Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Шаг 9. Обмен информацией

Когда проект переходит от проектной фазы к повседневному режиму работы, общение/обмен информацией необходимо сосредоточить на реальных выгодах, которые были реализованы, и мотивации людей с целью выявления других областей для изучения и стимулирования их работы согласно новым процессам. Важно подчеркивать, что каждый новый проект приближает организацию к процессно-ориентированному мышлению и функционированию.

Шаг 10. Поддержание моделей процессов

Процессы динамичны, поскольку они адаптируются к новым внешним и внутренним обстоятельствам. Таким образом, описания процессов нужно модифицировать, чтобы они отражали эти изменения.

Любые изменения процессов должны рассматриваться как запрос-требование и следовать такому порядку:

1. Регистрация изменения (например, кто затребовал изменение).

2. Определение типа изменения и его приводные механизмы.

3. Ранжирование изменений в порядке приоритета.

4. Оценка воздействия.

5. Получение утверждения на изменение.

6. Планирование осуществления изменения.

7. Осуществление изменения.

8. Анализ реализации изменения.

Реализация ценности

Частью данного этапа является мониторинг и максимизация ценности. Подробности описаны на шаге 7 главы 21, в контексте реализации ценности в проекте.

Результаты этапа устойчивого функционирования

Этап устойчивого функционирования вносит значимый вклад в другие этапы общей схемы (рис. 22.6), особенно в этапы стратегии организации и архитектуры процессов, а извлеченные уроки пригодятся на этапе стартовой площадки будущих проектов. Полученный из повседневной практики опыт дает знания, которые могут внести изменения в оба этих этапа в последующих проектах и в режиме повседневной деятельности.

Риски этапа устойчивого функционирования

В табл. 22.1 приведены наиболее часто встречающие риски, присущие устойчивому функционированию, и стратегии их снижения.

Таблица 22.1. Риски этапа устойчивого функционирования и стратегии их снижения

Глава 23 Неотъемлемые атрибуты: введение

Десять описанных выше этапов не гарантируют успеха проекта BPM, поскольку это многогранное и разноплановое мероприятие. Поэтому мы выделили три атрибута: управление проектом, управление изменениями персонала и ведущая роль (руководство).

В Кембриджском словаре слово «неотъемлемый» объясняется как «необходимый, насущный, без чего не прожить». Мы считаем, что проект BPM не может существовать без этих трех неотъемлемых атрибутов.

Неотъемлемый – это такой аспект проекта, который считается чрезвычайно важным, практически критическим фактором обеспечения успеха проекта, но не проявляется в виде последовательности действий и не наступает в определенный момент проекта. Атрибуты прослеживаются на протяжении всего проекта, поэтому мы их показали отдельно на рис. 23.1.

Хотя десять этапов общей схемы тоже не являются жестко последовательными операциями, поскольку пересекаются и накладываются друг на друга, они большей частью следуют описанному порядку. Методики и сценарии, описанные в части II, дают примеры использования и схемы и последовательности шагов.

Атрибут считается фундаментальным условием успеха проекта и свойством, которое пронизывает весь проект и проявляется на каждом его этапе. Это фундаментальная основа, на которой зиждется любой успешный проект BPM. Если атрибуты сформированы надежно, то основа будет, как гранит, в противном случае она будет походить на зыбучий песок, а «тренога» проекта BPM (см. главу 11) наклонится, провалится или просто рухнет.

Об управлении проектом, изменениями персонала и ведущей роли написано достаточно подробно в бесчисленных статьях и книгах. Мы не станем описывать все аспекты методологии успешного управления проектами, осуществления комплексной программы изменений персонала во всей организации или качества, делающие человека настоящим лидером. Мы остановимся лишь на аспектах, которые насущно необходимы для проекта BPM, – аспектах, недостатки или недобросовестное осуществление которых сильно скажется на успехе проектов BPM. Наше внимание будет посвящено частям каждого атрибута, которые бизнес-подразделение и группа проекта должны отработать, чтобы проект был успешным.

Глава 24 Управление проектом

Назначение

Эта глава – не руководство по управлению проектами. Предполагается, что как дисциплина управление проектами уже понимается. Задача состоит в том, чтобы сосредоточиться на аспектах управления проектами, которые требуют особого внимания в проекте BPM, чтобы увеличить шансы на успех.