Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

Установить правила выбора подходящего канала для сотрудничества было несложно. Впрочем, самая сложная часть заключалась в том, чтобы сотрудники компании следовали этой новой модели поведения и не возвращались то и дело «на старую дорожку». Мы озаботились этим и назначили двоих-троих ответственных за каждый из каналов цифрового общения. Их роль заключалась в поощрении тех, кто мог служить примером правильного поведения в цифровой среде. Наконец, мы разработали методику, предназначенную для исключения ситуаций, когда некоторые сотрудники без необходимости дублировали один и тот же контент по нескольким каналам. Ключевым моментом здесь стало широкое использование хештега #killduplication.

Хештег #killduplication стал важнейшим элементом работы по установлению в этой организации новых корпоративных традиций, что помогло избежать потери времени и гарантировать сотрудникам оптимизацию использования каждого цифрового способа коммуникации.

Все дело в деталях

Представители одной бухгалтерской фирмы, мои давние клиенты, однажды обратились ко мне после неудачного запуска продукта, ориентированного на новый сегмент рынка.

Проект был запущен всего несколькими месяцами ранее. Вот как это было сделано. Во-первых, отдел маркетинга пригласил на общее собрание, организованное генеральным директором, 660 участников (50 % всех сотрудников). Директор показал присутствующим официальную презентацию в PowerPoint, после чего последовал получасовой обмен вопросами и ответами. Другие члены маркетинговой группы провели дополнительные разъяснения в чате на Yammer (закрытой социальной платформе сети), кроме того, был организован специальный обед для руководителей второго уровня. Чтобы убедить сотрудников в значимости этого нового проекта, постоянно произносились такие фразы, как «Это для нас большая возможность» и «Пора начать преобразования». К недоумению организаторов проекта, месяц спустя никаких изменений не было. Все идеи застряли на стадии планирования, а многим из них и вовсе предпочли «более неотложную» работу.

А вот почему ничего не произошло. Руководство не удосужилось попросить менеджеров четко и понятно сформулировать, что конкретно должны сделать сотрудники их отделов для привлечения клиентов, совместной работы с отделом маркетинга или определения приоритетных критериев.

Чтобы вернуть дело в нужное русло, мы с руководством попросили членов команды до конца недели сообщить подробности этого нового предложения компании всем существующим и потенциальным клиентам. Чтобы отслеживать, как продвигается процесс, мы использовали Microsoft Teams. Мы постепенно отлаживали механизмы обмена информацией и ответами на часто задаваемые клиентами вопросы. Кроме того, к обсуждениям высокоприоритетных моментов мы привлекли руководителей. Эта простая практика позволила членам коллектива брать на себя меньше обязательств и лучше их выполнять.

Что самое сложное в любой работе? Следовать заранее определенному плану действий. Чем более разветвленной является организация, тем более сплоченной должна она быть в том, что касается точек взаимодействия и обмена информацией. Чтобы избежать путаницы, необходимо в письменном виде фиксировать распределение личных и командных поручений, а потом отслеживать их выполнение. На каждом этапе проекта нужно четко знать по пунктам, что вам предстоит сделать в данный момент. Например: «Я предоставлю своим подчиненным ресурсы, которые им понадобятся в таких областях, как: обновление веб-сайтов, выпуск новой продукции на рынок и доведение информации до клиентов». Ниже перечислите свои более конкретные задачи, например: «Я найму двух новых инженеров до конца сентября».

Что мне сделать, чтобы мои поручения выполнялись должным образом?

• Обозначено ли поручение четко и понятно?

• Если хорошо выполнить это поручение, будет ли это способствовать изменениям, важным для достижения заявленной командой цели?

• Есть ли у отдельных сотрудников или команды сотрудников все необходимые ресурсы для выполнения этого поручения?

• Есть ли риск, что для выполнения этой задачи придется расширять состав команды? Потребуется ли команде дополнительная поддержка?