Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В настоящее время осуществляется эксплуатация САДД БР (САДД ЦА и САДД ТУ) в центральном аппарате Банка России (с 1997 г.), в Московском главном территориальном управлении (с 1997 г.) и во всех остальных территориальных учреждениях Банка России (в 2000 г. внедрена в 78 главных управлениях и национальных банках), а также в 10 организациях при Банке России и в нескольких сотнях расчетно-кассовых центров, а также в ряде других учреждений. С 2004 г. осуществлялось подключение к новой технологии расчетно-кассовых центров. В каждом из территориальных учреждений САДД ТУ в начальный период эксплуатации функционировала автономно. При этом был установлен контроль за соблюдением единых нормативных требований (обеспечивающих однотипность управленческих процедур, единство методических принципов организации и технологии работы с управленческими документами как в центральном аппарате Банка России, так и в его территориальных учреждениях) и применение типовых справочников.

К настоящему времени сложились следующие организационнотехнологические формы использования САДД ТУ в учреждениях Банка России:

автономные базы данных САДД ТУ в территориальном учреждении, в подчиненных ему расчетно-кассовых центрах и других организациях;

общая база данных САДД ТУ территориального учреждения и подчиненных ему расчетно-кассовых центров, а также других организаций;

подключение к общей базе данных САДД ТУ территориального учреждения части подчиненных ему расчетно-кассовых центров или других организаций, при этом в остальных расчетно-кассовых центрах или других организациях используются автономные базы данных САДД ТУ.

Как в центральном аппарате, так и в учреждениях и организациях Банка России внедрение системы автоматизации документооборота проходило в три стадии:

1. Решение вопросов организации внедрения САДД ЦА и САДД ТУ, регламентация использования системы, обучение сотрудников, оптимизация и унификация документооборота, поэтапное подключение всех подразделений организации, накопление необходимого опыта работы подразделений в условиях корпоративной технологии по сопровождению бумажного документооборота.

2. Начало использования элементов электронного документооборота для конкретных видов документов в рамках корпоративной технологии САДД БР.

3. Масштабное использование функциональных возможностей САДД БР для внутреннего электронного документооборота (в том числе освоение технологии электронного согласования проектов документов) и для взаимодействия с другими учреждениями Банка России (т. е. применение технологий внешнего электронного документооборота).

На каждой из указанных стадий продолжалось дальнейшее совершенствование процедур работы с документами с учетом развития функциональных возможностей системы. При этом многие предложения, возникавшие в ходе эксплуатации САДД БР, были учтены разработчиком системы и затем реализованы в «коробочном» программном продукте.

Хронология развития САДД БР укрупненно может быть представлена следующим образом [79, с. 25–30].

1995–1996 гг. – подготовка к внедрению системы автоматизации документооборота. Проводилось предпроектное обследование организации управленческого документооборота в центральном аппарате Банка России и проектирование системы.

1997–1998 гг. – внедрение системы в центральном аппарате Банка России и в Московском ГТУ; издание документов, регламентирующих ее использование, оптимизация документооборота и унификация процедур работы с документами.

Практическая работа по поэтапному внедрению САДД ЦА в подразделениях центрального аппарата Банка России осуществлялась в течение 1997 г.

Комплекс мероприятий по внедрению включал: предварительное обследование Административным департаментом документооборота в каждом подразделении на момент внедрения САДД ЦА; подготовку рекомендаций по оптимизации документооборота и настройку системы в соответствии с общими принципами и спецификой работы; обучение пользователей представителями разработчика системы;

инструктаж для руководителей и специалистов подразделений по вопросам применения системы с момента начала ее эксплуатации.

1999–2000 гг. – поэтапное внедрение САДД ТУ во всех территориальных учреждениях Банка России, создание условий для перехода от традиционной организации работы с документами к корпоративной информационной технологии.

Внедрение САДД ТУ осуществлялось в период с декабря 1999 по декабрь 2000 г. в соответствии с утвержденным руководством Банка России специальным планом-графиком, учитывающим степень готовности территориальных учреждений к внедрению системы. Для обеспечения соблюдения единых апробированных в Банке России подходов были подготовлены специальный пакет нормативно-методических документов и типовые требования к настройке системы и ведению системных справочников.