Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

Закупки в основном являются транзакционным процессом – «от закупки до оплаты», «от поставщика до производства» и т. д., – и поэтому они хорошо подходят для роботизации. Интересные результаты содержатся в исследовании Hackett Group использования RPA в закупках: «Типичная компания может рассчитывать на снижение затрат на осуществление закупок за счет внедрения интеллектуальных технологий автоматизации, таких как RPA, интеллектуальное распознавание данных и когнитивная автоматизация, на 17 %, а мировые лидеры – на 21 %» [Gibbons and Sawchuk 2019].

Внедрение цифровых технологий в полном объеме способно снизить операционные затраты закупочной организации на 45 %, позволяя достичь сегодняшнего уровня эффективности организаций мирового класса. Согласно исследованию, закупочные организации мирового класса, которые сегодня тратят на 22 % меньше своих коллег, за счет всеобъемлющей цифровой трансформации могут сократить свои расходы еще на 33 % [Burnson 2019].

8.3.1.4. Внедрение RPA

Типичные этапы проекта внедрения RPA – планирование, разработка, тестирование, поддержка и сопровождение.

Выбор процесса для RPA

Решающее значение для успеха внедрения RPA имеет выбор подходящего процесса. В следующей таблице приведены восемь критериев выбора. Также учтите, что существующий процесс должен выполняться людьми.

Выбор должен делаться исходя из возможности использования RPA, общей стоимости внедрения и окупаемости инвестиций.

Выбор программного обеспечения RPA

Выбор программного продукта RPA должен основываться на следующих критериях:

1. Данные. Простота чтения и записи данных в множество систем.

2. Преобладающие задачи. Простота настройки процессов, основанных на правилах, или процессов, основанных на знаниях.

3. Совместимость. Поддержка множества приложений.

4. Искусственный интеллект. Встроенная поддержка ИИ для имитации действий людей.

Эффект внедрения RPA

Основной эффект RPA складывается из следующих факторов:

● Снижение затрат. В диапазоне от 20 до 60 % от базовой ставки штатной единицы.

● Возврат инвестиций (ROI). Внедрение занимает примерно 9–12 месяцев; срок окупаемости – менее одного года.

● Точность. Снижение частоты ошибок на порядки.

● Единообразие. Идентичные процессы и задачи исключают вариации на выходе.

● Повышение скорости и производительности. Не добавляющая ценности работа заменяется более интеллектуальной.

● Низкий риск, неинвазивность. Заполняет пробелы между существующими системами.

● Отличная масштабируемость. Мгновенная адаптация производительности в соответствии со спросом.

● Надежность и соответствие требованиям. Работает в режиме 24/7/365, ведется аудиторский журналов для контроля соответствия требованиям.

Дополнительные преимущества RPA:

● Можно легко автоматизировать большое количество процессов.

● Автоматизация повторяющихся задач экономит драгоценное время и ресурсы.

● Для настройки софтверного робота навыки программирования не требуются – настроить бота или записать последовательность действий для автоматизации процесса способен сотрудник не из ИТ.

● Аудиторский журнал обеспечивает все стандартные процессы контроля соответствия требованиям.

● Быстрое моделирование и внедрение автоматизированных процессов.

● В каждом цикле релиза запускаются сценарии тестирования для выявления ошибок.

● Эффективное управление сборками и релизами.

● Выявление ошибок в реальном времени.

● Если в процессе нет людей, нет необходимости в обучении.

● Софтверные роботы никогда не устают.

● Повышение производительности ведет к большей масштабируемости.

8.3.1.5. Причины неудач внедрения RPA

Согласно журналу CIO, многие пилотные проекты RPA срываются из-за сочетания проблем, связанных с планированием, с персоналом и с внедрением. Пять причин, по которым проекты RPA терпят неудачу [Violino 2018]:

1. Нерешительность руководства. RPA разрушает существующий порядок вещей; большинство менеджеров не хотят что-то менять в своей работе.

2. Недостаточное обучение. Потратьте время и деньги на обучение широкого круга сотрудников. Недостаток квалифицированных сотрудников часто приводит к неудачам.

3. Неподходящее применение. Найдите баланс между скромным масштабом и умным вложением денег, чтобы добиться и вау-эффекта, и отдачи от инвестиций.

4. Недостаточное внимание к ИТ и информационной безопасности. Чтобы реализовать устойчивую и безопасную модель и не оказаться в полной зависимости от третьих сторон, критически важно привлечь ИТ-подразделение. Помощь ИТ необходима для долгосрочной поддержки инфраструктуры RPA и разрабатываемых ботов.