Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

7.1. Структура системы автоматизации документооборота в Банке России и основные этапы ее создания

Опыт Центрального банка Российской Федерации (Банка России) является иллюстрацией успешного внедрения и применения корпоративной технологии электронного документооборота в крупной иерархической территориально распределенной организации.

Статус, цели деятельности, функции и полномочия Центрального банка Российской Федерации (Банка России) определяются Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и другими федеральными законами.

Банк России осуществляет свои функции и полномочия независимо от других федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления.

Целями деятельности Банка России являются:

защита и обеспечение устойчивости рубля;

развитие и укрепление банковской системы Российской Федерации;

обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования платежной системы.

Федеральным законом Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (статья 83) определено, что Банк России представляет собой единую централизованную систему с вертикальной структурой управления. В систему Банка России входят центральный аппарат, территориальные учреждения, расчетно-кассовые центры, вычислительные центры, полевые учреждения, учебные заведения и другие организации, которые необходимы для осуществления деятельности Банка России [2].

По отчетным данным 2008 г. в структуру Банка России входят 1038 подразделений, в том числе центральный аппарат, 79 территориальных учреждений, 625 подразделений расчетной сети и др. [93].

Деятельность Банка России отличается широким спектром решаемых задач, большим разнообразием взаимосвязей с различными юридическими и физическими лицами и, соответственно, значительными объемами документооборота его центрального аппарата и учреждений системы.

Соответственно вопросы создания и развития корпоративной системы документооборота в Банке России следует рассматривать не только по отношению к его центральному аппарату, но и ко всей системе учреждений.

Информационно-технологическую основу корпоративной системы документооборота в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД БР). В качестве подсистем САДД БР включает Систему автоматизации документооборота и делопроизводства центрального аппарата Банка России (САДД ЦА) и Систему автоматизации документооборота и делопроизводства территориальных учреждений и организаций Банка России (САДД ТУ). В настоящее время для всех уровней САДД БР используется единый программный продукт. САДД БР функционирует в рамках информационно-телекоммуникационный системы Банка России [178].

САДД БР в настоящее время является одним из крупнейших реализованных корпоративных проектов автоматизации документооборота. Хотя в Банке России определенный опыт применения компьютерных технологий для работы с управленческими документами и передаче их в электронной форме имелся и до использования САДД БР, именно ее внедрение стало началом качественно нового этапа организации работы с документами.

За более чем десятилетний период эксплуатации САДД БР кардинальным образом расширился диапазон используемых на практике функциональных возможностей системы, многократно увеличились масштабы ее применения. К 2007–2008 гг. САДД БР охватила порядка 900 объектов [80, с. 48]. В число пользователей системы входят не только сотрудники подразделений документационного обеспечения, но также и руководители и специалисты различных уровней управления. К началу 2010 г. число пользователей системы превысило 25 тысяч и продолжает увеличиваться по мере дальнейшего развития технологий электронного документооборота.

Наряду с применением САДД БР для организации внутреннего электронного документооборота в каждом из ее объектов в настоящее время осуществляется их взаимодействие в рамках общей корпоративной технологии, которая в Банке России имеет название «взаимоувязанный документооборот» и обеспечивает эффективное использование элементов электронного документооборота. В этой связи САДД БР интересна тем, что, с одной стороны, представляет вариант корпоративной (ведомственной) системы, а с другой – может рассматриваться в известном смысле как модель межкорпоративного электронного документооборота, поскольку осуществляется взаимодействие систем автоматизации документооборота отдельных учреждений и организаций в масштабе всей страны.

По итогам 2009 г. документооборот между центральным аппаратом и территориальными учреждениями Банка России, осуществляемый в электронной форме на основе технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР, составил в среднем 65 %, а по ряду регионов приблизился к 80 %.