Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В СССР в 1980-е гг. стала формироваться созвучная в общем видении концепция «непрерывного образования», которая в значительной мере поддерживалась государственной системой подготовки и повышения квалификации кадров. В частности, эта концепция была принята к практическому применению в Институте повышения квалификации информационных работников (ИПКИР) Государственного комитета СССР по науке и технике, где в этот период довелось работать автору. Основная идея непрерывного образования для информационных работников (руководителей и специалистов органов научнотехнической информации, многие из которых первоначально не имели специальной вузовской подготовки в данной области) заключалась в предоставлении им возможности получить необходимые знания и умения в рамках последипломного образования. Самообразование специалистов и краткосрочные формы обучения в отраслевых институтах повышения квалификации, а также стажировки в период между повышением квалификации в ИПКИР (как в головном учебном, научно-методическом и координационном центре) на регулярной плановой основе (не реже 1 раза в пять лет) рассматривались как обязательная составная часть непрерывного образования [187, 199]. Использование ИПКИР различных форм повышения квалификации и вариантов учебных программ (учитывавших характерные для того времени достижения в области информационных технологий и систематически обновлявшихся), а также широкое применение активных методов обучения – все это в комплексе позволяло организациям различных отраслей экономики и регионов решать проблему обеспечения высококвалифицированными информационными специалистами. Опыт реализации концепции непрерывного образования информационных работников представляет определенный интерес в современных условиях, так как отчасти сходную задачу приходится решать в сфере применения электронного документооборота, поскольку до недавнего времени эти вопросы в вузовских учебных планах и программах отсутствовали.

В настоящий момент перспективы развития электронного документооборота во многом зависят от того, как будут решаться вопросы кадрового обеспечения этого направления работы. Как выше уже отмечалось, вопросы кадрового обеспечения и работы с персоналом находятся во взаимосвязи с другими компонентами функционирования КСЭД (см. рис. 12).

Ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота прежде всего связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией (включая информационные ресурсы, в том числе бумажные и электронные документы, программнотехническое обеспечение, технологию работы и нормативную базу), влияющих, в свою очередь, на состав работников, осуществляющих работу с документами, и на формирование новых квалификационных требований к ним, а также на необходимость систематического повышения квалификации руководителей и специалистов организации по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота. Логика этой работы отражена на рис. 23.

Рис. 23. Профессиональное развитие кадров в сфере управления документацией и электронного документооборота

Значительную часть вопросов кадрового обеспечения КСЭД многим организациям сейчас приходится решать «на марше», по ходу внедрения системы. Как правило, при внедрении КСЭД с привлечением представителей разработчика ПО организуется обучение тех пользователей, которым предстоит выполнять функции, связанные с документационным обеспечением. Если в дальнейшем работа с вновь подключаемыми пользователями, в том числе специалистами структурных подразделений, не предусмотрена, то, как показывает практика, развитие КСЭД на этом остановится. Либо более опытные пользователи будут передавать свои знания новым пользователям на уровне «фольклора» с возможным сужением состава информации или даже ее искажением. По этим причинам работа с пользователями должна быть продумана на перспективу, с учетом достижения более высоких уровней зрелости КСЭД и расширения состава пользователей.

Необходимость постоянной работы с пользователями связана с рядом причин:

периодической модификацией ПО (внедрением новых версий);

освоением новых функциональных возможностей системы; применением технологий электронного документооборота в рамках новых бизнес-процессов;

развития нормативной базы электронного документооборота; естественного изменения состава пользователей и др.

Часть задач работы с пользователями может решаться опять-таки с привлечением представителей разработчика или других организаций.