Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Что не попадает в папку @Read?

✓ Все то, что требует действий. Подобные письма должны храниться в папке @Action, какими бы длинными они ни были!

✓ Все, что можно прочесть, а затем удалить или сохранить, приняв решение менее чем за две минуты (делайте это сразу же!).

✓ Письма, которые то ли нужно прочесть, то ли нет. Не удаляйте письмо, пока не примете окончательного решения. Будьте безжалостны. Время, потраченное на чтение чужого ответа, вы могли бы потратить на важные и ценные для себя действия. Тщательно обдумайте, на что следует обратить свое внимание.

Папка @Read позволит вам отложить большие объемы чтения на более спокойное время и на период инертного внимания. Возвращайтесь к папке раз в неделю, и тогда письма, требующие прочтения, не будут отвлекать вас в те моменты, когда нужно сосредоточиться на чем-то другом. Эта папка будет служить вам напоминанием о том, что безжалостность и концентрация – основные преимущества истинного ниндзя.

@WAITING (ОЖИДАНИЕ)

Вам никогда не случалось работать над каким-то проектом, выполнить свою часть работы вовремя, а потом тормозиться из-за некомпетентности других людей? Да, мне тоже это знакомо. Последняя наша рабочая папка предназначена для того, что еще не произошло. В папке @Waiting находятся письма, которые напоминают о том, что вы ждете каких-то действий от других людей. Это своего рода портфолио тех, кого нужно пилить, подталкивать и тревожить. Я просматриваю папку @Waiting раз в неделю, посвящая этому несколько минут. Те письма, по которым все сделано, я удаляю. По другим – отправляю вежливые напоминания тем, кто должен что-то сделать. Такая папка позволит вам не упустить ничего важного.

Что попадает в папку @Waiting?

✓ Все письма, по которым вы ожидаете действий других людей и рассчитываете на успешный исход (если вам нет до этого дела, то зачем вообще что-то хранить?).

✓ Письма, которые вы отправили и хотите следить за их исполнением.

Что не попадает в папку @Waiting?

✓ Если вы не знаете, чего и от кого ожидать, то складывать такие письма в эту папку не следует (перед переносом писем в папку @ Waiting, их нужно тщательно обдумать – это не склад для того, о чем вы просто не захотели подумать сразу!)

Входящая почта, часть 2: вспомогательная библиотека

За рабочими папками, где магия творится прямо на наших глазах, располагаются папки более спокойные. Вспомогательная библиотека похожа на обычную: здесь тихо, спокойно, вокруг масса полезной информации, которая может понадобиться. Важно помнить, что в папки вспомогательной библиотеки не должны попадать письма, требующие реальных и немедленных действий. Здесь следует хранить полезную информацию и различные материалы, которые могут понадобиться в будущем.

Поскольку большинство людей привычно пользуются папками определенным образом, хочу сразу отметить, что главное, о чем следует думать при организации вспомогательной библиотеки – вовсе не легкость поиска информации в будущем. Подобный подход ведет к одной ужасной привычке, которая сильно вредит эффективности.

ПРОКЛЯТИЕ ВЛОЖЕННЫХ ПАПОК

Посмотрите на те вспомогательные папки, которые у вас уже есть. По меньшей мере у половины моих слушателей этих папок чересчур много. Избыточное количество папок снижает эффективность, поскольку приводит к ненужной мыслительной работе в тот момент, когда вы пытаетесь очистить папку «Входящие». Очень важно избавить процесс переноса писем из почтового ящика от каких бы то ни было затруднений. Переносить письма в нужные папки следует быстро и без усилий. Заметьте, я сказал в «нужные»!

Большинство людей не доверяют перенос писем программам. Они создают множество папок, каждая из которых посвящена конкретной теме. Им кажется, что так будет легче найти нужную папку. Однако внутри каждой папки в программе Outlook вы можете сортировать письма по названию, теме, дате, а также другими способами. Кроме того, в программе есть возможность поиска, причем поиск может охватывать весь ваш почтовый ящик. До 2003 года функция поиска была не очень удобной и эффективной, на что жаловались многие пользователи. Но в более современных версиях поиск осуществлять легко и удобно. А если вы являетесь пользователем Gmail, то к вашим услугам всегда функция поиска Google!

БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ИЛИ ДЕСЯТОК МАЛЕНЬКИХ?