элементов имени, по крайней мере в пределах

текущего столетия, - исключено.

29. Для удобства ручного поиска документов к цифровой части имени

должен быть присоединен (через нижнюю черточку) небольшой текстовой

комментарий.

Например:

11041602-123_отчет Петрову

11041701-123_заключение ПФЗ о налогах

30. При присоединении к цифровому имени документа текстового

комментария необходимо руководствоваться следующими правилами:

(1). Комментарий не должен быть слишком длинным.

(2). Если документ адресован конкретному лицу, комментарий должен

содержать тип документа и фамилию адресата (отчет Петрову, ответ

Аиткулову, заявка Иванову и т.п.).

(3). Для внутренних документов следует указывать тип документа, его

содержание и (или) период (положение о Департаменте, должностная

инструкция, отчет за 2010 год).

(4). В комментарии допускается использование общеупотребительных

сокращений.

(5) В сокращениях слов запрещается ставить точки, которые сбивают

систему поиска.

31. Группа взаимосвязанных документов образуется одним из двух

способов:

(1). Посредством присвоения группе единого цифрового имени, при этом

элементы группы разграничиваются посредством текстового комментария,

например:

11042201-123_3аконопроект

11042201-123_Пояснительная записка

11042201-123_Финэкономическое обоснование

(2). Посредством присвоения группе единого хвостового номера (этот

способ применяется, если документы создаются и вводятся в группу разными

исполнителями и в разное время):

161

11042301-123_письмо Грачева_3435

11062002-128_проект ответа Грачеву_3435

110721201-777_ответ Грачеву_3435

32. Хвостовой номер воспроизводит номер данного документа в системе