Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Планировать правильно не так уж и легко. Особенно если ты никогда еще этим не занимался системно или делал это очень редко. Чтобы помочь тебе ничего не упустить из поля зрения при ежедневном планировании, рассмотрим несколько лучших примеров из практики и то, как их можно внедрить в жизнь.

Пример 1 (планирование в письменной форме):

✓ Планы не работают, если они существуют только у тебя в голове. Вот почему ты должен всегда планировать в письменной форме, фиксировать все планы, независимо от того, какого они уровня. Только на бумаге идеи превращаются в четкие планы, с которыми ты можешь работать.

Пример 2 (гибкое планирование):

✓ Планы не должны быть статичными и ограничивать тебя. Иначе ты по собственной вине окажешься под их давлением, а твое продвижение к цели будет блокироваться. Всегда планируй гибко и быстро реагируй на неожиданные события или новые условия. Процесс планирования должен динамически адаптироваться к твоей жизни, а не наоборот.

Пример 3 (планировать регулярно):

✓ Планируй регулярно – желательно ежедневно. Каждый вечер перед сном собирай все важные задачи и составляй план на следующий день. У этого есть большое преимущество: если ты составишь свой план на день накануне вечером, подсознание будет работать над ним, пока ты спишь.

 Задание

Используй концепцию уровней планирования и структурируй свои цели и задачи на текущий год!

#12. Закон Паркинсона

 Одно предложение

Согласно закону Паркинсона, объем работы увеличивается, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение. Его можно использовать, чтобы устанавливать разумные сроки исполнения задач.

 Как это работает

Многие люди обращаются очень расточительно со своим временем, потому что они так привыкли или же они ориентируются на поведение окружающих. Это касается предпринимателей, наемных сотрудников, студентов, пенсионеров и многих других. В этом виновата наша восьмичасовая культура – она способствует мышлению в категории: «Если уж у меня есть восемь, девять или десять часов, я должен использовать все это время для выполнения своих задач». Сам по себе подход понятен, но такой образ действий имеет мало общего с производительностью. Это не более чем произвольная интерпретация, ведь продолжительность задачи должна зависеть не от наличия времени, а от ее сложности и качества решения. К сожалению, приходится наблюдать прямо противоположное. Британский социолог Сирил Паркинсон исследовал эту связь и обобщил результаты своих многочисленных исследований в законе, названном его именем:

✓ Задача расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение.

Задачи без точно установленного срока исполнения могут быть до бесконечности растянуты во времени. В таких условиях быть продуктивным практически невозможно, потому что мы мастерски саботируем самих себя и всегда ищем, на что отвлечься. И лишь приближающийся дедлайн заставляет работать активнее. Мы вынуждены сосредотачиваться на важных вещах, потому что на второстепенные не остается времени.

ВОТ ПОЧЕМУ УСТАНАВЛИВАТЬ КРАЙНИЕ СРОКИ ТАК ПОЛЕЗНО: ОНИ НЕУДОБНЫ И РАЗДРАЖАЮТ, НО ПРИНОСЯТ ПОЛЬЗУ.

Если у тебя есть 24 часа, чтобы написать отчет, нехватка времени вынуждает сосредоточиться только на том, что абсолютно необходимо. Ты должен расставить приоритеты, отбросить неважное и работать эффективно. Отчет нужно сдать на следующий день – нельзя терять время! Если же у тебя есть неделя, то первые несколько дней ты тратишь время на непродуктивные дела, останавливаешься на множестве мелочей, а к концу пишешь отчет более сосредоточенно. Но если у тебя, не дай Бог, есть месяц, ты тратишь время впустую, стремишься к совершенству, исследуешь каждую пока еще совсем не важную для тебя деталь и можешь забыть об эффективной работе.

По этой причине следует как можно чаще определять крайние сроки исполнения и пользоваться законом Паркинсона. Важно не только устанавливать для себя обязательные сроки на ближайшее время, но и придерживаться их. Дедлайны, которые станут актуальными только через несколько недель или месяцев, никуда тебя не приведут. Они только создадут ментальное напряжение и заставят работать неэффективно. Также мало помогают сроки, не оказывающие вообще никакого давления.

ЕСЛИ ТЫ С САМОГО НАЧАЛА ЗНАЕШЬ, ЧТО ПРЕВЫШЕНИЕ ДЕДЛАЙНА НЕ БУДЕТ ИМЕТЬ ПОСЛЕДСТВИЙ, ТО ТВОЙ ДЕДЛАЙН БЕССМЫСЛЕНЕН И БЕСПОЛЕЗЕН.

Работая с дедлайнами, находящимися в отдаленном будущем, основную цель ты должен разбить на промежуточные шаги и определить для каждого из них обязательные сроки исполнения. Так ты не будешь отвлекаться и сможешь сосредоточиться на главном. Цель состоит в том, чтобы ты, контролируя свой главный дедлайн, сначала концентрировался бы на ближайших мини-дедлайнах и благодаря этому работал продуктивно.

 Руководство