Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Не ведись на «фальшивых лягушек» и не давай им себя запутать! Задачи, над которыми ты работаешь, используя метод «съешь лягушку», всегда должны иметь прямое положительное влияние на цели более высокого уровня. Когда же дело доходит до особо уродливых лягушек, у Трейси есть для тебя совет: «Если уж нужно съесть лягушку, нет смысла сидеть и пристально ее рассматривать». Не размышляй долго о том, как невыносима и скучна эта задача. Просто сядь и выполни ее – вот решение, которое продвинет тебя дальше.

Итак: закрой глаза – и вперед!

 Руководство

Прежде чем ты займешься своими лягушками, сначала идентифицируй их. Для того чтобы отобрать самых крупных из них, ориентируйся на план ниже:

Шаг 1: найти самые неприятные задачи!

✓ Какие из твоих задач отнимают много времени или нервов?

✓ К чему тебе приходится принуждать себя больше всего?

✓ Какие пункты из списка дел не дают тебе заснуть ночью?

✓ За выполнение каких задач ты заплатил бы больше всего денег?

✓ Какую задачу ты уже давно откладываешь?

Шаг 2: найти важные задачи, а второстепенные задачи вычеркнуть!

✓ Какие задачи имеют прямое влияние на твои цели?

✓ По шкале от 1 до 10: насколько важны твои задачи?

✓ Какие задачи оказывают наибольшее позитивное влияние на твою жизнь?

✓ Какие задачи не помогают тебе продвигаться дальше?

✓ Если бы ты мог сделать только одно дело для достижения своих целей, что бы это было?

После того как ты определился со своими лягушками, определи их последовательность и выбери ОДНУ задачу, которая наиболее важна для тебя в данный момент.

Завершая, сразу зарезервируй время на следующее утро, когда ты, без помех и не отвлекаясь, сможешь заняться этой задачей.

 Пример

Лягушек не всегда легко идентифицировать. Поэтому посмотри на типичные примеры лягушек:

✓ Написать отчет

✓ Подготовить презентацию

✓ Позвонить клиенту

✓ Попросить начальницу об отпуске

✓ Заняться английским языком

✓ Бег/Занятие спортом

✓ Здоровый завтрак

То же самое и с фальшивыми лягушками – задачами, которые только кажутся важными, но на самом деле им не следует отводить приоритетную роль:

✓ Убраться на письменном столе

✓ Сортировка электронных писем

✓ Вынести мусор

✓ Провести встречу с коллегами

✓ Сменить интернет-провайдера

✓ Сделать покупки

✓ Собрать информацию

 Задание

Определи свою самую большую лягушку на данный момент, выдели время на следующее утро, затем «съешь» ее на завтрак.

#2. Эффект Парето

 Одно предложение

Эффект Парето показывает, какие 20 процентов твоих задач отвечают за 80 процентов результатов.

 Как это работает

Если ты хочешь достичь целей и воплотить свои планы в жизнь, совершай правильные поступки. Это означает: будь эффективным. Если при этом ты хочешь сэкономить время, ты должен выполнять свои задачи как можно более эффективно. Это, в свою очередь, означает, что ты должен действовать рационально. При этом эффективность всегда важнее рациональности. То, что ты делаешь, намного важнее того, как ты это делаешь! Конечно, есть смысл работать рационально, но любая рациональность ничего не стоит, если ты применяешь ее к неправильным задачам.

Чтобы найти правильные задачи, давайте сделаем небольшой экскурс в экономику и познакомимся с эффектом Парето. После этого легче будет оценить, какие задачи имеют для тебя важность, а какие действия лишь тратят твое время.

Вильфредо Парето был итальянским профессором экономики; его сильной стороной была статистика. В одном из своих самых известных исследований он доказал принцип 80/20, который впоследствии стал известен под названиями «эффект Парето», «распределение Парето» или «принцип Парето».

Речь идет о следующем: Парето обнаружил, что богатство распределено в обществе очень неравномерно. В частности, он установил, что 80 % богатства принадлежит 20 % населения. Это распределение можно обобщить и применить ко многим областям, помимо экономики.

Общий принцип Парето таков: только 20 % усилий обеспечивают 80 % результата. Дисбаланс часто бывает еще выше: 90/10, 95/5 или 99/1. Но обычно применяется соотношение 80/20. Применительно к тайм-менеджменту это означает следующее:

✓ За 20 % своего времени ты достигаешь 80 % успеха.

Оставшиеся 80 % времени тратятся на оставшиеся 20 % результата. Другими словами, если у тебя есть список дел с десятью задачами, которые предстоит выполнить, две из них имеют такую же ценность, как остальные восемь, вместе взятые. Графически это выглядит так:

Некоторые из твоих задач приведут к цели намного быстрее, чем остальные, и именно эти задачи нужно найти. Поэтому каждый раз, когда ты приступаешь к новой задаче, спрашивай себя: «Является ли это действие частью ценных 20 %?» Если нет, отодвинь их на второй план! Отныне сосредоточься в первую очередь на задачах, которые приносят хорошие результаты. Сортируй задачи, расставляя приоритеты и используя все преимущества эффекта Парето.

 Руководство

Ты можешь использовать принцип Парето всякий раз, когда хочешь сравнить между собой задачи, которые служат одной и той же цели. Вот как ты можешь решить, принесет ли действие большую выгоду или совсем незначительную: