Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Конкретная тематика занятий ежегодно актуализируется с учетом очередных задач по развитию САДД БР. В этом смысле семинары не только являются учебными мероприятиями, но и играют ключевую роль во внедрении нововведений, в согласованном и поступательном

развитии технологий автоматизации документооборота и нормативной базы Банка России по этим вопросам.

На рис. 25 в качестве примера приведена схема, иллюстрирующая организацию взаимодействия Административного департамента Банка России и Межрегионального учебного центра Банка России в период подготовки и проведения тематических семинаров «Автоматизация документооборота» [84].

Учитывая большое значение знания новой нормативной базы в области организации и автоматизации документооборота, а также освоения новых функциональных возможностей САДД БР, в первый день семинара проводится тестирование слушателей (входной контроль) по вопросам, предполагающим выборочный ответ. Тестирование должно показать возможные пробелы в знаниях участников семинара. Для более полной реализации информационных потребностей слушателей и эффективной организации учебного процесса в начале семинаров также проводится проблематизация. Существенным психологическим моментом является то, что при проведении проблема-тизации каждому слушателю предлагается не только сформулировать наиболее актуальные для него вопросы, но и рассказать участникам семинара о положительных результатах применения САДД ТУ за истекший год. Такая форма занятий позволяет повысить мотивацию слушателей, донести до них информацию о реальных успехах учреждений Банка России по внедрению новых технологий документооборота на основе САДД БР и масштабах этой работы.

Анализ результатов тестирования и проблематизации позволяет преподавателям своевременно вносить соответствующие коррективы в изложение учебного материала и более подробно рассматривать проблемы, имеющие для участников семинара особую актуальность.

За последние годы в условиях применения технологий электронного документооборота САДД БР сформировались основные тематические блоки проводимых семинаров «Автоматизация документооборота» (40 ч):

развитие нормативной базы управления документацией (на государственном уровне и документы Банка России);

анализ и обобщение практики применения САДД БР;

технологические процедуры документооборота;

изучение новых версий ПО;

вопросы применения криптографических средств в электронном документообороте;

вопросы развития информационно-телекоммуникационной системы Банка России;

организационно-методическое обеспечение автоматизации документооборота и функции системных технологов САДД БР.

Рис. 25. Схема информационного взаимодействия Административного департамента Банка России и Межрегионального учебного центра Банка России

Кроме традиционных форм лекционных и практических занятий используются анализ конкретных ситуаций, «мозговой штурм», «круглые столы» по обмену опытом работы, в ходе которых наряду с рассмотрением специальных вопросов отрабатываются также коммуникационные умения и навыки специалистов – системных технологов. В качестве примера приводится краткое описание методики проведения «мозгового штурма» по проблемам электронного документооборота (см. приложение к настоящей книге).

Таким образом, помимо учебных целей, проведение семинаров по автоматизации документооборота, в том числе использование различных форм занятий, является одним из каналов «обратной связи», условием успешного внедрения новых информационных технологий, уникальной возможностью анализа проблемных ситуаций и обмена опытом. В целом для Банка России как для крупной иерархической организации эту форму работы с системными технологами САДД ТУ можно рассматривать как один из инструментов управления развитием САДД БР.

Важным элементом кадрового обеспечения САДД ЦА и САДД ТУ является подготовка пользователей системы, осуществляемая в двух формах:

стартовое обучение, выполняемое при подключении к работе с системой;

последующие инструктажи и информирование, проводимые при внедрении новых версий программного обеспечения [79].

О значении этой работы дает представление уже упоминавшееся общее число пользователей САДД БР (более 25 тыс. человек по данным на начало 2010 г.). Организация работы с пользователями основывается на сочетании обучения основным функциональным возможностям САДД БР (т. е. компьютерной технологии) с повышением квалификации по вопросам организации документооборота в Банке России, развития нормативной базы электронного документооборота. Такая форма работы содействует оптимизации бизнес-процессов с учетом новых функциональных возможностей САДД БР.

По мере расширения применения технологий электронного документооборота при работе с пользователями рассматривается все более широкий круг вопросов по работе с документами в электронной форме.