Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Кроме того, в настоящее время динамично развивается направление e-leaming, предусматривающее применение новых информационных технологий для дистанционного обучения и аттестации. Возможности e-leaming могут быть активно востребованы для информационной поддержки различных категорий пользователей КСЭД, их аттестации на предмет знания тех или иных функциональных характеристик системы и нормативных документов.

Эффективную систему информационного обеспечения пользователей КСЭД сейчас невозможно создать без специализированных корпоративных информационных ресурсов (на основе Интранет, корпоративного портала).

Но полностью проблему работы с пользователями КСЭД решить не удастся, если не взять на вооружение упомянутую выше концепцию самообучающейся организации, относящейся к новейшим тенденциям в менеджменте [96].

Черты самообучающейся организации по-прежнему дискутируются и в западном менеджменте, и в российском. Однако при этом, как правило, отмечаются следующие особенности:

способность организации адаптироваться к изменяющимся задачам и условиям;

формирование общего видения стратегии и процессов, партисипативность и обучающий подход при выработке стратегии;

организация получения новых знаний персоналом и управление знаниями (knowledge management);

систематическое повышение квалификации менеджеров всех уровней;

обучение всех категорий работников в процессе инноваций; свободный обмен информацией и опытом между членами организации.

Так, исследуя проблематику управления знаниями, российский экономист С. Насибян и ее коллеги отмечают, что обучающаяся, адаптивная организация эволюционирует в сторону роста ее эффективности. При этом «… организации, которые вкладывают средства в обучение своих сотрудников, фактически осуществляют инвестиции, которые должны приносить прибыль в виде прибавки к стоимости компании» [163, с. 82–83]. Для того чтобы эти инвестиции имели реальную отдачу, важно принимать во внимание существование двух типов знаний, накапливаемых в организации, и использовать оба типа. Проявленные знания обычно документированы и в связи с этим их передача может осуществляться в рамках формальных коммуникаций, в том числе с использованием корпоративных информационных ресурсов и системы документооборота. Скрытые, персонифицированные знания передавать другим членам коллектива более сложно, однако и эту задачу можно решить в рамках реализации концепций самообучающейся организации и управления знаниями.

На наш взгляд, одна из главных особенностей применения на практике концепции самообучающейся организации заключается в том, что развитие персонала во взаимосвязи с задачами системы управления должно рассматриваться как постоянное направление работы, функция самой организации. Иными словами, решением проблем развития персонала занимается не кто-то извне и эпизодически, а сама организация выстраивает систему информирования работников, получения ими новых знаний, поддерживает соответствующие черты корпоративной культуры, привлекает для конкретных задач, если необходимо, преподавателей или специалистов из других организаций.

Кто будет планировать и организовывать обучение персонала организации применению именно ее корпоративных технологий и поддерживать освоение новых возможностей в сочетании с развитием именно своей регламентирующей базы? Кто будет мотивировать работников к применению электронного документооборота и повышению эффективности своей работы? Кто будет определять наполнение корпоративных информационных ресурсов актуальной служебной информацией? Ответы на эти и им подобные вопросы лежат в сфере компетенции самой организации. Именно поэтому только за счет отдельных мероприятий с пользователями КСЭД, проводимых время от времени и без продуманной программы, вряд ли удастся достичь высоких уровней зрелости КСЭД, предполагающих максимально широкое использование преимуществ электронного документооборота руководителями и специалистами организации.

С другой стороны, именно работа с пользователями КСЭД дает, на наш взгляд, реальный импульс к формированию и развитию черт самообучающейся организации. Поскольку КСЭД предоставляет общий сервис для всех подразделений организации, а ее технологические возможности при этом постоянно развиваются, требуется столь же постоянная работа с пользователями системы, в число которых поэтапно входят не охваченные ранее руководители и специалисты. Тем самым повышается восприимчивость к инновациям всех сотрудников организации, которые на практике видят реальные результаты применения более эффективных технологий управленческого взаимодействия.

Глава седьмая Из опыта центрального банка российской федерации (банка россии) в области создания корпоративной системы управленческого документооборота