Учебно-методическое пособие по дисциплине «Цифровизация управления персоналом». Конспект лекций

3. Цифровая трансформация процессов учета персонала.

4. Цифровая трансформация процессов документооборота связанного с персоналом.

5. Цифровая трансформация процессов адаптации, обучения и развития персонала.

2.1. Цифровизация процессов коммуникации с персоналом

Корпоративный портал как средство цифровизации процесса коммуникации с персоналом. Внутренние социально-коммуникационные платформы.

Для большинства организаций электронная почта остается основным инструментом, используемым в процессе цифровизации коммуникаций с персоналом. Тем не менее, использование e-mail, мессенджеров и видеосвязи не обеспечивают цифровизации процесса, так как являются слабоструктурированными и недостаточно регламентированными.

Для более фундаментальной цифровизации компании все чаще используют корпоративный портал, внутренние социальные платформы. В масштабном исследовании Глобального института McKinsey, проведенном еще до глобальной пандемии, 72 % от 4200 опрошенных компаний сообщили, что используют такие инструменты, чтобы упростить общение сотрудников.

Наиболее ярко преимущества внедрения корпоративных порталов при цифровизации коммуникаций с персоналом проявились за годы пандемии, но и в «обычное» время выделяют следующие положительные последствия использования:

1. Развитие сотрудничества. Внутренние социальные сети способствуют общению сотрудников, повышают уровень их осведомлённости и улучшают взаимодействие.

2. Оптимизация обмена знаниями. Всё больше компаний используют социальные сети для получения конкурентных преимуществ за счёт внутреннего обмена знаниями. Обычно результаты такого обмена проявляются спонтанно и лишь потом используются в стратегических целях.

3. Укрепление международных связей. Сотрудникам из разных стран нелегко поддерживать общение и сохранять общие взгляды. Социальные платформы помогают преодолеть географические и культурные барьеры, укрепляют личные и профессиональные отношения и повышают уровень доверия.

4. Исключение дублирования работы. Корпоративные социальные платформы позволяют сотрудникам узнавать о текущих проектах и инициативах, которые пересекаются с их собственными, и координировать действия. Это сокращает объём повторной работы и высвобождает время и ресурсы для развития новых навыков.

5. Стимулирование инноваций. Благодаря социальным сетям сотрудники могут перенимать идеи и решения из других отделов и комбинировать их для создания новых продуктов или процессов.

Выделяют следующие проблемы, мешающие внедрению корпоративных порталов в организации:

1. Ложные представлений о миллениалах. Руководители организаций часто считают, что молодые люди «дышат» социальными платформами. Это, конечно, так — но только вне рабочего места. Поэтому менеджеры часто делают на них ставку, думая, что те будут рады стать первыми пользователями рабочих соцсетей и корпоративных порталов. На самом дел, миллениалам трудно свыкнуться с мыслью, что «социальные» инструменты можно использовать для работы

2. Борьба с «нерабочими» разговорами. Сотрудники, как правило, не хотят делиться сведениями о своей личной жизни в рабочих сетях. Многие компании даже прямо запрещают обсуждать нерабочие темы на внутренних сайтах. Однако работать с корпоративными соцсетями людей часто мотивирует интерес к чужой личной жизни. Это верно для всех возрастов и должностей. Хотя неформальное общение на работе очень ценно, существует парадокс: то, что привлекает сотрудников к корпоративным социальным платформам, может одновременно отталкивать их. Люди боятся, что общение в них будет считаться пустой тратой времени — ведь многие менеджеры считают, что от «болтовни» страдает производительность. Но чтобы внутренние соцсети оправдывали ожидания, в них должны поддерживаться и личные, и рабочие разговоры.

3. Недооценка возможности для обучения. Сотрудники получают прямое знание, наблюдая за тем, как коллеги обсуждают решение проблем. Наблюдая за разговорами коллег, сотрудники собирают незначительные крупицы информации, кажущейся бесполезной. Но в конце концов это позволяет им сформировать достаточно полную картину того, кто обладает нужными знаниями и связями. Если при внедрении внутренних корпоративных порталов, руководители не объясняют их значимость для обмена знаниями и получения навыков, сотрудники могут упустить их потенциал или даже отказаться от них.

4. Опора на неверные данные. Выводя общение сотрудников «на поверхность», внутренние корпоративные порталы упрощают взаимодействие. Но не все, что окажется на виду, будет важным или полезным. Иногда контент заставляет людей обращать внимание на неверные данные — и руководствоваться ими. Самая заметная информация воспринимается как наиболее важная. Тех сотрудников, чей вклад и сильные стороны не отражались в публикациях и сообщениях, игнорируют и недооценивают — и компания не получала от них пользу.

Внедрение корпоративных порталов при цифровизации коммуникаций с персоналом.