Читаем Учебно-методическое пособие по дисциплине «Цифровизация управления персоналом». Конспект лекций полностью

Учебно-методическое пособие по дисциплине «Цифровизация управления персоналом». Конспект лекций

4. К барьерам рынка можно отнести недостаточную зрелость бизнес-процессов в сфере управления персоналом. Часто руководство компаний уделяет максимум внимания и средств на развитие основных производственных направлений, а функции, считающиеся для них «обеспечивающими», в том числе HR, развиваются по остаточному принципу.

5. Также к барьерам он относит низкий уровень ИТ-грамотности сотрудников российских предприятий, особенно в регионах.

6. К сдерживающим факторам относится общая экономическая ситуация и отсутствие значимого экономического роста, что сдерживает объем инвестиций компаний в решения для автоматизации тех процессов, которые оказывают не явное влияние на финансовые показатели и имеют отложенный экономический эффект.

7. Дополнительный барьер — «лоскутная» автоматизация. Чаще всего российские компании не имеют комплексной стратегии цифрового развития HR-направления или бюджета на реализацию такой стратегии.

Полезные ссылки:

Российский рынок HR-tech https://www.tadviser.ru/

2.4. Цифровизация процессов документооборота связанного с персоналом

Документооборот — это кровеносная система любой организации. С точки зрения его регламентации и дальнейшей цифровизации необходимо отдельно рассмотреть две составляющие:

1. Внешний

2. Внутренний

Современные информационные решения для внешнего документооборота. Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства. Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи». Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Современные информационные решения для внутреннего документооборота. С точки зрения управления персоналом гораздо важнее цифровизация именно внутреннего документооборота. В цифровизации данного процесса следует выделить следующие этапы:

— разработка и утверждение порядка электронного документооборота;

— назначение ответственных за его ведение;

— организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;

— закрепление в учетной политике правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Преимущества цифровизации процессов документооборота:

— уменьшение количества бумажных документов в офисе;

— сокращение финансовых и трудозатрат на содержание архива;

— снижение расходов на печать, канцтовары, отправку документов;

— уменьшение трудозатрат за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;

— избавление от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Основные функции системы электронного документооборота. При выборе информационной системы как инструмента цифровизации следует учитывать наличие следующих функций:

— регистрация документов;

— контроль исполнения документов;

— создание справочников и работа с ними;

— контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

— создание и редактирование реквизитов документов;

— формирование отчетов по документообороту предприятия;

— импорт документов из файловой системы и Интернета;

— создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

— работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

— электронное распространение документов;

— работа с документами в папках;

— получение документов посредством сканирования и распознавания.