Читаем Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота полностью

Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Правило двух минут – это концепция американского гуру тайм-менеджмента Дэвида Аллена, которая помогает организовать повседневную жизнь. Это простое правило способствует продуктивной работе и защищает список дел от перегрузки. Вот это правило:

✓ Если ты можешь выполнить задачу за две минуты, сделай это сразу. Если процесс занимает больше двух минут, занеси задачу в свой список дел и займись ею позже.

Объясню подробнее: если ты можешь прочитать, понять, отредактировать и сохранить электронное письмо за две минуты – сделай это сейчас. Если же ты считаешь, что это займет больше времени, помести эту задачу в свой список дел. Так просто и в то же время так продуктивно. Правило двух минут гарантирует, что ты быстро приступишь к делу и избежишь лишних действий, связанных с организацией. Эта концепция не различает срочные задачи и те, которые можно выполнить позже. Речь идет о том, считаешь ли ты задачу важной: если это так и ты можешь справиться с ней за две минуты, займись ею немедленно; если нет, внеси задачу в список и запланируй ее выполнение на потом. Причина двухминутного ограничения объясняется тем, что для планирования и отслеживания некоторых задач в целом может потребоваться больше времени, чем на то, чтобы выполнить их сразу же.

Говоря иначе: пределы эффективности ограничиваются двумя минутами. Если задача не важна, ее вообще следует игнорировать. Если же она важна, ее необходимо выполнить эффективно. Так что либо делай это быстро (обработка электронных писем), либо – в случае более сложных проектов (написание отчета) – планируй и действуй стратегически.

ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ – ЭТО «ФИЛЬТР» ДЛЯ МЕЛОЧЕЙ, С КОТОРЫМИ ТЫ СТАЛКИВАЕШЬСЯ В ПОВСЕДНЕВНОЙ ЖИЗНИ.

Оно поможет принять решение, как справляться с новыми задачами, и защитит список дел от переполнения. Ты избежишь скопления мини-задач и быстрее войдешь в поток, поскольку быстро справишься с мелкими задачами. Параллельно ты улучшишь общую организацию работы, потому что автоматически станешь мыслить и анализировать свои задачи поэтапно. Тебе станет намного легче выполнять ежедневные задачи, если ты будешь придерживаться правила двух минут. Просто оцени, сколько времени уйдет на решение определенной проблемы и определи, важно это для тебя или нет.

Поначалу правило двух минут кажется слишком ограничивающим, но это совсем не так. Более того, ты можешь использовать двухминутное временное окно в качестве ориентира и, в зависимости от ситуации, раздвигать его границы до пяти, десяти или пятнадцати минут. Просто следи за тем, чтобы выбранные временные рамки не снижали твою эффективность и продуктивность. В зависимости от персонального рабочего ритма тебе может показаться целесообразным сократить продолжительность до одной минуты (или меньше), потому что у тебя либо мало времени и нужны быстрые результаты, либо ты хочешь немедленно приступить к основному действию. Кроме того, не обязательно использовать правило двух минут в течение всего дня. Эта концепция – не мера, принуждающая тебя быть продуктивным, а средство, позволяющее правильно оценивать новые задачи и эффективно над ними работать. Правило двух минут обостряет чувства и помогает не упускать ситуацию из-под контроля. Оно заставляет тебя оценивать каждую новую задачу и делает максимально простым принятие решения о дальнейших действиях.

Руководство

Ты можешь применять правило двух минут во всех сферах жизни. Оно многофункционально и может использоваться всякий раз, когда ты сталкиваешься с новой задачей. Задай себе два вопроса:

Вопрос 1: Важна ли задача?

✓ Нет: игнорируй задачу!

✓ Да: перейди к вопросу 2!

Вопрос 2: Могу ли я выполнить задание за две минуты?

✓ Нет: запланируй выполнение задачи, внеси ее в свой список дел, чтобы заняться ею позже!

✓ Да: выполни задачу немедленно!

С помощью этой системы ты не только улучшишь свои организаторские способности, но и почувствуешь душевный подъем, «наберешь обороты» и выполнишь намного больше задач, чем раньше, к тому же очень эффективно. Но лучше всего то, что все задачи, которые ты выполнишь сразу, не попадут в твой список дел. Ты как бы отсекаешь их, прежде чем успеваешь записать.

Пример

Применяя правило двух минут, ты должен уметь быстро оценивать новые задачи (важные они или неважные?) и правильно определять длительность их выполнения (более или менее двух минут?). Посмотри на следующие примеры и спонтанно реши, как бы ты применил правило двух минут.

Пример 1 (работа):

✓ Прочитать электронное письмо

✓ Перезвонить коллегам

✓ Найти и проанализировать показатели

✓ Отсканировать документ

✓ Написать отчет

Решение для примера 1:

✓ Прочитать электронное письмо (сделать немедленно!)

✓ Перезвонить коллегам (внести в список дел!)

✓ Найти и проанализировать показатели (сделать немедленно!)

✓ Отсканировать документ (сделать немедленно!)

✓ Написать отчет (внести в список дел!)