Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Задачи подготовки пользователей в основном решают системные технологи САДД ЦА (в рамках центрального аппарата) и САДД ТУ (в рамках отдельных учреждений Банка России) во взаимодействии с другими специалистами и учебными центрами банка России. В настоящее время ведется работа по созданию специальной автоматизированной тренинговой системы, позволяющей вновь подключаемым пользователям овладевать базовыми знаниями по использованию функциональных возможностей САДД БР. С учетом возрастающего числа пользователей САДД БР и соответственно необходимости использовать новые формы работы создание такой системы (сочетающей возможности информационного ресурса, обучающей программы и контроля знаний) представляется перспективным.

Таковы основные аспекты кадрового обеспечения САДД БР, являющиеся важной составляющей ее эффективного функционирования.

Заключение

Работа с информацией, документами и процессы документооборота представляют собой важную составляющую управления любой социально-экономической системой.

В последние десятилетия в сфере информационных технологий происходят революционные изменения, создающие принципиально новые возможности работы с информацией и документами. При этом не только осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту: принципиально новый характер приобретают процессы управленческого взаимодействия и технология документооборота. Применение электронного документооборота в управленческой деятельности сейчас становится не просто одним из направлений совершенствования работы с документами, а представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции».

Внедрение технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач «электронного правительства» и административной реформы становится важным направлением деятельности государственных органов, повышения ее оперативности, результативности и прозрачности.

Применение электронного документооборота становится насущной потребностью не только органов государственной власти и местного самоуправления, но и всех организаций независимо от их отраслевой принадлежности и организационно-правовых форм. Поэтому возрастает число организаций, внедряющих технологии электронного документооборота и другие корпоративные информационные системы.

Можно отметить ряд предпосылок для перехода к более масштабному применению систем и технологий электронного документооборота в нашей стране:

достаточно широкое осознание необходимости электронного документооборота;

поддержка инноваций в этой сфере на государственном уровне;

постепенное преодоление «цифрового неравенства» между отдельными органами государственной власти и регионами;

для значительной части населения пользование электронно-вычислительной техникой и современными средствами коммуникации становится привычным;

возрастают качество и функциональные возможности программных продуктов для создания систем электронного документооборота, сформировался российский рынок СЭД.

Вместе с тем на практике эта работа осуществляется недостаточно активно и нередко сопряжена с различными трудностями, связанными не только с особенностями экономической ситуации. Ряд вопросов применения электронных документов и электронного документооборота на законодательном и нормативном уровне все еще остается неурегулированным, что в определенной мере связано с недостаточной разработанностью методологических и методических вопросов.

До последнего времени проблематика электронного документооборота разрабатывалась автономно специалистами по информационным технологиям, юристами, документоведами, которые в силу своих профессиональных интересов делают акцент на различных аспектах. Достигнутый уровень разработок в указанных областях позволяет говорить о необходимости комплексного рассмотрения проблем перехода от традиционного к электронному документообороту. Перспективным представляется рассмотрение документооборота с позиций управленческой коммуникации, с применением в управленческой практике системного, процессного и ситуационного подходов.

Анализ коммуникационных аспектов документооборота позволяет определить его особенности как управляемой формальной документальной коммуникации не только внутри организации, но и за ее пределами. К числу основных особенностей относятся: многозвенный характер процесса коммуникации, наличие прямых и косвенных участников документооборота, взаимосвязь с управленческими отношениями и принятием управленческих решений.

Предлагаемая коммуникационная модель взаимодействия участников документооборота в условиях применения современных информационных технологий в качестве основных структурных элементов включает:

прямых и косвенных участников документооборота;

цели, задачи, схемы и технологию коммуникации;

требования к документам с точки зрения содержания коммуникации;

формальные требования, обеспечивающие юридическую силу электронных документов и возможность их обращения в данной электронной информационной среде;

состояния документа в соответствии со стадиями его жизненного цикла;