Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер

К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать паразитные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации.

Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации.

Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации.

Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду автоматизаторов, которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные русла, обвяжут сетями и… справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка.

Опыт показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет.

Кто же будет ставить задачу автоматизаторам? А те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Однако, когда начинается обследование их деятельности, выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена.

Такие звенья в системе, которые многократно дублируют исходную информацию, и порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознАются в этом и при обследовании их деятельности для целей автоматизации будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.

И если автоматизаторы поддадутся на эти уверения и включат их деятельность в техническое задание, они подпишут смертный приговор еще не родившемуся дитяти.

Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом решить, что и как она будет делать. (Такая ситуация встречается не так уж редко.) Но и в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование «живой» системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив.

В общем случае, для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности, через некоторое время созданная система перестанет быть адекватной «живой» системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно трудиться.

Итак, как всегда, истина лежит посередине.

Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее «живой» системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров – минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стационарно растут.

Теперь перед руководством такой фирмы, которая по нашему определению должна быть достаточно развитой, нередко встает вопрос: систему автоматизации фирмы… создавать самим или заказать на стороне?

Создавать самим или заказать на стороне?

В офис команду привел президент,

Чтоб сотворили систему «в момент».

Быстро везет «кадиллак» президента

Эту команду к другому клиенту.

По нашему мнению, разработку системы автоматизации, конечно, следует заказать другой фирме, специализирующейся в этой области. Почему целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать для этих целей собственное подразделение разработчиков?

Сегодня не надо убеждать руководителя предприятия в необходимости приобретения компьютеров. Компьютеры на столах в офисе создают элегантный интерьер. Когда проходит первое очарование от интерьера, возникает мысль о том, что было бы хорошо увидеть за компьютером хорошеньких девушек, тычущих пальчиками в клавиатуру, но непременно со смыслом.

Многие решают проблему просто. Нанимают околокомпьютерного мальчика, который приносит от своих приятелей кучу дискет, на которых записано множество «неофициально полученных» пакетов программ – от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики. После этого устанавливают на компьютеры сотрудников весь этот ворох SOFTa, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа “Финансы без проблем”. Теперь можно сказать, что офис компьютеризирован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!