Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

На каждые 800 получаемых вами писем приходится всего 20 важных, а 780 можно удалить, переместить или, в худшем случае, быстро ответить, потратив на это несколько секунд. Не страдайте из-за полученной тысячи писем, воспринимайте их как два десятка разговоров. С тем, что по-настоящему важно, вы легко справитесь, но, чтобы найти такие письма среди вала бесполезных посланий, рекламных уведомлений и рассылки, потребуется безжалостная сосредоточенность.

ЧТО ХУДШЕЕ МОЖЕТ СЛУЧИТЬСЯ?

Задумайтесь, что вы потеряете, если завтра ваша электронная почта рухнет? Я спрашиваю, не сколько писем вы потеряете, а сколько возможностей получить преимущество или предотвратить неудачу будет упущено? Как изменится ваш мир?

Мы придаем огромное значение каждому полученному письму, но важны лишь действия и информация во внешнем мире, а вовсе не то, что происходит в вашем почтовом ящике.

Мысли об электронной почте заставляют нас нервничать. На моих семинарах часто звучит слово «страх». Люди боятся промахнуться, боятся действовать без разрешения, боятся слишком быстро удалить письма, которые могут понадобиться в будущем. Все эти страхи вполне понятны, но они пагубно влияют на нашу способность эффективно, сосредоточенно, решительно и спокойно действовать.

Во-первых, электронные письма почти всегда можно восстановить. Возможно, специалистам вашего компьютерного отдела придется немного повозиться, но как только электронное письмо написано, его всегда можно вытащить тем или иным образом. Все зависит от соотношения ценности содержания письма и расходов на его восстановление. Прислушайтесь к моим словам: ценность представляет не электронное письмо, а информация, обязательства или действия, которые в нем скрываются. Сможет ли отправитель повторить письмо? Есть ли у кого-нибудь копия? Можно ли получить ту же информацию или обязательства иным образом? Обычно ответ на все эти вопросы утвердительный.

Я никоим образом не хочу принижать ваш статус и значимость, но эти электронные письма вряд ли смогут испортить показатели вашей компании и уж точно не нарушат мир во всем мире. Это всего лишь небольшой блок информации в электронном виде, который порождает у нас навязчивые идеи и болезненную зависимость. Письма – это не домашние животные. Вы ничего не получите, скопив самую большую в мире коллекцию неразобранной почты. Настало время стать по-настоящему безжалостным.

Если безвозвратное удаление вас тревожит, то можете сделать две очень простые вещи. Во-первых, измените установки папки «Удаленные» так, чтобы она опустошалась не при каждом закрытии почтового ящика, а раз в две недели или раз в месяц. Таким образом вы обеспечите себе автоматическую страховку. Если что-то не показалось вам важным и вы удалили письмо, а потом начальник сказал, что это было очень важно, то, скорее всего, двух недель будет вполне достаточно для того, чтобы одуматься и все восстановить. Во-вторых, создайте вспомогательные папки, которые будут альтернативой удалению. Не бойтесь перегружать эти папки: большинство людей пользуются ими гораздо реже, чем им кажется. Но с помощью программ (например, Outlook) вы сможете легко отсортировать письма по дате, теме и имени отправителя, а также осуществить поиск. Так что потерять что-нибудь даже в самой переполненной папке вам вряд ли удастся.

Переосмыслите папку «входящие»

Я собираюсь показать вам, как можно переосмыслить папку «Входящие», с тем чтобы она из потенциальной причины стресса и отвлекающего фактора превратилась в мощный центр сбора важной поступающей информации. В зависимости от используемого вами почтового сервера действия могут быть различны, но основа все равно останется общей.

Три части папки «входящие»

Папка «Входящие» может стать причиной стресса, потому что мозг человека пытается использовать ее для выполнения слишком большого количества функций. Обычно папка «Входящие» – это место:

✓ Куда приходят новые сообщения.

✓ Где накапливаются старые, непрочитанные или необработанные письма.

✓ Где хранятся письма, на которые вы не отреагировали, но знаете, что сделать это необходимо.

✓ Где хранятся письма, на которые вы отреагировали, но оставили их, чтобы помнить, что кто-то еще должен что-то сделать.

✓ Где хранятся старые письма с полезной информацией, которая может пригодиться в будущем.

✓ Где хранятся письма, которые вы пометили для работы в будущем, когда возникнет аналогичная ситуация (никогда не замечали, что такого не случается?), или пока вы не выясните, что именно нужно сделать.