Профессиональная этика и этикет

Наиболее распространенными формами обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями двух и более стран являются международные конференции, съезды, конгрессы, симпозиумы, семинары, встречи, беседы «за круглым столом».

Конференции созываются по разным поводам. Ежегодно миллионы людей по всему миру принимают участие в тысячах международных конференций.

В ходе многолетней практики выработались определенные правила созыва, подготовки и проведения конференций.

Подготовку конференции обычно начинают не позднее, чем за полгода до времени ее созыва. Прежде всего, создают организационный комитет. При оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела, прежде всего переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса: кто будет участвовать в конференции и как она будет финансироваться.

Приглашения на международную конференцию обычно высылаются за три-четыре месяца до открытия.

Отвечать на полученные приглашения надо независимо от того, принимаете вы их или нет. Мотивы отказа могут быть различные — неудобное время, финансовые затруднения, занятость и в ответе они должны быть указаны.

Подготовка повестки дня конференции, перевод и перепечатка текстов докладов, которые будут присылаться в адрес оргкомитета делегатами — вторая часть работы организационного комитета.

При подготовке любой конференции устроителям важно предусмотреть все — вплоть до чисто протокольных вопросов, в частности распланировать даже размещение делегаций в зале заседаний. План такого размещения согласуется с руководителем каждой делегации, чтобы не нарушить принципа равноправия.

В международной практике принято, что при участии только двух делегаций они размещаются лицом друг к другу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари — на торцах стола. На многосторонней конференции варианты размещения во многом зависят от возможности помещения. Делегации следует рассаживать в алфавитном порядке.

Открытие конференции проходит на первом пленарном заседании в торжественной обстановке. С приветственной речью выступает представитель государства — организатора конференции. Затем делегаты приступают к обсуждению процедурных правил — регламента, которые определяют, как будет работать конференция: кто будет ее председателем, порядок предоставления слова докладчикам, время выступлений, порядок голосования и др.

Председатель избирается либо по алфавитному порядку стран поочередно на каждом заседании; либо из числа организаторов конференции; либо по принципу географического распределения; либо по уровню осведомленности в обсуждаемых вопросах.

На конференции избирается также секретариат, который работает под руководством председателя и занимается ведением протокола конференции, редактированием, переводом и распространением документов среди делегатов, подготовкой заявлений для печати.

Вопросами размещения делегатов, их передвижения, досуга занимается, как правило, административный секретариат. Сразу по прибытии всем участникам конференции следует вручить карту и путеводитель по городу, список основных телефонов — оргкомитета, медицинской службы, посольства. Эти материалы подготавливаются заранее на общепринятых языках, а по мере возможности и на национальных языках участников.

В дни конференции проводятся такие мероприятия, как экскурсии, вечера отдыха, приемы, устраиваемые каждой из делегаций или хозяевами. Зачастую мероприятия имеют не только развлекательный, но и деловой характер. Многие важные вопросы решаются в неформальном общении, а не на самом заседании.

Визиты в страну той или иной делегации по приглашению высших государственных органов, министерств и ведомств, предприятий и учреждений, различных общественных организаций и союзов также регламентируются протокольными нормами. Уровень подготовки к таким визитам определяет перспективы дальнейшего международного сотрудничества. Организация приема иностранной делегации — это серьезный экзамен для протокольных служб на профессиональную состоятельность.

Принимающая сторона после решения вопросов, связанных с процедурой приглашения иностранных гостей, подтверждением сроков визита, разрабатывает программу пребывания зарубежной делегации, учитывая пожелания зарубежных партнеров. При этом обычно готовят две программы — общую (внешнюю), предназначенную для гостей в виде расписанного по дням и числам графика пребывания их в стране и подробную (рабочую или внутреннюю) для организаторов приема, где отражаются все организационно-технические детали приема делегации, в частности:

♦ своевременное бронирование номеров в гостинице или подготовка другого места для проживания делегации;

♦ персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;

♦ места питания;

♦ содействие прохождению пограничного и таможенного контроля;

♦ получение и доставка багажа, транспортное обеспечение;

♦ помощь в размещении в гостинице;

♦ организация работы переводчиков.

При разработке программы визита предусматривается свободное время для личных дел гостей.

Во избежание срывов и неувязок по каждому вопросу определяются персонально ответственные за его выполнение лица.

Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками; их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято.

Высшим знаком внимания для приезжающих является их встреча у трапа самолета. При встрече гостей первым представляется глава встречающей делегации, вторым — глава делегации гостей. Далее глава встречающей делегации представляет сопровождающих его лиц — вначале женщин согласно протокольному старшинству, затем в таком же порядке — мужчин. Этих правил в последующем придерживаются на всех этапах визита. Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями. Женщины это делают по обоюдному согласию. В соответствии с нормами этикета хозяева вручают цветы женщинам, прибывшим в составе делегации.

Программа визита предполагает обеспечение гостей транспортом с целью доставки к месту проживания и дальнейших перемещений на все время пребывания в стране. Вид транспорта, степень его комфортабельности во многом определяются количественным составом и уровнем зарубежной делегации.

В обязанности протокольной службы входит отслеживание хронометража программы пребывания гостей: мероприятия по возможности должны начинаться и заканчиваться в запланированное время. В назначенное время гостей встречает официальный представитель, соответствующий статусу главы делегации.

Центральное место в программе визита зарубежной делегации отводится деловой части. Ее содержание определяется целью и характером визита. Важнейшим элементом здесь являются переговоры, сопровождаемые подписанием совместных договоров, соглашений и других документов. Деловая часть программы может также включать визиты вежливости, деловые беседы и встречи, проведение выставок, ярмарок, презентации совместного предприятия, участие гостей в конференциях, выступления по радио и ТВ.

Визит вежливости главы зарубежной делегации принимающей стороне предшествует началу деловой части визита. Этот визит представляет собой как бы ответ гостя на встречу при его приезде.

Первую встречу обычно проводит руководитель учреждения, компании. В ходе этой встречи уточняется программа пребывания делегации, при необходимости в нее вносятся изменения. Такие визиты бывают кратковременными, наносятся с целью личного знакомства, выражения соответствующей персоне уважения и не предполагают обсуждения или решения каких-либо проблем. Во время визита подается легкое угощение — чай, кофе, вино. Инициатива ведения беседы во время визита принадлежит принимающей стороне. Наступившее молчание будет воспринято гостем как знак окончания визита. Инициатива ухода остается за гостем.

Деловые встречи, беседы дополняют обязательные визиты вежливости. В ходе таких встреч обсуждаются конкретные вопросы. При таких встречах отсутствует жесткая регламентация продолжительности встреч — ее определяют интересы дела, степень взаимопонимания и заинтересованности партнеров.

Презентации (от англ, present — представлять) проводятся по таким поводам как открытие выставки, юбилей организации, представление фирмы, продукции и др. При подготовке рассылаются приглашения. Обычно на мероприятие отводится 3–4 часа, из них 2 часа на официальную часть, оставшееся время — на проведение коктейля или фуршета. Гостям презентации вручаются сувениры рекламной направленности — календари, записные книжки, авторучки и т. п.

Переговоры выступают основной целью визитов. При этом протокольная служба подготавливает предложения по выбору места и времени их проведения, формированию делегации, оборудованию помещения, решению организационно-процедурных вопросов (язык переговоров, рассаживание участников, стенографирование).

На переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегации, в частности, слишком большая делегация может повредить делу. Глава делегации должен разбираться в предмете переговоров, экономических и юридических аспектах соглашения, которое нужно заключить, а также уметь вести переговоры. В состав делегации могут быть включены эксперты, способные оперативно дать содержательную правовую или экономическую оценку предложений партнера. С самого начала следует определить функции каждого члена делегации.

Протокольная служба должна предусмотреть оборудование места их проведения, особое внимание, обратив на удобство стульев и форму стола. Проведение переговоров за Т-образным столом исключается, поскольку он может подчеркнуть доминирующее положение хозяев встречи. Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности и вызвать оборонительные реакции. При проведении переговоров, как правило, используют прямоугольный стол. Более свободную атмосферу создает круглый стол (не случайно существует выражение «беседа за круглым столом»).

На столе не должно быть лишних документов. Цветы уместны только в низких вазах. Целесообразно поставить бутылки с водой. Фужеры обычно ставятся вверх дном — знак, что они не использованы. Наличие пепельниц на столе является знаком разрешения курить. Но в международной практике не принято курить в местах коллективной работы.

Хотя на переговорах предпочтение отдается языку принимающей стороны, необходимо позаботиться об организации качественного перевода выступлений и текстов документов.

Рассаживание за столом переговоров производится с учетом ранга и служебного положения участников. Главы делегаций могут сидеть во главе стола напротив друг друга (переводчики располагаются сбоку), а далее за столом садятся остальные члены делегаций согласно старшинству по нисходящей. Более распространен другой вариант: главы делегаций садятся в центре стола, напротив друг друга, а далее по обе стороны садятся члены делегации. При участии в переговорах трех сторон и более делегации располагаются по алфавиту (стран) по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют главы делегаций по очереди, также по алфавиту.

Начинать переговоры лучше в первой половине дня. Не стоит назначать рабочие встречи на ранние утренние или поздние вечерние часы, а также на обеденное время.

Первую встречу обычно начинают с взаимного представления. Первым представляется глава делегации принимающей стороны и представляет согласно старшинству членов своей делегации. Затем таким же образом поступает руководитель делегации гостей.

Сначала обсуждаются простые вопросы, по которым у сторон нет разногласий. Их обсуждение становится стимулом к обсуждению более дискуссионных тем. Переговоры ведут руководители делегаций. Члены делегаций принимают участие в разговоре лишь по приглашению своего руководителя.

При переговорах с зарубежными партнерами часто необходимы услуги переводчика. Перевод бывает параллельным (синхронным) и последовательным. В обычной деловой практике чаще всего прибегают к последовательному переводу, когда говорящий, сказав несколько фраз, останавливается и дает возможность переводчику перевести сказанное. Разговор с последовательным переводом занимает больше времени, чем без перевода. Это необходимо учитывать при организации мероприятий. Синхронный перевод в основном применяется на конференциях, конгрессах и крупных переговорах. В этом случае для переводчика оборудуется специальная звуконепроницаемая кабина с соответствующим оборудованием. По окончании переговоров переводчика следует поблагодарить.

Пресс-конференция проводится по итогам визита. С целью создания нормальных условий работы для журналистов обычно готовят комплект материалов, в который входят подборка рекламной литературы, проспекты, пресс-релиз, тексты выступлений, сувениры. Текст пресс-релиза должен сообщать только новые факты.

Приемы являются неотъемлемой частью программы визита. Главное содержание приемов — это не банкетный стол, а углубление и расширение контактов, получение информации в неформальной обстановке.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы без рассаживания и с рассаживанием за столом в соответствии с протокольным старшинством. Согласно международной практике, наиболее торжественными по своему характеру и наиболее почетными видами приемов являются завтрак (Lunch) и обед (Dinner). Они могут устраиваться как в ресторане, так и в частном доме.

Завтрак обычно начинается между 12.00 и 15.00 и продолжается 1–1,5 часа, из которых 40–60 мин гости проводят за столом. Меню традиционно включает одну — две холодные закуски, горячее рыбное или мясное блюдо и десерт. Перед завтраком подается аперитив.

На дневные приемы приходят в повседневном костюме, если форма одежды не указана в приглашении.

Обед — наиболее почетный вид приема, в связи, с чем требует профессионального обслуживания. Обычно начинается между 19.00 и 21.00, длится 2–2,5 часа (до ухода главного гостя). Обед проводится с рассаживанием за столом.

Приемы типа «коктейль» напоминают буфетный обед, но с той разницей, что число приглашенных здесь больше, угощение скромное, а гости проводят все время, отведенное для приема, стоя. Продолжительность такого приема не превышает 2 часов. Гости могут приходить и покидать прием в любой час отведенного на его проведение времени.

Прием типа «фуршет» формально отличается от приема «коктейль» большим количеством предлагаемых закусок.

Нередко обед предполагает особую форму одежды (смокинг или фрак для мужчин, вечернее платье для женщин), о чем указывается в приглашении.

Смокинг включает пиджак с атласным воротником и брюки с атласными лампасами. Он появился в Англии как клубный костюм для курения (от smoke — курить). Обязательные атрибуты смокинга — обтянутые атласом пуговицы, темный широкий пояс. К смокингу надевают галстук-бабочку. Смокинг может застегиваться на одну или две пуговицы, а может вообще не застегиваться. Классический цвет смокинга — черный или белый с кремовым отливом.

Для особо торжественных случаев предназначен и фрак. К нему прилагаются белый галстук-бабочка, накрахмаленная манишка, стоячий воротничок с загнутыми углами, белый жилет, черные лакированные туфли, белые перчатки. Пуговицы фрачной жилетки всегда должны быть застегнуты.

Женщины на протокольные вечерние мероприятия надевают платья, более нарядные и открытые, чем повседневные, как обычной длины, так и длинные из высококачественных тканей (шелк, креп, кружева). К ним возможны шелковые и кружевные перчатки. На вечерних приемах оправдано употребление золотых ювелирных украшений, но это должно отвечать чувству меры и хорошего вкуса.

При рассаживании за столом строго соблюдаются правила этикета. Почетным является место напротив входной двери, а если дверь находится сбоку — на стороне стола, обращенной к окнам, выходящим на улицу. Почетным считается место справа от организатора приема, вторым — слева от него. Наименее почетными считаются места на торцах стола. Составляют план рассаживания так, чтобы женщина не сидела рядом с женщиной, а мужчина с мужчиной.

Приходить на обед необходимо точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета.