Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Вопросы формирования и развития нормативной методической базы по вопросам управления документацией в Банке России и использования САДД БР заслуживают самостоятельного рассмотрения. Каждый этап развития САДД ЦА, САДД ТУ и в целом САДД БР подкреплялся соответствующими нормативными, распорядительными и методическими документами. Основная часть этих документов по своему содержанию и масштабу распространения прямых аналогов не имела.

Сложившееся к настоящему времени в Банке России нормативное и методическое обеспечение по вопросам управления документацией и использования САДД БР включает пять уровней регулирования.

К первому уровню регулирования относятся нормативные акты Банка России (инструкции для центрального аппарата Банка России и для учреждений Банка России), организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, письма за подписью руководства Банка России) по вопросам ДОУ, внедрения и использования САДД БР и других смежных информационных систем и технологий, а также типовые квалификационные характеристики по должностям работников служб ДОУ.

Ко второму уровню принадлежат организационно-методические документы, инструктивные письма, подготовленные Административным департаментом Банка России (в ряде случаев – совместно с другими подразделениями). В их числе: типовые справочники САДД ТУ, рекомендации по порядку установки клиентских мест САДД БР, внедрению новых технологий документооборота и др.

В качестве третьего уровня можно выделить методические и справочно-информационные материалы по вопросам применения САДД БР, материалы по обмену опытом работы, публикуемые на соответствующем сайте в Корпоративном портале Интранета Банка России, а также материалы электронной конференции по вопросам применения САДД ТУ.

В современных условиях в Банке России использование Интранета и информационно-справочных систем стало существенным элементом информационного обеспечения сотрудников. Применение электронной конференции как формы работы дает возможность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, среагировать на возможные проблемные ситуации, но и одновременно оперативно довести эту информацию и другие методические материалы до сведения всех заинтересованных учреждений Банка России, исключить избыточную переписку по однотипным вопросам.

Четвертый уровень – это организационно-распорядительные и методические документы, издаваемые учреждениями Банка России на основе документов и материалов первого-третьего уровней, конкретизирующие процедуры применения САДД ТУ с учетом конкретных условий работы.

Пятый уровень – документы, регламентирующие выполнение конкретных бизнес-процессов. Этот уровень регулирования стал формироваться несколько позже названных выше, поскольку именно внедрение САДД БР позволило создать новые возможности оптимизации технологических процессов, обеспечивающих конкретные функции Банка России. В ряде аспектов регламентируется выполнение конкретных «сквозных» бизнес-процессов (на уровне как центрального аппарата, так и учреждений Банка России). Для этого проводится гармонизация требований к работе с документами (в том числе в электронной форме) в соответствующих нормативных и распорядительных актах.

Таким образом, существование нескольких уровней регулирования позволяет устанавливать единые для всех учреждений Банка России нормативные требования к организации документооборота в условиях использования корпоративных технологий и вместе с тем учитывать особенности организации работы в конкретных учреждениях и потребности оптимизации бизнес-процессов.

Приведем некоторые примеры, отражающие хронологию развития нормативно-методического регулирования САДД БР.

Так, весной 1997 г. были изданы документы, определившие порядок применения САДД ЦА на период внедрения системы в структурных подразделениях, которое было завершено в декабре 1997 г.

После завершения подключения всех структурных подразделений центрального аппарата Банка России к работе в САДД ЦА был утвержден регламент работы с документами в данной системе, который начал действовать в 1998 г. Одновременно была утверждена новая инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Банка России, нормативно закрепившая обязательное применение САДД ЦА для регистрации организационно-распорядительных документов.

Названный регламент имел инновационный характер. Его структура и комплекс регламентируемых вопросов (в основном методологических и организационно-технологических) вызвали значительный интерес специалистов в сфере управления документацией [69, 147]. На его основе аналогичные регламенты, учитывающие конкретные условия работы, начиная с 2000 г. разрабатывали и утверждали учреждения Банка России, в которых внедрялась САДД ТУ. Требования к применению САДД ТУ были включены также в инструкцию по документационному обеспечению управления в учреждениях Банка России.