Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер

О Бюрократии

Средством поддержания системности с давних пор является бюрократия. В данном случае это совсем не осуждающий негативный термин, а просто необходимый набор контролирующих элементов для сохранения системности в организации любых процессов.

Как и любой элемент в системах, бюрократический элемент может быть активным или пассивным. Пассивный элемент не изменяет характера системы. В человеческих системах такой элемент характеризуют понятием «честный служака»: что ему сказали, то он и делает. Он может это делать быстрее или медленнее, лучше или хуже. Но «колеи не портит».

А вот с активным элементом дело обстоит сложнее. Активный элемент может привнести дополнительные знания и умения. Может изменить алгоритм выполнения операции, учитывая измененные внешние условия. Здесь следует принимать во внимание ориентацию его усилий. Если она помогает реализовать общую цель системы, то его деятельность во благо. Но если нет… Тогда лучше бы он был пассивным.

Отсюда в человеческих системах возникает дополнительный бюрократический элемент, контролирующий направление активности. В свою очередь, этот элемент также надо контролировать. И так может продолжаться до полного подавления бюрократическими структурами производительных.

Разрастание количества контролирующих элементов, т. е. по сути бюрократии в «живых» системах, есть процесс в значительной степени объективный. Он базируется на факторе надежности элементов. Однако в этом процессе, в приложении к системам организационного управления, существенную роль играет субъективный фактор – человек.

Когда элемент системы – человек, то его поведение определяется не только целевой функцией системы, но в значительной степени – его психикой и социально-личностными особенностями.

Если речь идет о менеджере, то его задачей является принятие решений по нестандартным ситуациям. Принятие каждого такого решения для него сопряжено с риском ошибки. Чем больше решений ему приходится принимать, тем выше риск ошибки. Отсюда стремление каждого менеджера сократить область принимаемых решений. Достигается это путем усложнения структуры управления с включением новых элементов – менеджеров, старших менеджеров, главных менеджеров и т. д. до полной потери управляемости в системе.

Другим способом уменьшения риска для менеджера является непринятие решения и препровождение его на верхний уровень с сопровождающей запиской.

Все способы бюрократических элементов уменьшить риск ошибки ведут к увеличению потока информации внутри предприятия. Кроме того, увеличение потока вместе с увеличением числа порогов на пути этого потока приводит к значительному увеличению времени пробега информации от источника возникновения проблемы до лица, в конце концов принимающего решение.

Таким образом, бюрократия вполне объективно из необходимого набора контролирующих элементов для поддержания системности в процессах, по мере разрастания подавляет тот процесс, который исходно должна была контролировать.