Читаем Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0 полностью

Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

Цель управления проектами – структурировать и распределить ресурсы для эффективной разработки и реализации решения в части процессов, систем, организационной структуры и должностных обязанностей. Цель управления изменениями – помочь каждому сотруднику, которого затрагивают изменения, успешно перестроиться исходя из требований решения [PROSCI].

Управление изменениями и управление проектами – это инструменты, которые следует применять независимо от того, какие именно изменения намечаются. Всегда, когда вносятся изменения в процессы, системы, организационные структуры или должностные обязанности, необходим структурированный подход к управлению как технической, так и человеческой составляющей запланированных изменений. В каждой инициативе по трансформации этот подход будет воплощаться по-разному. Менеджеры проектов и менеджеры по управлению изменениями работают вместе на одну и ту же цель, но у каждого из них своя роль и свои задачи.

Руководитель проекта:

● определяет основные этапы и задачи, которые должны быть выполнены;

● планирует необходимые ресурсы и их совместную работу;

● определяет рамки проекта (что он будет охватывать, а что нет).

Менеджер по управлению изменениями:

● формулирует ключевые тезисы, которые должны транслироваться сотрудникам;

● работает со спонсорами проекта, чтобы сформировать сильную и активную коалицию высших руководителей;

● готовит обоснования необходимости изменений для всех сотрудников организации, еще до того, как появятся конкретные детали решения.

В наиболее успешных проектах трансформации все эти действия являются составляющими единого плана проекта. Управление изменениями – термин широко используемый и порой сбивающий с толку. На следующем рисунке показаны три наиболее распространенных уровня управления изменениями:

Цели на трех уровнях управления изменениями:

● На персональном уровне. Способствовать успеху, поддерживая людей на их личном пути изменения.

● На уровне проекта. Увеличить эффект и отдачу от инвестиций, способствуя принятию и реализации изменений.

● На уровне предприятия. За счет внедрения управления изменениями обеспечить стратегическое целеполагание, смягчение эффекта накопленной усталости от изменений и большую адаптивность.

В конечном счете управление изменениями на любом уровне фокусируется на том, чтобы помочь сотрудникам воспринять изменения, адаптироваться к ним и использовать их в своей повседневной работе.

Компания PwC рекомендует 10 принципов управления изменениями в ходе бизнес- и цифровых трансформаций [Aguirre and Alpern 2014]:

1. Обеспечьте лидерство на основе корпоративной культуры (как правило, через генерального директора).

2. Начните с самого верха (высшее руководство).

3. Вовлекайте каждый уровень организации (включая среднее звено и рядовой персонал).

4. Сочетайте рациональное обоснование необходимости изменения с эмоциональным.

5. Прививайте новое мышление (делайте решения видимыми, уделяйте время рядовым сотрудникам, убедитесь, что у среднего звена и рядовых сотрудников есть прямой контакт с клиентами).

6. Вовлекайте, вовлекайте, вовлекайте (больше, чем просто один посыл на старте инициативы).

7. Выходите за ограничительные флажки (это относится ко всем, кто обладает авторитетом и влиянием):

○ воздавайте должное тем, кто созидает (награды);

○ формируйте доверенные центры (люди, к которым можно обратиться);

○ выдвигайте послов перемен и культуры (вовлекайте неформальных лидеров).

8. Используйте формальные решения (структура, система вознаграждения, обучение, развитие и т. п.).

9. Используйте неформальные решения (стандарты качества).

10. Проводите оценку и помогайте адаптироваться.

Четыре важнейших навыка специалиста по управлению изменениями:

1. Упреждающие коммуникации.

2. Эксперт-наставник.

3. Стратегическое мышление.

4. Управление проектом.

PROSCI предлагает семь лучших практик управления изменениями:

1. Мобилизуйте активного и заметного спонсора из числа высшего руководства.

2. Выделите ресурсы для управления изменениями.

3. Применяйте структурированный подход к управлению изменениями.

4. Вовлекайте сотрудников и поощряйте их участие.

5. Общайтесь часто и открыто.

6. Интегрируйтесь и взаимодействуйте с командой управления проектом.

7. Вовлекайте менеджеров среднего звена.

Ключевые навыки управления проектами и управления изменениями для специалиста по процессному управлению чрезвычайно ценны и входят в основной набор его компетенций.