Университет успеха

5 Храните бумаги в папках, а папки — в глубоких выдвижных ящи-х Периодически просматривайте все папки, находящиеся у вас в пись-

^нном столе и на нем, причем оставляйте там только те, которые в теку-дои момент на самом деле существенны. Более чем девяносто процентов к-ех папок и архивных материалов, имеющих возраст более одного года, никогда не используются и к ним никто не обращается. Их просто грех держать в рабочем столе и особенно на нем.

6. Чтобы использовать для обработки информации принцип поточного ввода-вывода, поставьте себе две большие корзины (или два ящика) _д1я хранения в них стопок из папок — в одной должны лежать поступающие (входящие) документы, а в другой — документы, которые вы уже обработали и готовы отдать (исходящие). Бумаги, находящиеся по причине их низкой приоритетности в подвешенном состоянии или нуждающиеся в более позднем рассмотрении, могут быть размещены в ящиках вашего письменного стола — при условии, что эти ящики вы регулярно просматриваете.

Руководящие принципы работы за столом

Если вы нашли в себе силы и проделали столь неприятную работу, как реорганизация своего письменного стола, то тем самым сделали гигантский шаг к превращению своего рабочего места в гораздо более эффективный инструмент. Некоторые находят полезным повторять реорганизацию письменного стола каждые шесть месяцев. Далее я привожу руководящие принципы, которые предназначены для дальнейшего повышения эффективности вашей работы за письменным столом путем уменьшения беспорядка и хаоса.

1. В каждый момент времени имейте у себя на столе только один про-^е1сг - в данную минуту он должен быть вашим главным приоритетом.

2. Пока вы не готовы работать с какими-то документами, держите их Неугодно, но только не на своем письменном столе. Лучше хранить их в ^ртотечных шкафах или в ящиках стола, но в любом случае держите их ^вне поля зрения.

3- Не позволяйте более легким или более привлекательным задач уводить вас в сторону. Вы должны заниматься исключительно т первостепенной важности и не бросать его, пока оно не будет закончено

4. Когда вы завершите какой-то проект, переложите все связанные_с ним документы в корзину исходящих бумаг и отправьте их дальше п₀ маршруту исполнения. Затем проверьте свои приоритеты и перейдите, следующей позиции.

5. Если у вас есть секретарь, то он или она могут помогать вам поддерживать порядок на письменном столе и позаботиться о том, чтобы в начале каждого рабочего дня на столе вас ждали только задания первостепенной важности.

Как я уже отмечал, это не более чем руководящие принципы, и они могут оказаться не совсем подходящими для вас. Создавать некий фетиш из чистого письменного стола не нужно, чистый стол никак не сделай работу за вас, а для некоторых он становится всего лишь очередным средством отвлечения от эффективного выполнения работы. Самостоятельно выберите стиль, который лучше всего подходит вам лично, в определяйте цели, подлежащие выполнению, но будьте честным с самим собой. Немногие из нас работают хорошо, сидя за страшно загроможденным и абсолютно неорганизованным письменным столом.

НАРАЩИВАЙТЕ СВОЮ СПОСОБНОСТЬ КОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ

Концентрация в любой ее форме — это воистину удивительное явление. Будучи шестилетним пацаном, я испытал потрясение, когда один из моих друзей зажег кусок бумаги, сконцентрировав на нем солнечные лучи с помощью увеличительного стекла. Наши время и энергия напоминают солнечные лучи. Мы преуспеем в дост ижении того, что хотим получить от жизни, ровно в той степени, в какой сможем сфокусировать, сконцентрировать свои усилия. Способность концентрироваться позволила многим людям со скромными способностями достигнуть таких неимоверных высот успеха, которые часто ускользали от гениев.

Думайте с карандашом в руке

Когда вы записываете свои идеи на бумагу, то автоматически сосредоточиваете на них максимум внимании. Лишь немногие люди, если та^-

кле вообще имеются, способны записывать на бумаге одну мысль и в то самое время обдумывать другую. Таким образом, карандаш и бумага являются превосходными инструментами концентрации.

Всякий раз, когда вам надлежит сконцентрироваться, возьмите за правило думать с карандашом в руке. По мере того как вас будут посещать идеи, кратко записывайте их, ведь в процессе фиксации своих идей _на бумаге вы будете автоматически продумывать их гораздо тщательнее н прояснять для себя многие аспекты. Вскоре перед вами окажется целый перечень мыслей, нуждающихся в глубоком рассмотрении. Теперь намного более вероятно, что вы сможете увидеть, какие из этих идей иррациональны, ошибочны или конфликтуют между собой, чем если бы вы стали рассматривать их все сразу.

Используйте свое рабочее место исключительно для работы