Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Папка «Входящие» – не список дел. Это невероятно важно! А всего лишь папка, куда попадают электронные письма. Мы обычно храним письма прямо в папке, потому что не хотим их потерять или думаем, что в будущем они могут нам понадобиться. Но реальная работа происходит вне этой папки. Если вы используете ее в качестве основного списка дел, то почти наверняка что-то теряете. В конце концов, вам придется писать электронные письма самому себе. Используя папку подобным образом, вы начинаете путать по-настоящему важные письма со всяким мусором, которого предостаточно в любой почте. Очень трудно бывает отделить «что сделать» от «что случилось» и от «никому не нужно».

Нужно создать новые папки для писем разных категорий, иначе придется снова и снова принимать решения о том, что требует реакции, а на что не следует обращать внимание. Письмо должно побудить вас к действию, ответу, чтению и запоминанию – или к удалению.

НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ МУЧИТЬ ВАС ЦЕЛЫЙ ДЕНЬ

В вашей почте содержится множество потенциально интересной информации, на которую стоит отвлечься, и эта информация постоянно накапливается! «Что, если нам написали что-то интересное? Надо побыстрее посмотреть, что там пришло!» Постоянная проверка электронной почты превратилась в смертельную болезнь. Выключите все звуковые и графические сигналы. И тогда вы будете заглядывать в почту, только когда почувствуете себя готовым, а не по сигналу бездушной машины.

НЕ «ПРОВЕРЯЙТЕ» ПОЧТУ, «ОБРАБАТЫВАЙТЕ» ПОЧТУ

Подобный совет может показаться очень простым, но он приведет к самым глубоким изменениям. Каждый раз, когда вы открываете папку «Входящие», вам нужно не проверить, что в ней нового, а принять решения относительно того, чтобы переместить полученные письма туда, где они должны находиться. Сделать это можно только вне почтового ящика. У каждого вашего действия должен быть очевидный следующий шаг. Иначе вы будете поступать точно так же, как и сейчас: «Ну-у-у, не знаю, что с этим делать. Пожалуй, оставлю письмо и вернусь к нему позже». Система, о которой я говорю, не позволит вам мешкать. Вам придется принимать решение немедленно – и действовать в соответствии с ним.

РЕГУЛЯРНЫЙ ОБЗОР

Регулярно просматривайте, проверяйте, печатайте, удаляйте и проводите генеральную уборку в своей электронной почте. Это позволит вам сформировать систему рутинной поддержки и облегчит процесс принятия стратегических решений. Очень важно оценивать эффективность любой системы. Одна из основных причин использования Outlook или Gmail в том, что люди не чувствуют возможности контроля – они просто не понимают, что здесь можно оценить.

Решимость

Хочу вас обрадовать. Получив электронное письмо, вы можете отреагировать семью способами:

✓ Удалить письмо или переместить его в другую папку.

✓ Сделать это немедленно (если требуется менее двух минут, сделайте это автоматически).

✓ Сделать это позже.

✓ Решить, что письмо не требует никаких действий, но его стоит сохранить для ссылок или использования в будущем.

✓ Передать письмо кому-то другому.

✓ Зафиксировать решение о действиях, которые нужно будет предпринять в будущем (добавить в свой календарь).

✓ Решить, что действий от вас не требуется, но нужно проверить, не придется ли действовать кому-то другому.

Это единственные решения, которые можно принять относительно каждого полученного электронного письма. Проблема заключается в том, что большинство людей откладывают эти решения на потом. В результате важная информация теряется среди бесполезных писем, которые следовало удалить давным-давно.

ПРАВИЛО 800/20

Многие из тех, кого я учил очищать папку «Входящие», очень часто спрашивали меня, каково соотношение писем, требующих действий, и тех, что действий не требуют. Я вас удивлю: действий требует не более 20 % получаемых писем. Я называют это вариантом правила Парето 80/20: около 20 % получаемых вами имеют 80 % значения. Не менее 80 % электронных писем относится к категории малозначительных, рекламных, формальных или почти бесполезных. Пойду дальше и скажу, что у моих слушателей соотношение бывает еще более экстремальным. Электронная почта господствует в нашей профессиональной жизни. Общение мы ценим больше тишины и размышлений. Отправка электронного письма нередко является заменой ответственности за ясность мышления. В результате электронная почта для многих организаций и компаний стала настоящим проклятием.

Я постоянно встречаю людей, у которых в начале занятия в папке «Входящие» находится около 800 непрочитанных и необработанных электронных писем, а буквально через пару часов их остается около двадцати. И остаются только те, которые требуют серьезных действий. Поэтому нужно отказаться от правила 80/20, заменив его на 800/20.