Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Шаг 1: Поставь цель и запиши ее!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 2: Составь обзор необходимых рабочих задач!

✓ Какие задачи ты должен выполнить?

Шаг 3: Определи свои задачи для 20 % времени!

✓ Какие задачи дают лучшие/наибольшие результаты?

Шаг 4: Определи свои задачи для 80 % времени!

✓ Какие задачи приносят совсем немного успеха?

Шаг 5: Расставь приоритеты!

✓ Сосредоточься исключительно на задачах из списка 20-ти процентов и не обращай внимания на все остальные!

Тебе придется немного поэкспериментировать, чтобы выяснить, какие действия повседневной и профессиональной жизни приносят высокие результаты. Как только ты определишь, что входит в список 20 процентов, сразу окажешься на пути к коренному изменению распределения времени и задач.

 Пример

На первый взгляд распределение Парето 80/20 кажется негибким и непрактичным. Но на самом деле это совершенно не так. Принцип Парето можно применить ко многим сферам жизни, и он поможет тебе правильно расставить приоритеты.

Давай посмотрим на некоторые примеры этой закономерности:

✓ 80 % твоих результатов являются следствием 20 % всех усилий.

✓ 80 % прибыли предприятия приходится на 20 % продукции.

✓ 80 % оборота обеспечиваются 20 % клиентов.

✓ 80 % твоего прогресса в обучении достигается за счет 20 % лекций.

✓ 80 % своего свободного времени ты проводишь с 20 % самых близких друзей и знакомых.

Невозможно однозначно определить задачи Парето. Однако, как правило, достаточно знать, какие задачи больше, а какие меньше способствуют успеху или достижению желаемых результатов. Вот несколько примеров вопросов, которые помогут это понять:

Какие задачи…

… обязательны для твоей цели?

… особенно неприятны?

… ты часто откладываешь?

… приносят результат здесь и сейчас?

… продвигают тебя вперед в долгосрочной перспективе?

… упрощают все остальное?

… необходимы/не нужны?

… ты можешь вычеркнуть без последствий?

 Задание

Найди 20 % задач в своем списке дел (и в своей жизни), которые обеспечивают тебе 80 % всех результатов, и займись исключительно этими делами!

#3. Формула SMART

 Одно предложение

С помощью формулы SMART ты можешь сформулировать четкие и мотивирующие цели.

 Как это работает

Цели очень важны для тайм-менеджмента. Если в повседневной жизни ты не ставишь перед собой никаких целей, то никогда не сможешь разумно и рационально использовать свое время, ведь в твоем распоряжении слишком много разных вариантов действий. Без четкой формулировки цели существует риск того, что большая часть твоего внимания и энергии будет потрачена впустую на второстепенные вопросы. Как же следует формулировать цели? Ответ прост: как можно более четко! В управлении проектами есть хороший и простой подход: цели должны быть SMART. Вот что стоит за формулой SMART:

✓ S: spezifisch (конкретный)

✓ M: messbar (измеримый)

✓ A: attraktiv (привлекательный)

✓ R: realistisch (реалистичный)

✓ T: terminiert (ограниченный во времени)

Таким образом, чтобы обеспечить результат, ваши цели должны соответствовать пяти характеристикам: конкретность, измеримость, привлекательность, реалистичность, ограниченность по времени. Сначала максимально конкретно сформулируй свою цель. Потому что ты можешь уверенно работать над результатом только в том случае, если четко и точно определишь цель. Она должна быть не расплывчатым желанием, а первым шагом к реализации.

ЧЕМ КОНКРЕТНЕЕ ТЫ ОПРЕДЕЛИШЬ ЦЕЛЬ, ТЕМ ЛУЧШЕ СМОЖЕШЬ ПРЕДСТАВИТЬ СЕБЕ РЕЗУЛЬТАТ, А ЗНАЧИТ – С БОЛЬШЕЙ ВЕРОЯТНОСТЬЮ ДОСТИГНЕШЬ ЕГО.

Кроме того, все цели должны быть измеримыми – поддающимися количественной оценке. В противном случае невозможно проверить, последовательно ли ты работал над своими целями и достиг ли их в конце концов. Обычно это легче реализовать в профессиональной жизни, чем в личной, но все же стоит попробовать все, чтобы получить конкретные данные. Кроме того, ты должен уметь привлекательно и адекватно формулировать свою цель, чтобы не попасть в мотивационную яму, а иметь желание действительно достичь цели. С другой стороны, гипертрофированные или скучные цели не продвинут тебя вперед. Не забывай: постановка целей – сложная штука. Конечно, это совершенно нормально, что ты хочешь высоко подняться. Но твои цели всегда должны оставаться реалистичными и соответствовать текущей действительности. Если ты формулируешь свои цели таким образом, что достичь их совершенно нереально, вся концепция бессмысленна. Последнее важное качество твоих целей заключается в том, что они должны быть ограничены во времени. Только когда цели привязаны к временным рамкам, ты можешь начать последовательно достигать их.

Формула SMART – это хороший инструмент, с помощью которого ты можешь быстро и легко сформулировать свои цели. Пять качеств гарантируют, что цели будут конкретными и понятными и тебе не придется тратить много времени на планирование. В результате ты получишь не только четкий план действий, но и ощутимый заряд мотивации.