Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Описание методики проведения «мозгового штурма» по вопросам применения электронного документооборота

Тема занятия – «Проблемы использования электронных документов в сфере управления».

«Мозговой штурм» («мозговая атака») представляет собой метод творческой генерации идей, основанный на принципе отложенной оценки выдвинутых альтернатив (вариантов решений). Мозговая атака может быть индивидуальной и коллективной. Нередко эффективность коллективной мозговой атаки повышается, если ей предшествует фаза индивидуальной работы.

Помимо реализации учебной цели – комплексное рассмотрение проблем использования электронных документов в сфере управления с учетом взаимовлияния основных компонентов информационного менеджмента, занятие в форме «мозгового штурма» позволяет выявить и осознать те реальные практические проблемы, которые сдерживают внедрение электронного документооборота.

Примеры из опыта проведения занятия в форме «мозгового штурма» по проблематике электронного документооборота были опубликованы в журнале «Деньги и кредит» [84].

Основные элементы методики проведения занятия заключаются в следующем.

1. Вводная часть занятия. Выступления преподавателя с информацией о форме занятия, изучаемой проблеме. Важной задачей вводной части занятия является психологический настрой участников семинара на «мозговой штурм».

2. Учебная группа делится на подгруппы. Принцип распределения слушателей по подгруппам определяет преподаватель, исходя из состава участников (до начала занятия). При этом задачей одной части группы (две подгруппы) является рассмотрение преимуществ бумажных и электронных документов, а другой (одна или две подгруппы в зависимости от числа участников занятия) – факторов, препятствующих внедрению электронного документооборота, а также мер, которые необходимо предпринять по развитию электронного документооборота.

Работа с подгруппами проводится, по возможности, в разных аудиториях с участием нескольких преподавателей. При этом необходимо обеспечить соблюдение условий для максимально свободного высказывания идей, их развития, отсутствия критики.

3. Работа слушателей в подгруппах ведется в индивидуальном режиме (около 10 минут), результаты индивидуальных мнений записываются в предложенные бланки.

Каждый участник семинара получает для заполнения бланк, соответствующий изучаемой проблеме:

преимущества бумажных документов в сравнении с электронными;

преимущества электронных документов в сравнении с бумажными;

факторы, препятствующие внедрению электронного документооборота в сфере управления;

первоочередные меры, которые следует принять для развития электронного документооборота.

Примерные формы бланков раздаточного материала приводятся ниже.

4. Генерация идей продолжается в командах (малых группах по 4–5 человек) уже в режиме коллективного «мозгового штурма» (30–40 минут). Каждая команда на основе взаимной подпитки ее членов мнениями и идеями должна подготовить свой перечень характеристик бумажных и электронных документов, а также факторов, препятствующих внедрению электронного документооборота, и первоочередных мер, направленных на расширение применения электронного документооборота.

Той части слушателей, которая анализирует факторы, препятствующие внедрению электронного документооборота, рекомендуется не ограничивать видение этой проблемы рамками своего учреждения (чтобы не сковывать процесс генерации идей), а взглянуть на нее более широко. После завершения этапа коллективной работы слушателям предлагается проранжировать влияние факторов по 10-балльной шкале.

5. Все участники «мозгового штурма» вновь объединяются в одной аудитории для участия в новом витке генерации идей.

Представитель от каждой малой группы (команды) в своем выступлении должен проинформировать остальных участников занятия о результатах своей работы.

В ходе этой части занятия обсуждаемые основные преимущества бумажных и электронных документов фиксируются на двух аудиторных досках (на одной – бумажных, а на другой – электронных документов). При этом продолжается выдвижение новых идей и мнений, уточняются формулировки. В результате слушатели смогут более четко структурировать характеристики бумажных и электронных документов и подойти к пониманию того, что и бумажные, и электронные документы имеют свои преимущества.

Затем в ходе занятия продолжается анализ факторов, препятствующих внедрению электронного документооборота. При этом перечень факторов также уточняется и дополняется, а затем ранжируется с учетом высказанных оценок.