Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В этот период не только проводились региональные мероприятия по внедрению, но и систематически отслеживался ход внедрения и использования САДД ТУ в каждом территориальном учреждении. При этом был установлен контроль за соблюдением единых требований к организации и технологии работы с управленческими документами, а также к ведению системных справочников. Внедрение САДД ТУ сочеталось с оптимизацией основных информационных потоков и управленческих процедур.

Таким образом, к 2001 г. был завершен важный этап создания корпоративной системы документооборота в Банке России, связанный с решением комплекса вопросов (методологических, организационно-технологических, социально-психологических, кадровых) внедрения не только САДД ЦА, но и САДД ТУ, регламентацией ее использования, а также обучением персонала работе в условиях корпоративной технологии.

2001–2004 гг. – в основном решались вопросы развития функциональных возможностей САДД ЦА и САДД ТУ, обеспечивалось их взаимодействие, а также решались задачи по интеграции с автоматизированными системами архивного хранения и экспедирования документов.

В этот период одним из ключевых направлений развития корпоративной системы документооборота стало освоение и расширение применения технологии взаимоувязанного документооборота, поэтапное подключение к данной технологии всех территориальных учреждений Банка России с постоянным расширением видового состава и количества документов, пересылаемых в электронной форме.

2005–2006 гг. – завершен важный этап: с учетом достигнутых масштабов работы обновлена нормативная база по основным вопросам применения САДД БР и технологий электронного документооборота в Банке России. САДД БР определена как базовая технология для передачи документов в электронной форме.

2007–2008 гг. – практическое массовое применение технологий электронного документооборота на основе САДД БР, постоянное увеличение объемов документов, передаваемых в электронной форме.

В течение 2007 г. велась практическая работа по переходу к использованию типового программного продукта в рамках всей САДД БР (как для САДД ЦА, так и для САДД ТУ). В центральном аппарате Банка России после десяти лет эксплуатации системы в ноябре 2007 г. состоялся перевод САДД ЦА на новое программное обеспечение с портацией накопленной базы данных. Реализация подобных проектов сама по себе может быть предметом обстоятельного рассмотрения. Здесь отметим лишь то, что выполнение этой сложной задачи сопровождалось многоаспектной организационной и методической работой, в том числе проведением инструктажа и консультаций для большого числа пользователей системы.

В настоящее время развитие САДД БР продолжается в направлении достижения все более высоких уровней зрелости системы как в Банке России в целом, так и в отдельных его учреждениях и подразделениях продолжается. При этом решаются вопросы:

дальнейшего расширения применения технологий электронного документооборота, синхронизации требований к работе с документами в соответствующих нормативных и иных актах Банка России;

оптимизации документационных процессов, обеспечивающих конкретные функции Банка России, на основе возможностей новых информационных технологий;

интеграции САДД БР с другими корпоративными информационными системами, что позволит обеспечить применение комплексных технологий и проводить дальнейшую оптимизацию бизнес-процессов;

комплексного развития систем электронного документооборота и хранения документов.

Можно сказать, что история создания и применения САДД БР в целом отражает основные этапы развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота в нашей стране: автоматизация процессов работы службы ДОУ; автоматизации документооборота в рамках организации в целом; применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений;

взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;

создание комплексных корпоративных технологий работы с документами и информацией.

Развитие САДД БР осуществляется с учетом достижений в области автоматизации процессов работы с документами, в том числе демонстрировавшихся на ежегодных конференциях-выставках «Docflow», а также опыта применения подобных технологий другими крупными организациями в России и за рубежом, в том числе центральными банками других государств [204].

Применение и развитие САДД БР неразрывно связано с разработкой и изданием соответствующих нормативных и других документов Банка России, а также решением вопросов управления персоналом. Более подробному рассмотрению этих аспектов посвящены последующие разделы данной главы книги.

7.2. Регламентация применения системы автоматизации документооборота в Банке России