Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Для эффективного управления временем без долгосрочных планов не обойтись. Для конкретных действий и видимых результатов решающее значение имеет ежедневное планирование. Только если тебе удастся разбить глобальные цели на ежедневные задачи, ты добьешься быстрого прогресса. Для ежедневного планирования, которое способствует тому, что ты не перегружаешь свой день задачами, а работаешь эффективно, можно использовать метод ALPEN. Концепция Лотара Зайверта состоит из пяти этапов планирования и не требует много времени для внедрения. Вот что представляет из себя метод ALPEN:

✓ A: Запись задач и сроков выполнения (Aufgaben)

✓ L: Оценка продолжительности действий (Länge)

✓ P: Планирование буферного времени (Pufferzeiten)

✓ E: Принятие решений (Entscheidungen)

✓ N: Последующий контроль (Nachkontrolle)

Сначала составь список всех задач, которые хочешь выполнить в определенный день и определи сроки их исполнения. Важно делать это в письменной форме. Затем оцени продолжительность каждого действия. Для этого ты можешь опираться на собственный опыт или сравнивать с аналогичными задачами (как правило, лучше закладывать больше времени!). Дополни свой список дел, указав рядом с каждым действием его предполагаемую продолжительность.

На этом этапе часто становится ясно: список перегружен – ты должен провести сортировку! Таким образом мы подходим к следующему пункту метода ALPEN: буферному времени. Каким бы хорошим ни был твой план на день, он никогда не будет выполен на 100 процентов. Вот почему необходимо учитывать буферное время при составлении ежедневного плана. Известное эмпирическое правило из специализированной литературы гласит: планируй только 50–60 процентов своего рабочего времени, а остальное резервируй на случай непредвиденных обстоятельств! На первый взгляд это кажется слишком непродуктивным, но опыт показывает, что пожиратели времени – прокрастинация, неожиданные события, отвлекающие факторы и помехи – крадут у нас больше, чем мы думаем.

Буферное время поможет тебе справиться с этим и даст свободу действий. Оно также может быть использовано для восстановления сил между двумя задачами (если дела идут хорошо). Или его можно посвятить более сосредоточенной работе. Далее, когда задачи и их продолжительность определены и зарезервированы 50 процентов дня, ты должен решить, какие задачи из списка будут включены в план на день. Подумай о своих главных целях и сосредоточься на самых важных задачах. Расставь разумные приоритеты и осознанно решай задачи, которые действительно помогут тебе продвинуться вперед. Остальное придется отложить, отменить или выполнить в дополнительное рабочее время.

После завершения процесса отбора твой новый план на день в основном готов. На последнем этапе метода ALPEN ты должен провести его критический контроль. Будь честным и объективным, чтобы планирование принесло тебе максимально возможную пользу. Регулярно спрашивай себя: реалистичен ли мой план? Не беру ли я на себя слишком много? Правильно ли были оценены задачи и время? Где недавно возникали проблемы? После такой проверки можно рассчитывать, что в твоих руках надежный план, который разгрузит тебя и поможет продуктивно провести день.

 Руководство

Метод ALPEN – это простой и гибкий инструмент, который ты можешь использовать для быстрого создания продуманного плана на день. Для этого нужно сделать всего пять шагов:

Шаг 1: Запиши задачи и сроки!

✓ Что в твоем списке дел?

Шаг 2: Оцени продолжительность выполнения задач!

✓ Сколько времени занимают твои задачи?

Шаг 3: Запланируй буферное время!

✓ Планируй максимум 50–60 процентов своего рабочего времени!

Шаг 4: Прими решение!

✓ Какие задачи попадут в твой план на день?

Шаг 5: Последующий контроль!

✓ Является ли твой план разумным и сбалансированным?

Метод ALPEN – последовательный. После выполнения шага № 5 ты снова возвращаешься к шагу № 1 и т. д., а результаты оказывают влияние друг на друга. Поэтому убедись, что не застрял в бесконечном цикле планирования.

ЗАКОНЧИ ПЛАНИРОВАТЬ ДЕНЬ, КОГДА ОН ДОСТАТОЧНО ХОРОШ – ОН ВСЕ РАВНО НЕ БУДЕТ ИДЕАЛЬНЫМ.

 Пример

Твой план на день сильно зависит от имеющихся условий и состояния, в котором ты находишься. Например, часто будут возникать встречи и сроки, которые нельзя отложить или перенести, и поэтому их нужно будет включить в план в обязательном порядке. Кроме того, в некоторые дни ты будешь более эффективным и мотивированным, чем в другие.

Эти изменения также необходимо учитывать при работе с методом ALPEN. Для лучшего понимания давай рассмотрим пример:

Шаг 1 и 2: Запиши задачи/оцени их продолжительность!

✓ Провести встречу с клиентом (15 минут)

✓ Настроить новое программное обеспечение (45 минут)

✓ Подготовить презентацию (45 минут)

✓ Перезвонить коллеге (15 минут)

✓ Ответить на электронные письма (30 минут)

✓ Проверить резюме (45 минут)

✓ Написать отчет о проекте (90 минут)

✓ Организовать поездку (60 минут)

Шаг 3: Запланируй буферное время!