Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

«Шлюзы» проекта

«Шлюз» – это ключевой контрольный пункт или сдаточная стадия по ходу проекта. На подходе к такому шлюзу он всегда считается закрытым, пока менеджер и спонсор проекта не сочтут, что имеется достаточно информации, чтобы открыть шлюз и продолжить проект. Если же шлюз остается закрытым, поскольку имеющаяся информация неудовлетворительна, проект нужно остановить, пока не поступит информация, позволяющая открыть «шлюз». Частично закрытый шлюз означает, что информация неполна, и проект нужно приостановить до получения более полной информации.

Мы опишем несколько «шлюзов», которые могут встретиться по курсу проекта. Невозможно, да мы и не намерены пытаться, перечислить все шлюзы, поскольку каждый проект индивидуален. При планировании проекта главные шлюзы нужно определить как можно раньше:

• в точках, где бизнес может выйти из проекта или приостановить его, если необходимо, со снижением рисков и затрат для организации; стратегии выхода из проекта необходимо спланировать и согласовать при определении шлюзов;

• в стратегических точках, обеспечив создание ценности для организации к этому моменту, независимо от точки выхода из проекта.

Шлюзы имеют номера для ссылок – это не последовательность шлюзов в проекте.

Шлюз 1. Изучение заинтересованных сторон

Одним из первых действий в проекте должно быть определение и последующее изучение и анализ заинтересованных сторон, включающий перечисленные ниже составляющие:

• стиль лидерства заинтересованных сторон (см. главу 26, где подробно классифицированы и рассмотрены стили лидерства/руководства);

• понимание места внутренних заинтересованных сторон в структуре организации и ее иерархии;

• понимание движущих бизнес-мотивов внутренних заинтересованных сторон (организации) и их личных мотивов; как правило, бизнес-мотивы обычно отражаются в основных областях результатов и показателях производительности конкретных лиц; однако личные мотивы (амбиции) внутренних заинтересованных лиц могут быть очень важным стимулом для конкретного сотрудника.

Часто шлюз закрыт, пока не оценено общее состояние заинтересованных сторон и не признано, что оно отвечает задачам проекта. Настроены ли заинтересованные стороны в целом на предлагаемые изменения (проект)? Есть ли рассогласования? Возможно, большинство заинтересованных лиц нацелены на проект, а ключевые ответственные за принятие решений фигуры и источники влияния нет? Этот вопрос также связан со зрелостью в смысле BPM отдельных лиц и организации в целом. Если предстоят крупные перемены, а заинтересованные лица полностью не сорганизованы поддержать изменения, успех проекта маловероятен.

Этот шлюз обычно открывается, когда:

• подтверждено, что сообщество заинтересованных сторон, BPM-зрелость и цели проекта BPM согласованы и увязаны с достижением успешных итогов;

• чтобы объединить заинтересованных лиц, запланированы соответствующие шаги, которые могут быть правильно выполнены и проконтролированы. Это может потребовать дополнительного времени, ввода нескольких контрольных точек проекта и создания дополнительных шлюзов.

Более подробно перечисленные действия рассматриваться в следующем разделе этой главы (взаимодействие с заинтересованными сторонами).

Шлюз 2. Осознание размаха изменений

Масштабность изменений и организованность заинтересованных сторон в определенной степени привязаны к сценарию реализации. В сценарии «обычная работа» можно ожидать, что заинтересованные стороны настроены на проект. Сценарий «рулевой», по всей вероятности, требует большего масштаба перемен и нацеленности заинтересованных сторон, чем сценарии «пилотный проект» или «вне поля зрения».

На начальных стадиях планирования проекта на этапе стартовой площадки группе проекта нужно определить и документально зафиксировать требуемый размах изменений и нацеленности заинтересованных сторон, как они видятся на этом этапе. Масштаб перемен далее уточняется на этапе инноваций, когда становится ясно, как должны меняться процессы, и заполняется матрица способностей персонала.

Должно присутствовать очень четкое понимание масштабности изменений, требуемых организацией. Пока понимание не достигнуто, нельзя двигаться дальше, поскольку такое понимание приводит нас к следующему шлюзу проекта – способности организации к изменениям.

Кейс: определение проблемы бизнеса

Организация планировала многомиллионный проект внедрения системы управления клиентами (CRM), чтобы решить проблемы колл-центра, хранилища данных, выборки и анализа данных, масштабной функции очистки данных для их точности и системы управления документами.

Было проведено совещание с участием заинтересованных сторон, чтобы определить бизнес-проблему, которую должен решить проект. Через три часа заинтересованные стороны не смогли определить проблему. Руководители просто хотели внедрить какую-нибудь «новую систему», а внешние консультанты рекомендовали ее. Техническое решение было найдено для несуществующей пока проблемы.