Проверка на прочность

«Какое-то аналитическое заключение, о чем это он? Для чего оно нужно? Почему он мне это рассказывает? Может, взять и убежать? – мысленно недоумевал я.

«Надо написать маме сообщение, чтобы перезвонила через десять минут, а я потом, сославшись на важный разговор, по-тихому уйду» – продолжал я активно разговаривать сам с собой, пока Ваня пытался мне что-то объяснить.

Мне безумно хотелось вскочить и сбежать в неизвестном направлении, но я так и продолжал сидеть на своем стуле.

– Ты сказал, что вся информация должна быть изложена в аналитическом заключении. Какой смысл в нем? Для его подготовки требуется слишком много времени. Нельзя просто, допустим, от руки набросать план действий, и все? А остальное держать в голове?

«Неужели это все я спрашиваю. Сейчас бы подушку. Как же спать-то хочется».

– Нельзя, – безапелляционно заявил мой мудрый собеседник. – При написании и прочтении заключения проще анализировать информацию, сопоставлять факты и проводить сравнительную оценку деятельности организации. Так вы будете понимать, в каком состоянии находится ваша компания.

Для лучшего понимания проблемы и ее причины можно использовать графики, таблицы, диаграммы и так далее. Когда наглядно показана информация, проще понять причину проблемы. И потом, вы не можете держать в уме все цифры или большое количество данных.

Если у вас в таблице указаны данные за этот месяц, за прошлый и позапрошлый, что вы станете делать, когда ее увидите?

– Сравнивать цифры и смотреть, в какую сторону идут изменения. Или уменьшаются, или увеличиваются, – в институте мы делали сравнительные анализы, поэтому не возникало трудности в ответе.

– Правильно. Это первое, что приходит на ум. Дальше представьте, что произошло уменьшение продаж. Что интересует?

– Почему это произошло.

– Отлично. А дальше, что будете делать, когда установите причину?

– Буду искать решение, если оно есть.

– Точно. Или само собой рассосется, да?

– Как вариант!

«Опять меня подкалывает. Надо отказываться от этого выражения, а то совсем доведет меня».

– Забавно. Ладно, идем дальше. Всю эту информацию вы должны получить и отразить в аналитическом заключении. Если вам сложно запомнить название, то можно заменить на отчет. Представьте себе отчет, который бы вы хотели видеть и который бы содержал все нужные сведения и выводы. Разработайте требования к этому отчету. Что он должен содержать. Графики, анализ данных и выводы. На какие вопросы вы бы хотели получить ответы.

Неоспоримая польза в том, что в нем изложена вся информация. Каждый участник этого процесса должен помнить о целях и действиях, которые требуется совершить, чтобы не было никаких разночтений. А что, если у ваших сотрудников при подготовке отчета возникнут какие-то идеи, и вы сможете их реализовать с пользой для компании? Команда должна действовать сообща и преследовать одни цели. Должно быть единое понимание проблемы, над которой они собираются работать. И потом, вы всегда можете вернуться к этому заключению, проанализировать те результаты, которые получились в действительности, сравнить их с планируемыми результатами и, соответственно, внести изменения. Невозможно запомнить все. И еще. Помните, как поется в песне: «Девушки бывают разные»? Так вот, сотрудники тоже бывают очень разными, с разным типом восприятия, с разным интеллектом и способностью к анализу, разным профессионализмом и личными качествами. Они разные даже по отношению к разным задачам. Это надо непременно учитывать. Одну и ту же информацию каждый сотрудник может донести по-разному. Кто-то может переоценить возможности компании, не учитывать ситуацию на рынке или другие внешние и внутренние факторы, и, как следствие, не увидеть реальных рисков для компании. Некоторые намеренно искажают данные, чтобы показать свою работу, которой в действительности нет. Можно видеть одни и те же цифры, но сделать разные выводы. Поэтому, когда вы читаете отчет, вы можете увидеть факты или цифры и не согласиться с выводами своих сотрудников. Можете прийти к совершенно противоположным выводам. С отчетом это сделать намного проще. Почему у вас такое лицо? Что-то не так?

– Просто пытаюсь понять и запомнить, что ты мне сейчас говоришь! Можешь продолжать свой рассказ, – сказал я, а про себя подумал, что я все равно половину не слушаю и не понимаю.

– Вы все время отвлекаетесь. Я вам рассказывал о пользе заключения. Еще надо понять и определить результаты, которые вы желаете получить после совершенных действий, определить масштабы действий и их возможное влияние на другие области деятельности компании. Главное также не забыть составить список лиц, которые будут участвовать в реализации поставленных планов.

«Зачем он все это мне рассказывает? Какой смысл? Может, спросить его? Да ну, неудобно как-то. Однако и терять время тоже смысла никакого».

– То есть к этому процессу можно подключить несколько лиц? Ты говорил, что нельзя дать поручения какому-нибудь сотруднику и ждать от него результатов, а теперь ты говоришь, что надо составить список лиц.