Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Ты можешь легко включить этот процесс в свою повседневную жизнь и тем самым лучше организовать процесс работы. Один или несколько раз в день записывай всю информацию, задания и обязательства – так ты сможешь ничего не упустить из поля зрения.

Затем отсортируй все входящие данные, расставь приоритеты и избавься от лишнего. Далее собери все важные задачи в один список и организуй хранение соответствующей информации таким образом, чтобы при необходимости ее можно было быстро найти. Рабочий процесс будет выглядеть примерно так:

Если в начале ты тонул в беспорядочном потоке задач, то в конце процесса получишь четкую и легко контролируемую систему, с которой намного легче работать. Кроме того, система хранения создает порядок в твоей голове и делах, что также экономит время и бережет нервы. Для сравнения: твой прежний образ мышления был таким: «Я должен сразу разобраться со всем, что приходит мне в голову или ложится на стол». Новая стратегия иная: «Сначала я собираю всю информацию и задачи в одном месте, потом сортирую, а займусь ими позже».

Процесс разделения на блоки не имеет каких-либо точных предписаний, а основывается на содержании задач и времени их выполнения: задачи, которые требуют аналогичных решений, имеют похожие условия или подразумевают использование одних и тех же инструментов, могут быть легко объединены в один блок задач. Короткие задачи и подзадачи больше подходят для группирования, чем большие, которые сами по себе отнимают много времени. При необходимости их тоже можно разделить на отдельные рабочие шаги и впоследствии добавить в соответствующие блоки задач.

 Руководство

Рутинные задачи особенно подходят для объединения в блоки, поскольку они возникают регулярно и их легко планировать. Так они формируют каркас для ежедневного планирования, которое базируется на блоках задач. Как это сделать:

Шаг 1: Собери все задачи в список!

✓ С какими задачами ты сталкиваешься сейчас и будешь иметь дело в будущем?

Шаг 2: Упорядочи свои задачи!

✓ Можешь ли ты сгруппировать определенные задачи по категориям?

Шаг 3: Организуй похожие задачи в блоки (Task Chunks)!

✓ В каких случаях имеет смысл группировать задачи?

Шаг 4: Четко распланируй блоки задач!

✓ К какому сроку ты выполнишь каждый из блоков задач?

Некоторые задачи не могут быть включены в блоки, потому что они ограничены во времени и должны быть выполнены как можно быстрее. Поэтому обращай внимание на конечные сроки твоих задач, чтобы не ошибиться в планировании. Если в твои проекты вовлечены другие люди, нужно проанализировать: возможно, эти проекты также стоит разбить на блоки.

Кроме того, для отдельных блоков задач полезно выделять фиксированные временные рамки, в которых ты будешь имееть дело исключительно с определенными группами задач. У этого есть два преимущества: во-первых, ты работаешь более сосредоточенно, а во-вторых, дедлайн заставляет тебя фокусировать внимание на задачах. Таким образом блоки задач становятся хорошим дополнением к другим методам тайм-менеджмента.

 Пример

Группирование в блоки (Chunking) зависит от твоих аналитических и организационных навыков. Ты сможешь сформировать эффективные блоки задач только в том случае, если будешь продуманно и умело разделять и группировать свои задачи. Посмотри следующие примеры:

Пример 1 (рутинные задачи, электронная почта):

✓ Написать электронное письмо г-же Мейер

✓ Составить электронное письмо клиенту № 1

✓ Ответить на письмо от клиента № 2

✓ Прочитать письмо от шефа

✓ Удалить спам-письма

Пример 2 (поиск информации):

✓ Завершить поиск информации для отчета о новом проекте

✓ Собрать данные для совещания на следующей неделе

✓ Запросить информацию для нового коммерческого предложения

✓ Проверить работу практиканта по сбору информации

✓ Начать поиск информации для следующего отпуска

Пример 3 (хранение):

✓ Убраться на столе

✓ Отсканировать документы

✓ Подшить документы

✓ Проверить канцелярские товары

✓ Отсортировать налоговые документы

 Задание

Используй блоки задач (Task Chunks) для следующего планирования дня и сгруппируй задачи из своего списка дел!

#15. Техника помидора

 Одно предложение

С помощью техники помидора ты разделяешь свою задачу на этапы и работаешь над ними в течение небольших интервалов времени.

 Как это работает

Техника помидора – один из самых современных методов тайм-менеджмента, разработанный итальянцем Франческо Чирилло в 1980-х годах. На самом деле, Чирилло обнаружил эту технику довольно случайно – после того как обратил внимание на некоторые ее особенности, проводя эксперимент на себе. У нашего итальянского знакомого было много дел: многочисленные и разнообразные задачи с затяжными дедлайнами, которые зачастую были назначены на несколько недель вперед. Это настолько блокировало его, что он никак не мог заставить себя начать выполнять дела из своего списка. Совсем перегруженный заботами, Чирилло решил провести необычный эксперимент над собой. Он достал из шкафа маленький кухонный таймер, который обычно использовал для варки яиц, установил его на 25 минут и заключил договор с самим собой: